Assistance à la tenue de livres avec PHPReaction

Réflexion stratégique

Ils sont nécessaires pour la fin d’année fiscale afin de produire le rapport d’impôt (c’est une loi de produire votre rapport d’impôt).

Pour l’année fiscale, on parle aussi d’ouverture et de fermeture de période comptable ( ce qui normalement représente 1 mois)

 

Les 3 rapports financiers importants sont :

  • États des résultats
  • Bilan
  • Avoir des actionnaires ou Capitaux propres

 

Ils regroupent toutes les transactions financières, même les corrections et les ajustements.

Par exemple, les écritures de régulations et les immobilisations sont des valeurs comptables.

Ce qui permet une vue d’ensemble complète sur les finances de l’entreprise.

Il est possible de gérer votre entreprise au niveau des opérations avec PHPReaction.

Grâce à ces rapports de gestion, vous pourrez transférer seulement vos chiffres des sommaires dans votre comptabilité.

Ceux-ci vous demanderont seulement quelques minutes par mois.

Bien sûr, il est préférable de conserver votre rapport comme pièce justificative.

C’est pourquoi nous vous encourageons de l’imprimer sous format PDF.

Effectivement, la comptabilité peut-être déléguée à l’interne comme à l’externe de l’entreprise.

Il vous faut simplement lui donner les accès aux rapports adéquats sur lesquels se trouveront les chiffres pertinents ainsi que leur justification.

Défis

Il est possible de faire la révision des ventes et achats avec une conciliation à chaque semaine.

La fréquence est un élément important. Moins nombreuses sont les transactions, plus c’est facile d’y voir clair.

Surtout ne pas attendre plus d’un mois! Un mois, c’est déjà très long pour retracer et corriger une erreur !

Dans les grandes entreprises, ils font même une révision des transactions journalières, et ce, dès le lendemain.

Dans le feu de l’action, il n’est pas toujours simple de savoir où nous sommes rendus.

De plus, il arrive de recevoir une facture en double.

Le système fait plusieurs vérifications directement à la saisie de l’information pour éviter les doubles informations.

Effectivement, c’est un  défi d’effectuer les tâches comptables d’une manière à ce qu’elle soit simple et reproductible par quelqu’un d’autre.

C’est pourquoi nous vous avons préparé ce guide, afin de vous assister à votre tenue de livres.

La tenue de livres et  la comptabilité sont relativement lentes, puisqu’elles sont généralement effectuées 15 à 30 jours après vos opérations.

Puisque vous utilisez un système de gestion ERP, l’ensemble de vos données est facilement accessible.

Pourquoi attendre, générez les rapports dès la fin de la période.

Puisque le système est centralisé sur des serveurs, vous y avez accès via l’internet.

Donc, il est simple de travailler à distance.

La suite PHPReaction ne demande aucune installation ou configuration spécifique sur l’ordinateur.

Besoin d’une information rapidement? Utiliser votre cellulaire ou tablette.

Objectifs

Transférer l’information monétaire dans la tenue de livres efficacement.

Compléter les rapports officiels facilement.

Accéder à l’information au besoin

Avantages du logiciel

Grâce aux rapports du système, les calculs se font pour vous.

Puisque le système est centralisé sur des serveurs, vous y avez accès par l’internet.

Donc, il est simple et faire du travail à distance.

Surtout que la suite PHPReaction ne demande aucune installation ou configurations spécifiques sur l’ordinateur.

Grâce à l’exportation des sommaires de salaires, il est possible de sortir l’information pertinente d’un rapport.

De plus, il est possible d’imprimer votre rapport en PDF ou de le redemander au besoin.

Puisqu’il s’agit d’un système ERP, les données des rapports sont reliées directement avec leur source.

Quoi de plus simple pour trouver une réponse à vos questions et la justifier au besoin.

Le système produira un numéro unique pour chacune de vos informations.

De cette manière, il sera simple d’inscrire cette référence sur vos documents.

De plus, cela facilitera le retour sur vos informations.

Besoin d’une information rapidement, pourquoi ne pas utiliser votre cellulaire ou tablette ?

Objectifs de la fin de mois

Fermeture de votre mois en 5 étapes (Ci-dessous).

Celle-ci va vous permettre de :

  • Compléter votre rapport de DAS
  • Error! Provided link is not valid.
  • Réviser votre « état des résultats » pour évaluer votre productivité
  • Réviser vos liquidités avec un bon suivi de vos paiements, paiements en attente et futurs paiements .

 

#1 SALAIRES : Auxiliaires des paies

Avez vous émis des salaires dans la dernière la période ?

  1. Error! Provided link is not valid.
  2. Réviser les paiements grâce aux Error! Provided link is not valid.
  3. Error! Provided link is not valid.

 

#2 VENTES : Auxiliaires des ventes

Quels sont vos revenus et encaissements ?

  1. Réviser les ventes grâce aux Error! Provided link is not valid.
  2. Error! Provided link is not valid.
  3. Réviser les paiements grâce aux Error! Provided link is not valid.
  4. Error! Provided link is not valid.
  5. Error! Provided link is not valid.

 

#3 Achats : Auxiliaires des Achats

Quels sont vos dépenses et décaissements ?

  1. Réviser les dépenses grâce aux Error! Provided link is not valid.
  2. Error! Provided link is not valid.
  3. Réviser les paiements grâce aux Error! Provided link is not valid.
  4. Error! Provided link is not valid.
  5. Error! Provided link is not valid.

 

#4 INVENTAIRE : Auxiliaires des « stocks »

Il y a plusieurs méthodes de faire la prise d’inventaire. Puisque nous utilisons un principe d’inventaire permanent, il n’est pas nécessaire de le prendre tous les mois.

Nous suggérons d’avoir des mécanismes de vérification d’inventaire événementielle ou des prises d’inventaire partielles. Error! Provided link is not valid.

  1. Réviser l’inventaire : Error! Provided link is not valid.
  2. Error! Provided link is not valid.

Complémentaire : Error! Provided link is not valid.

#5 Transmettre l’information

  1. Réviser votre « état des résultats »
  2. Réviser vos liquidités
  3. Transmettre vos pièces justificatives par courriel à votre comptable.
  4. Si nécessaire, effectuer vos acomptes provisionnels du mois pour l’impôt

Objectifs du trimestre

Il s’agit d’une bonne pratique d’avoir une démarche qui se précise au fil du temps.

Puisqu’il est impossible de tout prévoir à l’avance, il est important de faire une rétroaction et de raffiner la planification.

 

Rétroaction

  • Faire le suivi sur vos états financiers
  • Mise à jour et révision de vos budgets planifiés

 

Planification

  • Suivi de votre planification
  • Planifier les prochains trois (3) mois en détails

La fin d’année civile

Il s’agit de la même date pour tous, soit le 31 décembre de chaque année.s

Donc l’année civile est toujours du 1 janvier au 31 décembre.

Vous pouvez vous y préparer!

  • Mise à jour des taux spécifiques à l’entreprise (CSST …)
    • Les taux généraux ex : Les taxes canadiennes et DAS du Québec seront mis à jours par nos services centralisés.

 

Production des relevés des salaires

Avant de vous lancer, vous devez d’abord terminer le mois de décembre et fermer celui-ci.

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  2. Error! Provided link is not valid.

 

Production du relevé de CSST

Effectivement un relevé de CSST pour la période civile doit être émis avant le 15 mars.

Cette déclaration doit être effectuée que vous ayez versé ou pas de salaires au cours de l’année.

Avant de vous lancer, vous devez d’abord avoir transmis le T4 et R1.

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On recommence

Une fois terminée la fin d’année civile pour votre entreprise, ce n’est pas fini !

La date limite pour les Fiducies est le 31 mars

Au tour du rapport d’impôt personnel pour le 30 avril.

  • Vous devriez déjà avoir votre T4 en main
  • À la recherche des autres pièces justificatives (T5 pour investissement, Frais de santé, …)

 

Questions

Est-ce que vous aimeriez une liste à cocher ?

La fin d’année fiscale

Si vous êtes incorporé, il s’agit de la fin de votre période d’exercice. Ex : 30 avril ou 30 septembre.

Sinon, le 31 décembre de chaque année avec une date limite au 15 juin.

 

Avant de vous lancer, vous devez d’abord terminer le mois de la période « mois de clôture » et fermer celui-ci.

 

Liste des éléments à effectuer :

La prise d’inventaire permettra la mise à jour de la valeur d’inventaire

Plusieurs méthodes permettent la prise d’inventaire (LIEN)

 

Regroupement des documents

  • État de comptes mensuels
  • Rapports gouvernementaux
    • Rapport de taxes : Preuve de paiement
    • DAS : Preuve de paiement
    • Acomptes Provisionnels : Preuve de paiement
    • Avis de cotisations de l’année précédente
  • Achat d’actif (+500$) : Preuves
  • Assurances

 

Envoyer l’information pour la fin d’année au comptable.

 

Pour finir, assurez-vous que la révision et changement au Registre des entreprises REQ à bien été fait afin de ne pas recevoir de pénalité.

 

Révision de l’année

  • Retour sur les états financiers
  • Budgets annuels
  • Réception des avis de cotisations

Annuel,  on pense tout de suite à la fin d’année fiscale et civile.

 

Par contre, il y a plusieurs éléments qui devraient être révisés occasionnellement. Pour ne pas les oublier, nous vous suggérons de le faire annuellement.

 

Voici quelques exemples :

Révision des fournisseurs

Révision des prix d’achats

 

Révision des clients

 

Révision des produits

  • Nouveautés
  • Compétition
  • Obsolescence et désuétude

Coût de revient des produits

Révision des prix de ventes

 

Planification annuelle de haut niveau

Celle-ci pourra être détaillée lors de vos trimestres.

  • Révision de l’année antérieure
  • Définir les priorités et les objectifs