Contrairement à la section dédiée aux ventes, la section dédiée aux achats est généralement plus difficile à mettre à jour sur une base quotidienne. C’est, entre autres, parce que chaque vente requiert la production d’une facture directement comptabilisée dans le logiciel. Les achats fonctionnent autrement.  

Outre la production d’un bon de commande pour chaque achat, aucun traitement essentiel ne doit être inscrit au logiciel. Il n’est donc pas rare d’oublier une facture dans sa boite de réception, son portefeuille, et même, dans sa boite à chaussures ! 

C’est pourquoi, autant que possible, la section dédiée aux achats doit être tenue à jour sur une base régulière. Autrement, l’entreprise risque d’omettre des factures ; ce qui l’empêcherait de récupérer le montant des taxes de vente ; ce qui augmenterait les impôts à payer. 

Également, la section dédiée aux achats permet de voir les comptes payés, les dépenses encourues, en plus de voir si le budget et les objectifs de l’entreprise ont été respectés.  

Afin de créer une facture reçue d’un fournisseur, procédez de la sorte :  

1) Créez l’entête de la facture en incluant les informations de votre fournisseur. 

A) Appuyez sur « Ajouter une facture » 

B) Ajoutez le numéro de facture 

C) Ajoutez le nom du fournisseur 

D) Au besoin, ajoutez le nom de l’employé responsable de la commande 

E) Ajustez le statut de la facture (commande passée, facture reçue ou pas) 

F) Au besoin, ajoutez une note à l’interne.   

2) Créez les lignes de la facture en incluant les détails de l’achat, le prix et les quantités. 

A) Ajoutez la nature de vos lignes 

a. Honoraires 

b. Matériel 

c. Autre selon le service ou le produit que vous avez acheté 

C’est à cette étape que les taxes de vente seront comptabilisées. Vérifiez donc que le calcul des taxes concorde avec votre facture.  

Si tout concorde, enregistrez.