FORMATION SUR L’AMÉLIORATION CONTINUE : UNE PHILOSOPHIE PAYANTE

Mise en situation

Les problèmes s’empilent sur votre bureau et vous manquez de temps pour tout régler ? Si c’est votre cas, il est peut-être temps de penser à l’amélioration continue !

But de la formation

Notre formation sur l’amélioration continue permet aux entreprises comme la vôtre de maximiser leur performance. Vous apprendrez à analyser les sources des problèmes récurrents et à mettre en place des stratégies d’amélioration continue pour les régler.

Contexte

L’amélioration continue est un processus à la fois nécessaire et exigeant pour bien des entreprises. Chaque PME a pour objectif d’abord d’atteindre et même de surpasser les buts qu’elle se fixe. Pour avoir les moyens de leurs ambitions, les entreprises doivent bâtir une culture interne d’amélioration continue tout en mettant en place les outils nécessaires à son bon fonctionnement. Si cette opération peut sembler fastidieuse à première vue, une fois maîtrisée, elle aidera votre entreprise et ses gestionnaires à adopter des habitudes d’amélioration continue qui perdureront dans le temps.

Cette formation portant sur l’amélioration continue en entreprise est destinée aux entreprises souhaitant progresser de manière constante. Grâce aux modèles d’analyse existants tels que l’analyse des forces, des faiblesses, des opportunités et des menaces (FFOM), vous parviendrez à surveiller, contrôler et adapter votre stratégie d’amélioration continue.

Cette formation est complémentaire au cours intitulé « Gestion de projets ».

Objectifs de la formation

La présente formation vise à stimuler l’esprit critique des gestionnaires participants afin qu’ils puissent maximiser leurs objectifs à court, moyen et long terme en matière d’amélioration continue. De pair avec cet objectif, le cours tâchera d’outiller les participants afin qu’ils puissent incorporer des notions de changements externes et internes à leurs objectifs.

Il va sans dire que les divers départements qui composent une entreprise établissent tous des objectifs bien distincts. Créer des ponts entre ces objectifs s’avère être une tâche d’envergure. C’est pourquoi nous mettrons à l’étude un nombre de techniques afin d’arrimer l’ensemble des départements. De cette manière, les disparités feront plutôt place à une collaboration cohérente entre tous les départements.
Finalement, afin d’éviter que les défis du quotidien qui se manifestent ne relaient au second rang les objectifs d’amélioration continue nous mettrons à l’étude un nombre d’outils simples permettant de mesurer régulièrement la progression des objectifs d’améliorations continues.

Approche de formation

La présente formation sera offerte par le biais d’un webinaire en direct. Alternativement et selon votre demande, elle pourra aussi être offerte dans vos locaux lorsque possible.

Le contenu de la formation « Amélioration continue en entreprise » se divise en onze thèmes. Ici-bas, vous trouverez les détails:

1 – En quoi consiste l’amélioration continue?

Nous définirons ce qu’est l’amélioration continue. Nous étudierons un nombre de problématiques courantes qui, bien qu’elles ne soient pas majeures, irritent par leur fréquence.

Les méthodes permettant de communiquer de manière constructive la réalité de l’amélioration continue au quotidien ; ce qui permet à l’ensemble des acteurs du processus de contribuer à une connaissance collective de l’entreprise.
Nous mettrons aussi à l’étude le principe du « mode solutions » qui veut que toute l’équipe réfléchisse ensemble afin de trouver les solutions les plus appropriées dans le contexte: implantées soit dans l’immédiat, à moyen terme, ou à long terme

Finalement, nous aborderons l’objectif principal de l’amélioration continue : se rapprocher graduellement du « but ultime d’amélioration ». L’approche pas à pas permet donc de ne pas travailler « par projet », mais plutôt de travailler continuellement, dans un esprit d’amélioration graduelle et courante.

2 – Résolutions des problèmes

Construisant sur le thème précédent, nous étudierons ensuite trois grands principes de l’AC:
le diagramme de causes et effets (Ishikawa fish problems diagram) construit selon les 5 M : 1) Matière 2) Matériel 3) Méthode 4) Main-d’œuvre 5) Milieu. Ces 5 dimensions ayant chacun leur effet sur l’entreprise.
le diagramme de Venn, illustrant la relation existant entre les individus, les organisations, les services et les interventions.
la méthode 8D qui, en huit étapes, facilite la prise de décision en entreprise.

3 – Rôle et implication de l’équipe

La mobilisation des employés dans le processus d’amélioration continue est une partie prenante de son bon fonctionnement. Nous étudierons donc les diverses manières de mobiliser les employés grâce aux trois sous-thèmes suivants : l’attitude, l’implication et la mobilisation. Pour une entreprise, avoir des employés impliqués représente un gage de réussite pour le bon fonctionnement de la structure organisationnelle ; tout particulièrement dans le cadre d’une stratégie d’amélioration continue.

4 – La pyramide de Maslow et les besoins des individus

C’est dans le cadre de ce thème que les participants étudieront les manières de motiver les autres membres de l’organisation. La pyramide de Maslow est un outil qui hiérarchise en cinq niveaux les besoins des individus ; facilitant ainsi la compréhension des enjeux complexes qui découle de chaque niveau.

À la suite, nous mettrons à l’étude le modèle « What’s in It for Me? » (WIIFM), qui se traduit par « Que vais-je en tirer ? ». En parallèle, les participants apprendront aussi à développer de manière durable l’engagement de leurs collègues dans le processus d’amélioration continue. Après tout, les objectifs propres à chaque individu contribuent à la progression globale de l’entreprise.

5 – Diagnostic de l’entreprise

Les entreprises sont assujetties à diverses formes d’influence, externes, internes, contrôlables et incontrôlables. L’utilisation de matrices telles que «FFOM » (« SWOT » en anglais) facilitent leur analyse. La matrice « FFOM » se divise en 4 sections : 1) Forces 2) Faiblesses 3) Opportunités 4) Menaces. Ces sections permettent de poser un diagnostic global sur l’entreprise et facilitent l’identification des opportunités d’amélioration existantes.

6 – Savoir prioriser

Les gestionnaires d’entreprise ont tendance à résoudre les problèmes majeurs en priorité. Cependant, il est primordial de prendre en considération l’ensemble des facteurs qui englobe une telle décision. À titre d’exemple, la fréquence à laquelle survient un problème peut être tout aussi irritante que le problème même.

En éliminant les problématiques mineures ou récurrentes, le gestionnaire parviendra à dédier davantage de temps aux défis d’envergure qui sew présentent à lui / elle. La mise sur pied de plans d’action est tout aussi importante que de confirmer l’état des avancements. Le principe « Deming Wheel » permet de mettre en application le concept « PDCA» (Plan Do Check Act / planifier, effectuer, vérifier, agir). Ces deux principes permettent de mesurer l’avancement entre chacune des interventions au cours du processus d’amélioration continue.

7 – Les courants d’influence

Au cours de ce thème, les participants se familiarisent avec le concept de « Lean » ainsi qu’avec celui de la « chaîne de valeurs ». Ces deux concepts ont pour but de réduire les éléments superflus. En d’autres mots : couper dans le gras.

Il sera aussi question des six « Sigma » et du « Poka Yoke ». Ces concepts visent à accroître la qualité et à éviter les erreurs grâce au contrôle de la standardisation.

 

8 – Sources de motivation

Même si l’élément déclencheur qui motive les gestionnaires à déployer une stratégie d’amélioration continue est propre à chaque entreprise, on peut identifier des tendances. Ainsi, dans les PME, on commence souvent à penser amélioration lorsque les problématiques irritantes deviennent courantes. Une fois déployée la démarche, il s’en suit une période d’amélioration qui finit éventuellement par toucher l’ensemble des opérations de l’entreprise.

Nous étudierons en profondeur les approches suivantes:
la« Pain driven » (l’approche de problématique / irritant),
l’«Enhancement » (approche constructive et d’optimisation) et finalement, le concept de
La « Feature » qui permet d’augmenter les options afin d’être plus flexible et de répondre à toutes les problématiques (approche créative / gestion des cas).

9 – S’affranchir des silos

Au cours de ce thème, nous étudierons les silos et leurs gestions. Le but étant de faire avancer l’entreprise dans son ensemble plutôt que de prioriser l’avancement unique des tâches courantes. Parfois les membres d’une équipe demandent « comment pourrais-je aider mes collègues dans les autres départements ? ». Cette pratique est à encourager puisque l’échange entre les départements permet aux employés de se familiariser avec les réalités des autres postes de travail dans l’entreprise. D’ailleurs, la généralisation des tâches de travail et le déplacement des employés d’un poste à l’autre sont des pratiques courantes dans plusieurs entreprises.

 

10 – Prévoir du temps

l’amélioration continue en entreprise est un exercice rigoureux qui requiert du temps. Elle suppose qu’on n’attend pas «d’avoir le temps», qui ne viendra pas, mais de le prendre. Comment? Les entreprises qui réussissent ont trouvé les moyens…et les mettent en pratique
On préfère souvent terminer la journée plus tôt que de prendre du temps pour réaliser un micro changement. Mais, ne pas le faire aujourd’hui, fait que demain sera exactement comme aujourd’hui. Cela finira par créer après-demain le besoin d’un projet de changement d’envergure; ce qui est l’opposé de l’amélioration «continue»

Parmis les plus reconnus entreprises ont trouver le moyen même jusqu’à investir 20% du temps dans le processus d’amélioration continu; ce qui représente l’équivalent d’une journée par semaine. Il est à noter que le retour sur investissement (ROI) en matière d’amélioration continue est généralement difficile à mesurer. Cela ne veut toutefois pas dire qu’il est impossible d’en contrôler les coûts. L’amélioration continue n’a plus à faire ses preuves. Après tout, même les géants comme Google adhèrent à cette stratégie. Il est évident que solutionner les problématiques avant qu’elle ne se produisent est plus économique et motivant que de ramasser les dégâts.

Une fois le temps planifié, il ne reste qu’à de prendre rendez-vous avec l’amélioration !

11 – Mettre en oeuvre et expérimenter

nous mettons à l’essai quelques-uns des concepts acquis précédemment ; sans risque ni pression. Nous ferons des « prototypes jetables » afin de faire un essai provisoire qui permettra de consolider les apprentissages acquis au cours de la présente formation. Par ailleurs, ce prototype pourrait aussi servir à des fins permanentes dans le futur. En somme, il s’agit du moment idéal pour faire des erreurs, s’améliorer et éviter l’immobilité.

Durée

Formation et exercices pratiques : 24h

Plan de cours

En quoi consiste l’amélioration continue?

  • Qu’est-ce que l’amélioration continue?
  • Pourquoi mettre en place ce concept?
  • Problématiques courantes
  • Communiquer de façon constructive sa réalité dans le quotidien
    • Qu’est-ce que la connaissance constructive de l’entreprise?
    • Pourquoi communiquer sa réalité?
    • Comment mettre en place une communication constructive?
  • Passer en mode «Solution»
    • Qu’est-ce que le mode «Solution»?
    • Quel est le but de passer en mode «Solution»?
  • Importance de l’équipe
  • Objectif de l’amélioration continue
  • L’approche pas à pas
    • Qu’est-ce que l’approche pas à pas?
    • Pourquoi utiliser cette approche?

Résolution de problèmes

  • Étude du Ishikawa / ” fish problem diagram “ pour la provenance des problématiques
    • Quels sont les 5M?
    • Comment déterminer la provenance des problématiques?
  • Étude du diagramme de “Venn”  pour le regroupement des problématiques
    • Illustration des relations
      • Individus
      • Organisations
      • Services
      • Interventions
    • Comment regrouper les problématiques?
  • Étude des 8D pour une approche décortiquée par étape
    • Pourquoi mettre en place une méthode de prise de décision?
    • Les 8 étapes de la méthode 8D
      • Définir le groupe de travail
      • Décrire le problème
      • Définir les actions de correction immédiates
      • Déterminer les causes réelles du problème
      • Déterminer les actions correctives
      • Déployer et valider les actions correctives
      • Déterminer les actions préventives permettant d’éviter toute récidive
      • Dire merci, féliciter et encourager le groupe de travail

L’implication des individus pour l’entreprise

    • L’implication des employés permet une structure d’entreprise optimale
    • Qu’est-ce qu’une structure organisationnelle optimale en entreprise?
    • Comment l’implication des employés influence-t-elle la structure de l’entreprise?
  • Comment mobiliser les employés au sein de l’entreprise ?
    • Cultiver la bonne attitude afin de stimuler l’implication et la participation
    • Évaluation des implications et autonomie de l’équipe
    • Responsabilisation accrue des membres de l’équipe
    • Permet la participation de tous dans l’atteinte d’un objectif commun : « mobilisation » 
    • Souligner les implications et les réalisations des membres de l’équipe

Les individus forment l’équipe

  • L’importance de motiver les employés
  • Comment motiver les employés?
    • Étude des besoins de l’individu
      • Pyramide de MASLOW sur les besoins
        • Physiologiques
        • Sécurité
        • Appartenance
        • Estime et confiance
        • Accomplissement
  • Étude du concept « WIIFM »
    • Qu’est-ce que ce concept?
    • Pourquoi mettre en place ce concept dans l’entreprise?
  • Importance de l’engagement des employés

Diagnostic de l’entreprise : Comprendre la situation actuelle

  • Diagramme “FFOM” (“SWOT”)
    • Étude des forces
    • Étude des faiblesses
    • Étude des opportunités
    • Étude des menaces
  • Exercice de mise en application de l’entreprise individuel
  • Discussion en groupe et comparaison entre les participants

Objectifs personnels et individuels

  • Discussion des objectifs personnels des participants
  • Implication des participants dans le succès de l’amélioration continue

Savoir prioriser

  • Capacité d’évaluation de l’importance des tâches
    • Diagramme sur l’importance et l’urgence des tâches
  • Capacité d’évaluation des fréquences
    • Diagramme sur l’importance et son influence sur la fréquence
  • Capacité d’évaluation des impacts
  • Capacité d’évaluation de l’effort
  • Avoir une règle de calcul pondéré pour les priorités (idéalement)
  • Réévaluation des priorités pour une période donnée
  • Mesure de l’avancement
    • Principe « Deeming Wheel »
      • Qu’est-ce que le principe « Deeming Wheel » ?
      • Pourquoi mettre en place ce principe ?
      • Mesurer l’avancement : quelle importance ?

Opportunités d’améliorations simples 

  • Impacts sur l’entreprise
  • Fréquence d’amélioration

Les courants d’influence 

  • Étude du modèle « Lean »  pour retirer les éléments superflus «Couper dans le gras»
  • Étude du modèle « Six Sigma »  pour augmenter la qualité
  • Étude du modèle « Poka Yoke »  pour éviter les possibilités de problématiques

Types de motivation

  • Étude du modèle « Pain Driven »
    •  Approche selon les problématiques et les irritants
  • Étude de l’approche constructive « Enhancement »
  • Étude des modèles « Feature » , « Possibility » et « Flexibility »
    • Approches créatives
    • Gestion des cas

S’affranchir des silos

  • Aider les autres départements
  • Généraliser les tâches
  • Mobiliser les employés

Planification du temps

  • Exemple concret en allouant 20% du temps
  • 20% équivaut à une journée par semaine
      • Comment cela pourrait être viable dans l’entreprise
        • Par exemple transformer des “temps morts”
  • L’approche spécialisée et concentrée ne donne pas les mêmes résultats
  • Les coûts
    • Le retour sur investissement (ROI)
    • Difficile à chiffrer & évaluer
  • Exemples à succès : Google

Prototypes jetables

  • Simplement pour mettre à l’essai
    •  Sans risque
    •  Sans pression
  • Valoriser l’essai / l’échec
    • Éviter l’immobilité

Questions et réponses

Conclusion