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Assistance à l’importation de données avec PHPReaction

Pourquoi faire l’importation de données ?

L’importation est une méthode très efficace de faire des ajouts et de mettre à jour vos informations.

Voici quelques exemples:

  • Lors de la mise en place d’un nouveau système PHPReaction
  • Inscription ou correction massive de données
  • Enchaînement / Interrelation / Arrimage avec des systèmes externes
    • Grille de données de la « Prise d’inventaire »
    • Exportation des prix d’un autre système informatique
    • Faire la mise à jour de vos prix de produits
  • Enchaînement  / Interrelation / Arrimage avec des systèmes hors de contrôle
    • Réception d’une nouvelle grille de tarification de vos produits

Il est possible de confirmer ou comparer des informations importées avec le système d’exportation et d’interaction API.

Notre système d’importation est capable de faire des relations.

Normalement ces relations sont sous forme de référence numérique appelée « Id »

Ex : ID : 1

De plus, il est même possible par des fonctionnalités spécifiques de faire des références par d’autres informations.

Par exemple, une référence par SKU permet de simplifier la mise à jour des prix de vos fournisseurs lors de la réception d’une nouvelle liste de prix de vos produits.

Exemple de référence d'un produit par SKU :
 product|getProductIdBySKU => 12345SKU

Il existe même des fonctionnalités spécifiques qui évitent le traitement de données à l’externe puisqu’il est effectué directement au niveau de l’importation.

Par exemple, simplifier la mise à jour des quantités en inventaire lors de la prise d’inventaire / dénombrement.

Normalement, cela demanderait de connaître le nombre en inventaire actuel et de faire l’ajustement nécessaire.

Ex : 10 en inventaire / dénombre : 15 donc une entrée en inventaire de +5

Avec les fonctionnalités « ImportInventoryAdjust », simplement transférer 15 et le système va fera le calcul pour vous.

Exemple Update Quantité en inventaire :
 number|importInventoryAdjust => 15

Mise en garde

L’importation est un outil qui comporte de nombreux avantages (ci-dessus). Par contre, elle comporte des risques élevés (dangers). Plusieurs vérifications ne se produisent pas lors de l’importation, puisqu’elles sont exécutées à un niveau très élevé qui surpasse la sécurité et les règles d’affaires. Cela est incontournable, puisque les importations utilisent souvent des logiques qui ne sont pas standard ou prévues par le système.

Donc, vous n’aurez pas de message d’erreur ou celui-ci ne sera pas aussi clair que dans l’application. En cas d’erreur due à son mode de fonctionnement, vous aurez des données corrompues…

C’est la responsabilité de la personne qui importe le fichier de valider et contre-vérifier le contenu de celui-ci.

Comment accéder au système d’importation

Pour avoir accès, les utilisateurs doivent avoir une formation à l’importation. La durée varie selon les objectifs et le niveau d’accès. On vous remettra un exemple de format « Template », pour simplifier la vie.

Pour effectuer votre travail , vous devez aussi avoir les droits sur les éléments demandés. Il y a deux niveaux possible.

Importation Limitée

Permet la mise à jour d’éléments spécifiques, ceux-ci prennent la forme de bouton aux endroits désirés dans l’application.

Par exemple:

  • Importation des informations d’une vente
  • Importation des informations d’un achat
  • Importation de produits

Importation Administrateur

Permet de faire l’importation de toute l’information du système.

Grâce aux métadonnées, il est possible de connaître la référence et la nature exacte de chacune des informations du système (disponibles par les paramètres).

Par contre, cela demande une bonne compréhension de la structure des données.

Il est possible d’approfondir la connaissance de cette structure en explorant notre système d’exportation et d’interaction API.

Qu’est-ce qu’un CSV ?

Ce sont des données tabulaires sous forme de valeurs séparées par des virgules (‘,’)

Il s’agit de la traduction de l’anglais « Comma Separated Values => CSV »

Référence et définition détaillée selon Wikipédia :

https://fr.wikipedia.org/wiki/Comma-separated_values

https://en.wikipedia.org/wiki/Comma-separated_values

Exemple simple

"id","nom"
1,"PHPCreation Inc"
2,"PHPReaction"
3,"Simon Tremblay"

Pourquoi un CSV ?

Sa structure est simple. C’est pourquoi:

  • Il ne comporte pas d’éléments de formatage
  • Il est très performant et compact
  • Il s’agit d’un format standard et reconnu
  • Il est répandu (utilisé par de nombreux systèmes)

Il est possible d’ouvrir les documents CSV en éditeur de texte comme Bloc note.
Mais il est beaucoup plus pratique de les ouvrir avec un système de feuilles de calcul / Spreadsheet
Ex : Open Office (Téléchargement gratuit)

Ex. : Libre Office (Téléchargement gratuit)

Ex. : Microsoft Excel ou MS Excel

Ex : Google Doc « Calc » ou « GCalc »

Il est possible de convertir facilement un document de feuilles de calcul en CSV.

Ex : Excel extension .XLS ou .XLSX vers CSV (simplement avec un « Enregistrement sous »)

Ex : Open Document Spreadsheet extension .ODS vers CSV

De plus, plusieurs systèmes proposent un export directement en CSV.

Cibler les données à importer

Vous devez connaître la structure générale des données pour vous permettre de cibler les bons éléments à importer.

Il est possible d’approfondir la connaissance de cette structure en explorant notre système d’exportation et d’interaction API (disponible dans les paramètres).

Souvent nous devons séparer nos informations en plusieurs imports pour cibler les bons éléments.

Par exemple:

Grille de produits d’inventaire séparée en deux (Produits et Inventaire).

Bien sûr, l’inventaire comportera une référence vers les Produits.

Préparation d’un fichier d’importation / Utilisation de fichier CSV

Vous devez connaître la référence des données utilisées par le système d’importation.

Grâce aux métadonnées, il est possible de connaître la référence et la nature exacte de chacune des informations du système (disponibles dans les paramètres) (https://fr.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9tadonn%C3%A9e)

Nous vous suggère d’abord de comparer vos informations avec le formulaire de cet élément.

Souvent les éléments sélectionnés comportent des références / champs obligatoires, feuille à remplir et des conditions, afin d’éviter tout problème ultérieur.

Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque « * » rouge.

Vous pouvez utiliser les logiciels de votre choix pour générer un CSV.

Paramètres suggérés :

Séparation : « , » par des virgules (Attention sur MS Excel, il utilise le « ; »)
Champs texte : «  » » Utilisation des doubles guillemets pour la réparation des champs (attention aux caractères spéciaux)
Encodage : UTF-8 (attention aux caractères spéciaux)

Lancer la demande d’importation

Utiliser le lien de l’élément ciblé (disponible dans les paramètres)

Suivre les étapes :

  1. Sélectionner le fichier
  2. Confirmer les paramètres utilisés (si possible, conservez ceux par défaut)
  3. Lancer la demande appelée « Job »

Le système va vous informer de la nouvelle demande et vous transmettra le numéro de référence de celle-ci.

La demande est en attente et utilisée par un autre système donc, son unique responsabilité et d’importer les demandes.

Normalement le délai est inférieur 5min, souvent pratiquement instantané (15 secondes).

Confirmation de la demande

Il vous est possible de retourner voir les demandes (disponibles dans les paramètres qui comportent l’ensemble des informations de la demande.)

De plus, ceux-ci sont associés aux résultats de la demande. Il vous sera possible de consulter.

Valider l’information

Bien sûr, suite à l’importation, il vous sera possible de consulter ce que vous venez de faire.

Si vous obtenez des comportements ou  des résultats innatendus suite à votre importation, il y a probablement certaines informations que vous avez omises et qui sont requises par le système.