Détails des fonctionnalités de réservations

Réflexions stratégiques

Avez-vous pris le temps de vous arrêter et de constater toutes les minutes, heures de disponible durant vos heures d’ouverture? Vous serez surpris lorsque vous remarquerez que plusieurs de vos ressources dorment dans votre entreprise. Ayez une vue d’ensemble de votre journée et comblez le temps de façon à ne pas avoir de trous dans vos horaires. Vous gagnerez en efficacité.

Deux employés viennent vous dire qu’ils ont besoin d’un appareil pour chacun de leur client…. en pleine heure de pointe! La panique! Évitez ce genre de situation en utilisant notre application et offrez la zénitude à vos employés durant les hautes périodes.

schemaReservations

Permet de gérer des ressources pour une durée déterminée.

  • Équipement
  • Matériel
  • Employé

En plus d’éviter plusieurs erreurs, il est simple de facturer !

Défis

Il s’agit d’une difficulté rencontrée fréquemment dans la gestion de son entreprise, aussi les réservations vous offrent une longueur d’avance en ce qui concerne les erreurs dues au à la surréservation.



		

Voici quelques exemples qui peut-être vues avec l’application:

  • Vous avez une machine qui doit être utilisée fréquemment.
  • Possibilité de réserver l’employé (John) avec la machine (Tracteur à foin)
  • Rendre indisponible un équipement. Ex. : la machine (Tracteur à foin) est en maintenance.

Mise en situation:

  1. Vous recevez un appel pour prendre un rendez-vous.
  2. Identifier le client (John).
  3. Consultez le calendrier interactif et vérifiez les disponibilités pour vos employés.
  4. Sélectionnez la disponibilité la plage horaire choisie.
  5. Réserver l’employé et même un équipement au besoin.
  6. Est-ce qu’on peut envoyer une notification à l’employé pour le mettre au courant?

 

Objectifs

Fluidité

Que tout soit bien organisé et compris avec tous les employés afin d’éliminer toute confusion.

Avantages

Voici les caractéristiques d’un calendrier interactif

  • Utilisable par plusieurs utilisateurs à la fois
  • Mis à jour en temps réel
  • Utilisation de couleur pour un meilleur visuel

Avec un horaire de vos employés planifiés à l’avance et vos plages horaires ajustées en conséquence, vous réduirez à 99,99 % les risques de conflits d’horaire.

Assurez-vous de la disponibilité des ressources dont vous aurez besoin et réservez-les afin qu’ils ne soient jamais en conflit.

Enregistrez préalablement vos forfaits, associez-les facilement à vos réservations et générez automatiquement vos factures.

Avec le tableau de vos ressources, faites des choix stratégiques pour maximiser vos profits.

Grâce à nos outils d’analyse précis,

  • Évaluez le taux d’utilisation de vos ressources
  • Estimez votre potentiel de croissance et identifiez des opportunités

Questions - FAQ

Oui, lorsque vous ajoutez une réservation, vous avez le choix :

  • Ajout (réservation d‘un produit)
  • Ajout groupé (ex : réservation de plusieurs produits pour 1 seul client)

C‘est très simple, lorsque vous créez une réservation pour un produit, il vous suffit de préciser qu‘il est refacturable.

Ensuite, vous pouvez générer la facture à plusieurs endroits dans le système :

  • directement sur le calendrier interactif de réservation des produits (cliquez sur la petite loupe qui apparaît si on place le curseur sur une réservation prévue dans le calendrier)
  • cliquez sur la réservation dans la liste (onglet « réservations ») puis cliquez sur « générer » (bouton présent sur la ligne : Refacturable)

Oui, notre système vous propose un calendrier par produits ou par employés (pour avoir un aperçu global de l‘utilisation de vos ressources). Il s‘agit d‘un calendrier interactif Ressource View.

Il est accessible dans les différents « Rapports » présent dans l‘onglet « Réservations ».

Il est possible de créer des catégories de produits différentes (ex : salle de conférence, salle d‘exposition) et obtenir le calendrier d‘un type de produit uniquement (ex : seulement les salles de conférence).

Oui, vous pouvez créer autant de catégories nécessaires, et même des sous-catégories, selon vos besoins.

Le système actuel ne permet de faire approuver directement une réservation avant sa validation. Nous pouvons toujours développer la fonctionnalité sur mesure selon vos besoins.

Néanmoins, chaque réservation peut être liée à une facture (ou une soumission) que le client peut valider via notre système d‘approbation par signature électronique.

Oui, il existe une action rapide afin d‘inscrire le début d‘une réservation et une autre pour inscrire la fin.

Inscrit de début
Inscrit de fin

 

Ceux-ci sont accessibles dans la liste et dans le détail d‘une réservation

 

Sinon, il est possible de modifier l‘état de la réservation manuellement dans le formulaire d‘édition

De plus, il est possible de faire le suivi sur les statuts de réservation.

Statut         Icône         Signification                              Exemple

OK

Planifié

Planifié En date du 1999-12-31
OK

Avance

Période pas encore débuté

Entée confirmée

En date du 1999-12-31

1999-12-31 16:11

Absent Période en cours

Entrée non-confirmée

En date du 2000-01-01 9:00
OK Période en cours

Entée confirmée

En date du 2000-01-01 9:00

2000-01-01 9:33

Retard Période terminée

Entée confirmée

Retour Non-confirmé

En date du 2000-01-02

2000-01-01 9:33

Retourné Retour confirmé En date du 2000-01-02

2000-01-01 9:33

2000-01-01 15:33

Manqué Hors date

N‘a pas été utilisé

En date du 2000-01-02

 

Considérant que la réservation :

  • Date de début : 2000-01-01 8:00
  • Date de Fin : 2000-01-01 17:00

 

Effectivement, il y a un rapport des réservations en cours. Cela vous permet de suivre l‘ensemble des produits en cours de réservation et d‘accéder aux informations de chaque réservation.

Oui, s‘il est suivi en inventaire.

Le suivi en inventaire d‘un produit de réservation permet de gérer les quantités disponibles à la réservation.

Donc si vous tentez de réserver une 3ème fois (pour une même plage horaire) un produit avec un inventaire de 2, vous recevrez un message d‘erreur puisque cela n‘est pas possible.

Le système de réservation calcule les conflits d‘horaire, donc le retour est basé sur la date et l‘heure de la fin de la réservation.

La gestion des réservations ne modifie pas l‘inventaire.

Oui, il est possible d‘utiliser les rapports du système.

À tout moment il est possible de gérer manuellement les réservations pour refléter la réalité parfois imprévisible.

Il existe plusieurs types de réservation.

Donc il serait possible de créer certains types appropriés à votre domaine.

Ex : maintenance / réparation / mise à niveau

Le système ne permettra pas de conflit d‘horaire.

Lorsque vous sauvegardez le formulaire de réservation, celui-ci va écrire une erreur afin de préciser la provenance du conflit.

Vous pourrez par la suite résoudre le conflit et créer votre réservation.

Le système ne permettra pas de conflit d‘horaire.

Lorsque vous sauvegardez le formulaire de réservation, celui-ci va écrire une erreur afin de préciser la provenance du conflit.

Vous pourrez par la suite résoudre le conflit et créer votre réservation.