Détails des fonctionnalités d’inventaire

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Réflexions stratégiques

Vous est-il déjà arrivé de

Le suivi de l’inventaire peut être ardu, mais vous serez en plein contrôle avec PHPReaction, qui permet de visualiser les demandes concernant un tel produit, d’automatiser au besoin les commandes pour ce dernier, et vous assurer ainsi d’être non seulement toujours prêt, mais même en avance sur l’avenir.

Encore une erreur d’inattention qui aurait pu être évité avec les outils disponibles sur le logiciel d’inventaire de PHPReaction. Soyez prévenant!

Avec accès aux rapports de PHPReaction, vous saurez identifier rapidement les articles qui se vendent à perte et pourrez ainsi faire les meilleurs choix possibles.

Les outils d’aide pour l’inventaire pourront vous éviter ce genre de tracas et, en ayant une journée d’ouverture de plus, pourrez ainsi maximiser vos profits.

Avec un plus grand contrôle et de plus amples connaissances sur ce qui se passe dans votre entreprise, vous pourrez dans le cas échéant avertir vos clients d’avance, adopter une stratégie mûrement réfléchie et ainsi conserver la loyauté de votre clientèle tout en franchissant les obstacles qui s’expériencent en affaires.

schemaInventaire

Défis

Toujours dans l’optique d’économie de temps et d’argent, toutes les fonctionnalités de PHPReaction ont été conçues pour faciliter vos tâches quotidiennes.

Question au niveau de l’inventaire ? Vous n’aurez besoin que du nom, de l’ID, ou n’importe quel autre information sur le produit et vous pourrez savoir immédiatement en faisant une recherche si le produit est disponible en inventaire.

Objectifs

Ils seront pour vous plus faciles à trouver, accessibles sous forme de rapports et de statistiques.

Vous louez de l’équipement à vos clients? Voir d’un coup d’oeil la disponibilité de votre équipement, à qui vous l’avez prêté et à quel moment il vous sera retourné, c’est la meilleure façon d’optimiser votre location et d’augmenter vos revenus.

Tanné de perdre des heures à compiler vos données dans Excel?

Exténué d’essayer d’interpréter des grilles de données?

Obtenez en quelques secondes des rapports précis avec toutes les informations dont vous avez besoin.

Baser vos décisions sur des graphiques clairs et interactifs pour améliorer le rendement de chacun des volets de votre entreprise.

Par exemple…

  • Rapport de stock « inventaire »
  • Rapport de coût du stock

Permet de contrôler les entrées et les sorties de vos produits.

De plus, vous pourrez évaluer leur proportion d’un simple coup d’œil grâce aux indicateurs visuels minimum & maximum.

  • Par la suite, vous pouvez implanter physiquement des indicateurs Min & Max (minimum & maximum) afin de confirmer sur le terrain que tout va bien !

Prise d’inventaire événementiel

Je remarque que certains inventaires de mes produits sont faibles.

Je valide avec le rapport de stock (niveau d’inventaire dans le système) et je remarque une différence avec la quantité de mon inventaire réel.

J’ajuste l’inventaire manuellement dans le système PHPreaction avec le nombre de l’inventaire réel.

Exemple d’ inventaire en continu

Puisque mon inventaire réel est semblable à mon inventaire dans mon système de gestion.

Je constate un produit en manque dans mon rapport de stock. Il faut me réapprovisionner rapidement !

Rien de plus simple :

Je vais sur mon fournisseur (lié au produit en manque) et je demande au système de me générer une commande.

Je confirme les quantités du « Bon de commande » (le système va sélectionner la quantité nécessaire pour atteindre mon niveau de stock minimum)

Je le transfère en « Achat » « envoyé »

J’envoie le courriel pré généré du système au fournisseur

Voici comment en quelques minutes, j’effectue un suivi de mes approvisionnements sans erreur manuelle.

Dans le cas d’inventaire volumineux, il est possible de faire les commandes par type de produit.

Avantages

Un suivi instantané et continuel de vos stocks, permettant de passer du mode réactif au mode proactif pour gérer votre production, vos réassortiments, votre système JIT, les produits composés, les périssables, les forfaits… Ne jamais manquer de rien sans crouler sous l’inventaire non plus!

Une gestion précise de l’inventaire de vos produits et services ajustée en temps réel selon vos achats et vos ventes – Enfin des chiffres sur lesquels vous pourrez compter.

  • Ventes rentables

Vous ne voudriez pas vendre le même produit deux fois n’est-ce pas? C’est pourquoi chaque fois que vous inscrivez une vente dans votre logiciel Ventes rentables, votre inventaire est mis à jour instantanément pour éviter des frustrations et vous permettre d’être en plein contrôle de votre inventaire en tout temps.

  • Achats planifiés

Vous ne pouvez pas vous permettre de manquer d’inventaire? Grâce à la compatibilité avec le logiciel Achats planifiés, prévoyez le coup et commandez rapidement ce qu’il vous faut auprès de vos fournisseurs avant de manquer de quoi que ce soit.

  • Gestion de projet efficace

Votre organisation travaille sur plusieurs projets simultanément? Avec les logiciels Gestion de projet efficace et Produits et services contrôlés, votre inventaire s’ajustera en temps réel et vous aurez toujours une longueur d’avance afin de ne jamais manquer de rien pour compléter vos projets.

Liste des produits : Trouver un produit

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  1. Actions
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Rapports

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Inventaire

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Options de produits

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Composantes

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Compagnies

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Fichiers

  1. Ajouter un fichier

Rapports

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Rapports

  1. Rapport de stocks
  2. Rapport d’inventaire de produit
  3. Rapport d’inventaire virtuel

Questions - FAQ

Oui c‘est possible : plusieurs interfaces sont spécialisées pour l‘utilisation mobile.

De plus, vous avez la possibilité d‘utiliser plusieurs Code QR générés directement par le système afin de rendre l‘utilisation rapide et facile.

Lorsque vous éditez le produit, vous avez une case à cocher pour le « Suivi en inventaire »

Par la suite, une boite latérale apparaîtra dans l‘affichage du produit.

Dans la fiche d‘un produit, il y a un volet pour la gestion d‘inventaire (ci-dessous)

inventaire.01

  1. Aller dans la fiche du produit
  2. Inscrire le nombre désiré
    1. Par le clavier
    2. +1 avec le bouton (plus)
    3. -1 avec le bouton (minus)
  3. Effectuer l‘action

Action                Icône                                                  Effet                                                                                                      Exemple

Ajustement Changement de l‘inventaire pour le nombre inscrit 2 Résultat : inventaire 2
Entrée Ajout de l‘inventaire 2 Résultat : inventaire 12
Sortie Retrait de l‘inventaire 2   Résultat : inventaire 8

L‘exemple ci-dessus est valide considérant que le produit :

  • en suivi d‘inventaire
  • inventaire actuel = 10

À partir d‘un achat, générer l‘inventaire

Réception d’un achat

Sélectionner l‘achat

Cliquer sur le bouton « Générer » dans la section d‘inventaire

Confirmer les quantités, cela permet de confirmer la réception des bonnes quantités.

Voilà l‘inventaire est inscrit dans la section d‘inventaire.

Vous pourrez retourner la voir à tout moment, cela évite la double saisie d‘une même réception.

Si vous produits n‘ont pas d‘étiquettes ou des SKU, le système vous permet d‘imprimer l‘inventaire sur les autocollants.

À partir d‘une vente, générer l‘inventaire

Retrait d’une vente

Sélectionner la vente

Cliquer sur le bouton « Générer » dans la section d‘inventaire

Confirmer les quantités, cela permet de confirmer le retrait des bonnes quantités

voilà l‘inventaire est inscrit dans la section d‘inventaire.

Vous pourrez retourner la voir à tout moment, cela évite la double saisie d‘une même vente.

Non, il est important d‘avoir une confirmation manuelle de la réception (Entrée) et de la Livraison (Sortie)

Non, il est important d‘avoir une confirmation manuelle de la réception (Entrée) et de la Livraison (Sortie)

Non, il est important d‘avoir une confirmation manuelle de la réception (Entrée) et de la Livraison (Sortie)

Voici la légende :

Couleur  Indicateur  Signification  Exemple
Jaune Surplus 15/10
Vert Correct 5/10
Jaune Faible 4/10
Rouge Manquant -1/10
Gris Indéfini 0/0

L‘exemple ci-dessus est valide considérant que le produit :

  • en suivi d‘inventaire
  • inventaire minimum = 4
  • inventaire maximum = 10

inventaire.02

Votre inventaire est entre votre minimum et maximum

  • Une barre verte s‘affiche au ratio de l‘inventaire restant (Il s‘agit de la situation idéale)

Votre inventaire est en dessous de votre minimum

  • Un contour jaune s‘affiche au pourcentage d‘inventaire restant

Votre inventaire est au-dessus de votre maximum

  • Une barre jaune pleine

Votre inventaire est négatif

  • Un contour rouge (il est possible que l‘inventaire ne soit pas à jour)

Votre inventaire maximum n‘est pas défini (égal à zéro : 0 )

  • Une barre grise pleine

La quantité minimum influence principalement la génération de commande automatique.

Le produit s‘inscrit en commande lorsqu‘il est plus bas (Inv < Min)

  • Quel est le délai de commande du produit ?
  • Quel est le délai de production du produit ?
  • Quel est le délai de livraison du produit ?
  • Quelle est la demande du produit ?
  • Quel est l‘impact de manquer de produit ?
  • Quelle est la quantité minimale de commande ?

L‘exemple calculé ci-dessus considère le produit :

  • en suivi d‘inventaire
  • inventaire minimum = 4 unités
  • inventaire maximum = ??? unités

La quantité de commandes  minimum est de 5 unités

Calcule :  Inventaire min + Quantité de commande minimale  -1 = Maximum

  • Pourquoi le -1, car on ne va commander seulement lorsque la quantité est à 3 unités restantes

Calcule : 4 + 5 -1 = 8

Donc la quantité maximum est de 8 unités

  • Quelle est la fréquence des commandes avec le fournisseur ?
  • Quelle est la valeur du produit ?
    • Si c‘est un produit dispendieux, il faut éviter d‘en conserver beaucoup

Oui, nous supportons 3 décimales (x.xxx)

Ex : 1.234

La prise d‘inventaire périodique est une méthode efficace de confirmer que votre inventaire « Balance » (différence entre l’inventaire réel et l’inventaire permanent du système).

Car l‘erreur est humaine et il est impossible de tout surveiller par le système informatique.

C‘est pourquoi une révision de l‘inventaire est nécessaire.

Vous devez minimalement faire un inventaire tous les 12 mois en date de votre fin d‘année financière, afin d‘évaluer la valeur de celle-ci (Vos « Stocks »).

Pour une bonne gestion, il est possible de faire la prise d‘inventaire à des fréquences plus rapprochées.

Il n‘y a pas de règles pour cela.

Il est possible de se comparer à votre serveur d‘activités et/ou domaine d‘expertise.

Est-ce que la quantité doit être exacte pour vos opérations ?

Quel est l‘impact de manquer d‘inventaire ?

La fréquence sera influencée par le « Roulement » (nombre de cycles de l‘inventaire) et le nombre de manipulations

Calculer le cycle

Je conserve en inventaire 20 unités (maximum)

J‘ai des ventes de 100 unités / an

Calcul : 100x / 20x = 5x

Donc j‘ai un cycle de 5 fois mon stock par an

Calculer les manipulations

J‘ai des ventes de 100 unités / an

Ce produit est normalement vendu à petite quantité (vente moyenne de 2 unités)

Calcul : 100x / 2x = 20x

Donc j‘ai environ 20 manipulations / an

Oui

Dans le cas d‘inventaire volumineux, il est possible de faire par type de produit pour séparer les interventions et diminuer l‘impact sur vos opérations.

Prendre l’inventaire de l’entreprise est une épreuve à relever.

Conseils

Pour gagner du temps, prendre l’inventaire à plusieurs personnes simultanément.

Pour un meilleur contrôle, prendre l’inventaire par sections.

  • Il est plus simple de la faire par petites sections
  • Cela évite les erreurs générés par la prise du même article par différentes personnes  .

Pour être autonome, avoir chacun sa liste.

  • Chacun à sa liste (Achat de type « prise d’inventaire »)
  • Il sera possible de contre-vérifier, par personne
  • À la fin, toutes les listes seront rassemblées (un seul inventaire à consolider)

Pour la simplicité, éviter les changements d’inventaire durant la lecture

  • Choisir une période hors horaire
  • Si ce n’est pas possible, identifier ce qui a été inscrit dans l’inventaire
  • Si non, il est possible d’inscrire le changement de l’inventaire durant la période de la prise d’inventaire

Préparation

Faire un survol des produits en inventaire pour soulever les débalancements majeurs.

De plus, vous pourriez même les corriger directement.

Faire un survol des produits pour valider qu’ils soient bien identifiés.

Évaluer la durée nécessaire de la prise d’inventaire.

Prévoir une équipe et un horaire pour la prise d’inventaire.

Exécution

Ouvrir un achat de type « prise d’inventaire »

Inscrire les produits dans la « prise d’inventaire »

Révision

Est-ce que l’inventaire a bien été fait partout ?

  • Pas d’oubli de section ?

Est-ce que les nombres sont dans un ordre de grandeur possible.

  • Une erreur fréquente est de calculer individuellement des produits qui sont en paquet ( 3, 6, 12 …)

Ajustement

Grâce au rapport de « Comparaison d’inventaire », il vous permet d’identifier les produits qui ne sont conformes.

Si possible trouver la cause de la différence entre l’inventaire réel et l’inventaire permanent du système.

Faire l’ajustement final dans la section inventaire du bon d’achat.

Faire attention aux produits en consigne.

Conclusion

Nos outils de gestion vous aident beaucoup dans de traitement des données.

Ceux-ci vous permettent de conserver les traces de chacune des prises d’inventaire et leurs ajustements.

Mais, la prise d’inventaire demeure un défi.

C’est pourquoi nous vous suggérons de conserver un bon inventaire permanent dans le système.

Pour ce faire, nous vous suggérons de faire de l’inventaire événementiel.

De plus en conservant un bon inventaire permanent, cela réduit la nécessité et la fréquence de la prise d’inventaire complète

Il s‘agit de la même action que l‘ajustement manuel de vos produits.

Il est suggéré de faire un inventaire « événementiel » selon vos processus d‘affaires.

Exemple

  • Réviser l‘inventaire des produits d‘un fournisseur avant la génération d‘une commande
  • Réviser l‘inventaire d‘un produit avant la mise en production

Il est suggéré de faire de l‘inventaire événementiel (Référence à la documentation)

De plus, que de l‘inventaire par type de produit « Catégorie » (Référence à la documentation)

Sinon, regarder pour prendre l’inventaire sans fermeture.

Bien sûr, il y a plusieurs rapports existant dans le système selon la nature de votre questionnement ou de la décision à prendre.

Oui, il s‘agit plus précisément du rapport de stock.

Le logiciel complémentaire de notification n‘est pas encore en place.

Dans le volet gestion d‘inventaire d‘un produit, il possible de retirer les matières premières utilisées et d‘ajouter la création de nouveaux produits finis.

La prise de commande se base sur les produits, mais est effectuée par le système d’Achat.

Achats planifiés – FAQ