AUGMENTEZ L’EFFICACITÉ DE VOTRE FACTURATION

Mise en situation

Les entreprises accordent beaucoup d’importance à la facturation de leurs clients. L’efficacité du processus permet d’éviter des erreurs de facturation pouvant avoir des conséquences dévastatrices sur l’entreprise. Votre entreprise est-elle à l’abri de ces erreurs ?

 

Notre formation aide les entreprises à augmenter l’efficacité de leur processus de facturation. Vous apprendrez à gérer les clients, les soumissions, la facturation, la réception des paiements et l’expédition des biens de sorte à éviter les erreurs les plus courantes.

Contexte

Pour l’entreprise, il est primordial que la facturation des clients soit faite de façon efficace. Une gestion de caisse négligée peut entraîner un important risque d’erreurs. La formation sur la gestion des ventes vise à familiariser les gestionnaires avec la démarche globale conduisant à la facturation, de la première approche client jusqu’à l’expédition du produit.

Les objectifs de la formation

Cette formation s’adresse principalement aux gestionnaires responsables des soumissions, des ventes et de la facturation. Les objectifs sont les suivants : 

  • Gérer les ventes de façon simplifiée et uniforme afin de limiter les étapes du processus  
  • Utiliser des méthodes de suivi des retours afin de simplifier le lien entre les factures hebdomadaires et l’état de compte
  • Minimiser les frais de recouvrement en favorisant le suivi des paiements

Durée

Formation et exercices pratiques : 24h

Approche de formation

La formation sera donnée sur demande via un webinaire en direct ou dans vos locaux, lorsqu’il sera possible de le faire. Pour suivre la formation sur la soumission, la vente et la facturation, il est nécessaire d’avoir préalablement suivi  la formation Utilisateur 101. Cette formation sera regroupée sous cinq grands thèmes détaillés :

 

1- Gestion des clients

Établir le lien entre l’expérience client et le système de gestion intégré; les différents processus de ventes et quelques exemples; les conditions de vente; la communication et les problèmes liés à la gestion client; la gestion des objectifs de vente, la communication et le climat au sein de l’équipe de travail.

 

2- Création de soumissions

Diverses façon de gérer les soumissions; les besoins du client; l’organisation d’une offre de services; les évaluations; les soumissions et les bons de travail.

 

3- Facturation

Création de factures;  suivi et génération des revenus et des ventes; devises, délais, types de ventes et types de distributions; règles spécifiques concernant les taxes et la taxe canadienne API.

 

4- Réception de paiements

Gestion de la réception des paiements : structurer les suivis et éviter de se fier à sa mémoire; automatisation des suivis sur les comptes en retard et application de frais d’administration; gestion des rabais clients; listes de prix spécifiques à un client; gestion des encaissements; production de rapports de taxes.

 

5- Expédition des biens

Gestion des emplacements stratégiques, des envois, des divers types de distribution et des frais connexes; analyse des options d’expédition.

Plan de cours

Tenue et mise à jour des listes de clients

  • Accéder à l’historique des transactions relatives à chaque client

Gestion des divers types de ventes (offre de services, évaluations, soumissions, bons de travail, ventes, crédits, retours…)

  • Conditions contextuelles

Gestion des divers types de distribution

Application des processus de vente

  • Processus de vente standard manuelle (vidéo)
  • Processus de vente simplifiée
  • Processus de vente rapide/caisse
  • Catégorisation des divers types de lignes/revenus
  • Processus de paiement et de suivis des paiements

Production de documents officiels (factures)

  • Configuration
  • Changements visuels
  • Règles contextuelles
  • Envoi par courriel

Comprendre les taxes de vente

  • Utilisation de l’API (taxes canadiennes automatiques)
  • Règles spécifiques concernant les taxes provinciales et leur changement à travers le temps
  • Configuration d’exemption des taxes spécifiques sur certains types de produits
  • Configuration de taxes spécifiques

Utilisation de listes de prix selon le contexte

  • Consulter le prix des produits
  • Consulter les prix « spéciaux »
  • Gestion de prix spécifiques pour un client

Gestion de l’étiquetage

  • Générer des étiquettes informatives
  • Générer des étiquettes d’identification avec code à barres
  • Générer des étiquettes d’identification pour l’entrepôt
  • Générer des étiquettes pour l’emplacement des stocks avec codes QR

Gestion des rabais clients

  • Saisie d’un rabais client (en pourcentage)
  • Validation de l’impact d’un tel rabais sur les ventes

Gestion des objectifs de ventes

  • Rapport de ventes par type de revenu
  • Rapport de ventes (sommaires)
  • Rapports spécifiques aux opérations de l’entreprise
  • Mises en contexte et exercices (démo)

Survol des suivis

  • Suivis clients
  • Suivis des ventes
  • Formation connexe : « développement des affaires »

 

Gestion des paiements (ou encaissements)

  • Catégorisation des types de paiements
  • Utilisation de la fonction « fermeture de caisse » destinée à la confirmation du chiffre d’affaires de la journée
  • Automatisation des séquences de statuts
  • Utilisation d’un terminal de paiement 
  • Automatisation du système à l’aide d’un terminal Cloud Moneris

 

Production simplifiée des rapports de taxes 

Suivi simplifié des paiements

  • Suivi automatisé sur les comptes
  • Application des frais d’administration

 

Configuration de l’option de signature virtuelle pour vos clients 

Gestion de vos notes selon le type de vente 

Exercices

Question et réponses

Conclusion

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