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Écritures annuelles

Mise en contexte

Avant d’achever les rapports tels que l’état des résultats ou même le bilan, il faut compléter les écritures annuelles pour la fermeture. Celles-ci consistent à fermer les revenus, les dépenses, les immobilisations, etc. Ensuite, il faudra inscrire ces écritures au journal. C’est ce qu’on appelle les écritures de fermeture. Cet article a pour but de vous montrer les différentes écritures de fermeture. 

Écriture–  Frais payés d’avance  

Assurances dt – 800 $ 

Frais payés d’avance dt + 800 $ 

Impact de la transaction : Cette écriture permet de reclasser certaines dépenses à la bonne année financière. Par exemple, si votre entreprise a un contrat d’assurance en vigueur du 1er août au 31 juillet et que votre année se termine le 30 juin, il faudra déplacer un mois dans l’année suivante afin d’avoir les dépenses réelles sur une base annuelle.   

Ce montant restera dans l’année suivante. Pour le gérer, nous avons deux choix :  

 1. Renverser l’écriture en début d’année :faire la même écriture, mais inscrire des + plutôt que des – et vice-versa. 

 

Donc :  

Assurances dt + 12 000 $ 

Frais payés d’avance dt – 12 000 $ 

 

2 – Ajuster à la fin de l’année financière suivante. Par exemple, si une entreprise paie 12 000 $ par année pour ses assurances et que le contrat est renouvelé le 1er février, il faudra ajuster la comptabilité afin de transférer un mois (le mois de décembre) à l’année suivante. 

 

Assurances DT –1 000 $ 

Frais payés d’avance DT +1 000 $ 

 

 

 

 

Écriture – Salaires et vacances à payer 

Salaires à payer ct + 1 500 $ 

Vacances à payer ct + 300 $ 

Salaires dt + 1 500 $ 

Vacances ou salaires dt + 300 

 

Impact de la transaction : Cette écriture vise à ajouter les heures travaillées par vos employés avant la fin de l’année financière ; même si ces sommes seront payées après la fin de l’année. Pour ce faire, il faut procéder à une estimation des heures réelles ou approximatives pour les salaires bruts et les contributions de l’employeur. Cela nous permettra de refléter adéquatement les dépenses de l’entreprise à la bonne année. 

 Ce montant est attribué à l’année suivante. Pour le gérer, nous avons deux choix :  

 

1 – Renverser l’écriture en début d’année : faire la même écriture, mais inscrire des + plutôt que des – et vice-versa. 

 

2 – Ajuster à la fin de l’année financière suivante. Donc si une entreprise a 200 $ de plus en salaires et 100 $ en vacances, l’écriture sera la suivante :  

 

Salaires à payer ct + 200 $ 

Vacances à payer ct + 100 $ 

Salaires dt + 200 $ 

Vacances ou salaires dt + 100 $ 

 Et si la même entreprise a 200 $ de moins en salaires et 100 $ de moins en vacances, l’écriture sera la suivante : 

 Salaires à payer ct – 200 $ 

Vacances à payer ct – 100 $ 

Salaires dt – 200 $ 

Vacances ou salaires dt – 100 $ 

Écriture – KM de l’actionnaire (Annuel ou mensuel) 

Frais de déplacement dt + 1 500$ 

Avance à l’actionnaire ct + 1 500$ 

 

 Impact de la transaction : Puisque la société est indépendante de l’actionnaire, les frais liés à l’utilisation des biens personnels de l’actionnaire peuvent lui être remboursés. Attention ! Toutes les dépenses ne sont pas admissibles. La méthode la plus courante pour rembourser les frais liés à l’utilisation d’un véhicule personnel se fait sur la base des kilomètres parcourus. Pour faire le calcul, il faut utiliser le taux déterminé pour l’année en cours. Le maximum pouvant être parcouru varie d’une année à l’autre. Vous trouverez les taux en vigueur sur le site de l’agence du revenu du Canada. Appuyez ici pour consulter le site de l’ARC

 

Pour l’année 2020, les 5 000 premiers KM doivent être remboursés à un maximum de 0,59 $ par KM parcouru. Les KM suivants doivent être remboursés à un maximum de 0,52 $ par KM. Vous pouvez utiliser un taux inférieur, mais jamais supérieur. Ces sommes peuvent être remboursées à l’actionnaire ou déduites des montants qu’il a retirés de la compagnie durant l’année. 

 

Il est possible de valider auprès de l’actionnaire, les frais qu’il a personnellement encourus au cours de l’année. Ces frais peuvent être inscrits sous la forme d’une somme due à l’actionnaire et sont déduits des sommes qu’il a retirées de l’entreprise. Afin de ne rien oublier, il est préférable de faire la gestion de ces transactions via les écritures mensuelles telles qu’abordées dans les formations précédentes.  

 

Dans le même ordre d’idée, il est possible que l’entreprise partage des dépenses avec les actionnaires. Ces dépenses doivent être des dépenses de compagnie, sans quoi les actionnaires devront rembourser ces dépenses (totalement ou partiellement) ou les convertir en avantages imposables sur leurs paies. 

 

 

Écriture – Utilisation du domicile de l’actionnaire  

 

Utilisation du domicile dt + 1 500 $ 

Avance à l’actionnaire ct + 1 500 $ 

 

Impact de la transaction : L’utilisation du domicile de l’actionnaire peut constituer une dépense personnelle admissible due à celui-ci. Pour qu’elle soit admissible, il faut que l’actionnaire ait utilisé son domicile pour y travailler (espace de bureau, de fabrication ou de travail), y rencontrer des clients ou entreposer de l’équipement, des fournitures ou du matériel à revendre. 

 

Pour évaluer la valeur de la somme à rembourser, il faut d’abord calculer le % du bâtiment utilisé pour le travail. Par exemple, si l’actionnaire utilise un bureau de 20 x 25 et que sa maison totalise 32 x 40, il sera possible pour lui de se faire rembourser 39,06 % de ses dépenses à domicile (500 / 1 280).  

 

Les dépenses admissibles en fonction du pourcentage déterminé sont les suivantes :  

  • Assurance pour la maison 
  • Intérêts sur une hypothèque ou sur un loyer 
  • Électricité et chauffage 
  • Taxes municipales et scolaires 
  • Internet 

 

Si l’une de ses dépenses a été essentiellement engendrée pour l’entreprise (par exemple, une prime d’affaires sur l’assurance ou un compteur Hydro distinct pour l’espace d’entreposage), cette dépense est admissible à 100%. 

 

Écriture – Travaux en cours 

D’un point de vue fiscal, certains corps de métier et certains types de pratiques professionnelles (avocats, notaires, comptables, entrepreneurs en construction) sont tenus d’ajouter les travaux en cours. Les travaux en cours sont des mandats qui ne sont pas terminés ni facturés, mais qui doivent tout de même être ajoutés à la comptabilité.  

 

Par exemple, si un entrepreneur en construction compte 43 000 $ en travaux en cours, en date de la clôture de l’année, l’écriture à faire est la suivante :  

 

Travaux en cours DT :  + 43 000 $ 

Ventes CT : + 43 000 $ 

 

Ce montant restera dans l’année suivante. Puisque cet entrepreneur a déjà payé de l’impôt sur ce revenu, il pourra diminuer ses ventes au moment de la facturation. Pour gérer cette situation, deux choix s’offrent à nous :  

 

1 – Renverser l’écriture en début d’année : faire la même écriture, mais inscrire des + plutôt que des – et vice-versa. 

2 – Ajuster le montant à la fin de l’année financière suivante. Si l’entrepreneur totalise 300 $ de plus en travaux en cours, l’écriture suivante devra être entrée : 

 

Travaux en cours DT :  + 300 $ 

Ventes CT : + 300 $ 

 

Si l’entrepreneur totalise 300 $ de moins en travaux en cours, l’écriture suivante devra être entrée : 

 

Travaux en cours DT :  – 300 $ 

Ventes CT : – 300 $ 

 

 

Écriture – Revenus reportés  

Certains types d’entreprises peuvent recevoir des montants avant la consommation d’un service ou avant la signature d’un contrat.  

 

Prenons l’exemple d’un organisme sans but lucratif (OSBL) dont la fin d’année financière est le 31 mars et qui reçoit des subventions en février 2020. Ces sommes sont octroyées à l’OSBL pour l’année 2020-2021. Le comptable de l’organisme ne veut pas présenter ces revenus en 2019-2020, car ces montants gonfleraient inadéquatement les bénéfices de l’année en cours puisqu’ils sont octroyés pour l’année suivante. 

 

Prenons maintenant l’exemple d’une entreprise saisonnière dont tous les revenus sont exclusivement générés au mois de décembre. La fin de l’année de cette entreprise se trouve en juillet. Les inscriptions commencent avant la fin d’année. Or, puisque les dépenses seront inscrites à l’année suivante, l’entreprise peut décider de reporter ses revenus afin d’avoir un portrait réel pour chaque année. Cette situation est courante pour les camps de vacances ou les autres services saisonniers. 

 

Par exemple, l’entreprise totalise 10 000 $ en revenus reportés. L’écriture suivante est appropriée :  

 

Revenus reportés CT : + 10 000 $ 

Ventes CT : – 10 000 $ 

 

Ce montant restera dans l’année suivante. Pour le gérer, deux options s’offrent à nous :  

 

1 – Renverser l’écriture en début d’année : faire la même écriture, mais inscrire des + plutôt que des – et vice-versa. 

2 – Ajuster à la fin de l’année financière suivante. Si l’entreprise doit inscrire 300 $ de plus en revenus reportés, il faudra procéder ainsi : 

 

Revenus reportés CT : + 300 $ 

Ventes CT : – 300 $ 

 

Si l’entreprise doit inscrire 300 $ de moins en revenus reportés, il faudra procéder ainsi : 

 

Revenus reportés CT : – 300 $ 

Ventes CT : + 300 $ 

 

Écriture – Subvention à recevoir  

Si au cours de l’année, une entreprise a conclu une entente pour recevoir une subvention (ex. subvention salariale pour un employé avec un handicap, subvention pour de la formation, etc.) et que cette subvention n’a jamais été reçue, il est possible d’inscrire cette somme afin de refléter cette situation.  

 

Prenons l’exemple d’une entreprise qui doit recevoir une subvention pour de la formation. L’entreprise a payé le formateur, mais n’a pas encore reçu la subvention de 500 $ qui lui a été promise. L’entreprise cherchera donc à refléter cette situation dans sa comptabilité. L’écriture suivante est de mise :  

 

Subventions à recevoir DT : + 500 $ 

Revenus des subventions CT : + 500 $ 

 

Ce montant restera dans l’année suivante. Pour le gérer, deux options s’offrent à nous :  

1 – Renverser l’écriture en début d’année : faire la même écriture, mais inscrire des + plutôt que des – et vice-versa. 

2 – Ajuster à la fin de l’année financière suivante. Si l’entreprise a 100 $ de plus en subvention à recevoir, l’écriture sera la suivante : 

 

Subventions à recevoir DT : + 100 $ 

Revenus des subventions CT : + 100 $ 

 

Si l’entreprise a 300 $ de moins en subventions à recevoir, l’écriture sera la suivante : 

 

Subventions à recevoir DT : – 300 $ 

Revenus des subventions CT : – 300 $ 

 

Les entreprises qui n’ont pas l’habitude de recevoir des subventions chaque année devraient utiliser la première option.  

 

 

Écriture – Inventaire 

L’inventaire d’une entreprise fluctue tout au long de l’année (ajouts, coûts variables, pertes, etc.). C’est pourquoi il est préférable de procéder aux écritures d’inventaire sur une base mensuelle. L’approche mensuelle a été abordée au cours des formations précédentes. Or, des ajustements annuels peuvent être nécessaires. 

 

Prenons l’exemple d’une entreprise qui enregistre des pertes d’inventaire. Si cette entreprise enregistre des pertes de 1 000 $ pour des produits volés, brisés ou pour une dépréciation de son inventaire, l’écriture adéquate est la suivante :  

  

Inventaire DT – 1 000 $ 

Variation des stocks DT + 1 000 $ 

 

 

Écriture – Clôture des comptes 

L’objectif de cette écriture vise à rassembler les écritures obligatoires de fin d’année qui correspondent au transfert des revenus et des dépenses dans les bénéfices non répartis. Elle sert à vider tous les comptes des revenus et des dépenses pour l’année courante afin de commencer la nouvelle année à zéro.  

 

Compte de revenus (un à un) en – 

Compte de dépenses (un à un) en – 

Bénéfices non répartis (en – ou + selon la différence.) 

 

Voici l’écriture à faire : 

 

Ventes  CT – 5 000 $ 

Achats DT – 2 000 $ 

Salaires DT – 300 $ 

Fournitures de bureau DT – 50 $ 

Frais bancaires DT – 25 $ 

Intérêts | Dette à long terme DT – 150 $ 

 

Bénéfices non répartis DT – 1 475 $ 

 

Attention ! Ces écritures doivent être faites au tout début de la nouvelle année financière ; avant toutes les autres écritures. Autrement, si ces écritures sont faites à la dernière journée de l’année, elles auront pour effet d’annuler les revenus et les dépenses. 

 

Impact de la transaction | En procédant à cette écriture, il faudra également vider TOUS les comptes de revenus et de dépenses. Autrement, le solde inscrit dans l’année financière suivante comprendra des revenus et/ou des dépenses pour lesquels une déclaration d’impôt a déjà été produite. 

 

  

Catégories : Écritures de régulation – dites « Regul » 

Lorsque la vérification comptable sera terminée, il faudra procéder à des écritures pour les immobilisations, les mauvaises créances et l’obsolescence dans l’inventaire. Il faudra aussi procéder à des écritures de régulation (dites «Régul») afin de faire les ajustements nécessaires en fin d’année. 

 

Prenons l’exemple d’une entreprise dont les mauvaises créances totalisent 10 00 $ pour l’année. L’écriture sera la suivante : 

 

Compte clients DT – 10 00 $ 

Mauvaises créances DT + 10 00 $ 

 

Prenons l’exemple d’une entreprise dont les revenus générés par les intérêts de ses placements totalisent 100 $ pour l’année. L’écriture sera la suivante : 

 

Placements DT + 100 $ 

Revenus des intérêts CT + 100 $ 

 

Prenons l’exemple d’une entreprise qui doit corriger une erreur d’écriture. Un employé a inscrit par erreur la somme de 60 $ au compte « Frais bancaires » alors qu’il s’agissait plutôt d’une pénalité pour un paiement en retard. L’écriture sera la suivante : 

 

Frais bancaires DT – 60 $ 

Intérêts et pénalités DT + 60 $ 

  

Écriture – Immobilisations 

L’objectif de cette écriture est la validation des valeurs d’immobilisation pour la période à clôturer. C’est l’occasion de convertir les achats de biens, les améliorations locatives, les véhicules, et les autres éléments pertinents en immobilisations. Par exemple, un bien dont la valeur surpasse 1 000 $ pourrait être converti en immobilisation. 

 

Dans le même ordre d’idée, les immobilisations qui ont été perdues, volées, brisées, vendues ou qui ont tout simplement été retirées de l’inventaire, pourront être ajustées. Par exemple, une scie qui ne fonctionne plus pourra être retirée des immobilisations. 

Les calculs fiscaux sont aussi couramment utilisés pour la comptabilité. De manière générale, il est possible que la dépréciation soit différente pour les impôts. Les entreprises qui ont les ressources pour procéder à des stratégies de gestion complexes peuvent optimiser ce calcul. 

 

Écriture – Impôts de l’exercice 

Une fois la déclaration de revenus préparée, la valeur des impôts à payer sera connue de l’entreprise. Il existe une écriture qui permet d’ajuster cette dépense afin d’obtenir le bénéfice réel après le paiement des impôts. 

 

Par exemple, les montants des impôts à payer s’élèvent à 1 500 $ au fédéral et à 2 000 $ au provincial. L’écriture sera la suivante : 

 

Impôts à payer CT + 1 500 $ 

Impôts à payer CT + 2 000 $ 

Impôts exigibles DT + 3 500 $ 

 

Écriture – Dividendes 

Lorsqu’un actionnaire ne se verse pas de salaire, il est courant pour celui-ci de déclarer un dividende proportionnellement aux sommes qu’il a retirés de la société.  

 

Prenons l’exemple d’un actionnaire qui s’est versé des dividendes s’élevant à 45 000 $ pour l’année. L’écriture adéquate est la suivante : 

 

Dividendes CT – 45 000 $ 

Avances à l’actionnaire CT + 45 000 $