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La gestion de votre fin d’année civile et fiscale

Mise en contexte

La fermeture de l’année est une tâche de taille ! C’est pourquoi le logiciel PHPReaction comprend tous les outils nécessaires pour vous assister dans cette tâche. 

Année civile et année fiscale : quelles différences ?

L’année civile et l’année fiscale sont deux principes comptables distincts. 

 

L’année civile se termine le 31 décembre. À la fin de l’année civile, les entreprises doivent remettre à leurs employés les feuillets d’impôts et les autres documents requis par le gouvernement, selon le cas. 

 

L’année fiscale n’a pas de date fixe. Chaque entreprise décide de la date à laquelle ils ferment leur année fiscale. À la fin de l’année fiscale, les gestionnaires préparent les documents et les déclarations requis par le gouvernement pour les impôts de l’entreprise. 

 

Certaines entreprises terminent l’année civile et l’année fiscale à la même date. Entre autres, c’est le cas pour une vaste majorité de travailleurs autonomes puisqu’il s’agit de la configuration par défaut pour eux. C’est aussi le cas pour un nombre de sociétés qui ont fait le choix de faire concorder les deux clôtures.  

La fin de l’année civile : production des T4 et des R1

À la fin de l’année civile, les entreprises ont l’obligation de produire les relevés des salaires de leurs employés, soit les formulaires T4 et R1. Ces relevés seront utilisés par les employés afin qu’ils puissent remplir leur déclaration d’impôts personnels, au plus tard le 28 février.  

 

Le T4 est un formulaire fédéral. Le feuillet T4 indique ce que l’entreprise a payé à un employé avant les déductions, les cotisations et tous les autres montants déduits des paies. 

 

Le R1 est un formulaire provincial. Le relevé 1 indique les sommes qui ont été versées à un employé : les salaires, les gratifications, les pourboires, les honoraires, les bourses d’études ou les commissions. 

 

Pour générer ces documents, rendez-vous dans l’onglet « Paies ». Ensuite, procédez comme suit :  

  1. Appuyez sur « Sommaire des salaires » situé dans la marge gauche. 
  2. Appuyez sur « Production des T4 ». 
  3. Sélectionnez l’employé pour lequel vous souhaitez émettre un T4. 

 

Le logiciel vous fournira les chiffres nécessaires pour remplir le T4. Les chiffres du T4 sont aussi utilisés pour remplir le R1. Une pierre deux coups ! 

 

Il est aussi possible de produire un T4A à l’aide du logiciel PHPReaction. Le T4A est fourni aux sous-traitants n’étant pas incorporés. Les entreprises ont l’obligation de produire un T4A lorsqu’un sous-traitant a facturé plus de 500 $ (avant taxes) au cours de l’année.  

La fin de l’année civile : production du relevé de CNESST

Les entreprises doivent produire le relevé de déclaration des salaires de la CNESST et le remettre au plus tard le 15 mars. Il s’agit d’une obligation de la CNESST. Le relevé en question montre les montants payés par l’entreprise pour la CNESST et servira à confirmer ce montant auprès de la CNESST. Assurez-vous d’inscrire la somme totale des salaires versés durant l’année. Ensuite, il faut soustraire à ce montant (dans la section appropriée), le salaire du propriétaire ou de l’actionnaire dirigeant. Ce dernier ne cotise pas.  

La fin d’année fiscale : les documents à produire

La fin de l’année fiscale requiert la production de plusieurs documents à envoyer à votre comptable. Vous devrez produire et fournir à votre comptable les documents suivants :  

1 ) Les états de compte mensuels 

2 ) Les rapports gouvernementaux : 

a. Le rapport des taxes : preuve de paiement 

b. DAS : preuve de paiement  

c. Les acomptes provisionnels : preuve de paiement 

d. Les avis de cotisations de l’année précédente 

3 ) Les achats d’actifs de plus de 1 000 $ : preuve d’achat 

4 ) Les assurances 

5 ) Les honoraires professionnels 

Les types de productions comptables

Une fois vos documents transmis à votre comptable, il se chargera de générer une production comptable. Il y a différents types de production selon les besoins d’une entreprise. 

 

Avis aux lecteurs : 

L’avis au lecteur est la production la plus commune pour les PME. Il s’agit d’un rapport simple qui accompagne les états financiers annuels d’une entreprise. Dans ce document, le comptable confirmera qu’il a compilé le bilan, les états des résultats et les bénéfices non répartis en date de la fin de l’exercice et en fonction des informations fournies par l’entreprise. L’avis aux lecteurs requiert peu de vérifications des données. 

 

Mission d’examen : 

La mission d’examen est souvent exigée par les banques afin qu’elles puissent faire des vérifications. Dans la mission d’examen, le comptable confirme qu’aucun élément des états financiers ne semble non conforme. La vérification des données est plus poussée pour la mission d’examen et cible des éléments ou des types de dépenses spécifiques.  

 

Vérification comptable ou audit : 

La vérification comptable ou l’audit est obligatoire pour les entreprises cotées à la bourse. D’autres entreprises décident de procéder à une vérification comptable ou à un audit par choix. Ce processus comprend une analyse poussée des données à l’aide de tests ciblés pour un nombre de transactions. Cette vérification est souvent conduite dans les bureaux de l’entreprise et peut s’étaler sur plusieurs jours. Toutes les étapes de la comptabilisation seront analysées selon un nombre de transactions cibles appelées « tests » ; en commençant par les bons de commande, jusqu’aux paiements. 

Réception des avis de cotisation

Lors de la réception des avis de cotisation, les entreprises vérifient que les montants indiqués sur ceux-ci sont justes. Si une erreur survient, l’entreprise doit enclencher des démarches auprès du gouvernement afin de valider le calcul et apporter les correctifs nécessaires. Selon les cas et en fonction des montants en jeu, il est possible de procéder par lettre, par formulaire ou par téléphone. Au besoin, une procuration officielle peut être envoyée à une ressource externe pour venir en aide à l’entreprise en question. 

Attention

Le logiciel PHPReaction ne produit pas de documents officiels. Il peut toutefois produire des pièces justificatives afin d’achever les rapports ! 

 

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