Une règle pondérée est un outil permettant aux gestionnaires de rapidement classer les tâches prioritaires en fonction de critères préalablement établis. Pour chaque critère, le gestionnaire accorde un chiffre (souvent entre 1 et 5). Plus le chiffre est élevé, plus ce critère est important. C’est ce qu’on appelle la pondération. 

La pondération des critères n’est pas choisie au hasard. Avant d’accorder une pondération à vos critères, assurez-vous d’établir un objectif. N’hésitez pas à consulter les membres de vos équipes afin qu’ils participent à l’établissement de cet objectif.  

Exemple 

À titre d’exemple, imaginons que les dirigeants de l’entreprise ABC meubles, un distributeur fictif de meubles cherche à établir une règle pondérée pour classer les tâches en ordre de priorité. Ils établissent donc 4 critères à pondérer :  

1. Impact dans l’entreprise 
2. Vitesse de résolution
3. Facilité de résolution 
4. Fréquence de rencontre 

Parmi ces critères, certains sont déjà évalués par l’entreprise. Les autres critères sont simples à expliquer. 

Les gestionnaires établissent aussi un objectif : se débarrasser des problématiques récurrentes qui demandent peu de temps à régler. Avec cet objectif en tête, ils accordent les valeurs suivantes à leurs critères (sur 5). 

Lorsque vous établissez des vos critères, assurez-vous de les formuler de manière positive afin d’éviter d’attribuer des valeurs négatives. Par exemple : 

Exemple (suite) 

Maintenant que l’entreprise ABC Meubles a défini ses critères, des valeurs et un objectif, elle est prête à passer au stade de l’évaluation. L’évaluation se fait elle aussi sur 5. 

À cette étape, les gestionnaires de ABC Meubles cherchent à évaluer à quel point le critère d’évaluation s’applique à chaque tâche donnée. La première tâche qu’ils évaluent est la suivante : Trouver un nouveau fournisseur de cuir. Ils se demandent donc :  

 1 ) Quel est l’impact de cette problématique sur l’entreprise ?  

 2 ) À quelle vitesse pouvons-nous régler ce problème ? 

 3 ) À quel point ce problème est-il facile à régler ?  

 4 ) À quelle fréquence rencontrons-nous ce problème ? 

Pour chaque point, ils donnent l’évaluation suivante : 

Ils procèdent de la même manière pour les deux autres tâches qu’ils évaluent :  

Lorsque vous aurez terminé l’évaluation de vos problématiques, vous devrez calculer le coefficient de celle-ci. Pour ce faire, suivez la règle suivante :  

Valeur X Évaluation = Coefficient 

Pour chaque tâche, additionnez ensuite les coefficients de chaque critère d’évaluation pour obtenir le résultat final. La tâche la plus prioritaire est celle dont le total de ses coefficients est le plus élevé.  

Exemple (suite) 

Total des coefficients : 17 

Total des coefficients : 36 

Total des coefficients : 43 

Une fois leurs calculs terminés, les gestionnaires déterminent l’ordre de priorité en fonction du total des coefficients pour chaque tâche. Voici donc le classement du plus prioritaire au moins prioritaire :  

1) Trouver une solution pour éviter les pénuries de stocks en inventaire | 43 

2) Trouver un moyen de faire payer les clients avant l’expédition | 36 

3) Trouver un nouveau fournisseur de cuir | 17 

Le calcul des priorités à l’aide d’une règle pondérée permet de simplifier la communication des tâches les prioritaires. C’est simple : plus le total des coefficients est élevé, plus la tâche est prioritaire ! 

Pour que cette méthode reste pertinente tout au long de l’année, il faudra la réviser sur une base périodique : environ aux 3 mois. Débutez par la révision de l’objectif. Ensuite, révisez la pondération de vos critères en fonction du nouvel objectif. Vous pouvez aussi décider de changer les critères, d’en ajouter ou d’en retirer.  

Le calcul pondéré est une approche structurée et facile à communiquer. Le système de points de cette méthode est simple, permet aux employés de comprendre quelles tâches doivent être priorisées et permet de visualiser les avancés. Par le fait même, la gestion de cette méthode est facile à déléguer. Finalement, cette méthode contribue également à la mobilisation des employés puisqu’elle permet à ceux-ci de comprendre le plan de match de l’entreprise.

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