ORGANISEZ ET COMMUNIQUEZ EFFICACEMENT LES HORAIRES

Mise en situation

La gestion des horaires est sans doute l’un des éléments centraux d’une gestion adéquate du temps en entreprise. C’est pourquoi les entreprises développent des processus efficaces pour organiser et communiquer les horaires des membres de l’équipe. Si votre entreprise cherche à simplifier ou rendre plus efficace la gestion de ses horaires, cette formation est pour vous !

 

Notre formation aide les entreprises à organiser et à communiquer les horaires des membres de leur équipe en maximisant la performance du processus. Vous apprendrez à faire la gestion des plages de temps des employés, à envoyer et recevoir les horaires. Vous verrez également d’autres éléments relatifs à la gestion des horaires.

Contexte

La gestion des horaires et son partage avec les employés impliqués constituent la base d’une bonne gestion du temps employés des employés. Un horaire désorganisé peut causer un débalancement dans l’équipe, ce qui risque d’affecter la productivité générale. C’est pour cette raison que l’entreprise doit se munir de divers outil et mettre en place des méthodes fiables et efficaces.

Les objectifs de la formation

Les formations sur la gestion des horaires visent à familiariser l’usager avec la planification et la diffusion des horaires de travail. Séparée entre trois volets, cette formation permet de comprendre les horaires, de leur création jusqu’à leur envoi.

Durée

Formation et exercices pratiques : 12h

Approche de formation

La formation sera donnée sur demande via un webinaire en direct ou dans vos locaux, lorsqu’il sera possible de le faire. Pour suivre la formation sur la gestion des affaires, il est nécessaire d’avoir préalablement suivi la formation Utilisateur 101. La présente formation sera regroupée sous trois grands thèmes détaillés :

 

1- Gestion des plages de temps des employés

Le système de gestion intégrée permet aux employés de communiquer à l’écrit et de manière rapide leurs disponibilités à l’emploi, et ce, à chaque semaine de travail. Le gestionnaire peut alors créer des horaires adéquats pour tous les membres de l’équipe et leur transmettre rapidement par le biais de la plateforme.

 

2- Envoi et réception des horaires

Cette fonction permet aux employés d’avoir accès à leur horaire en temps réel, à partir de leurs appareils technologiques. En effet, lorsque le gestionnaire ajoute des horaires ou les modifie, ceux-ci sont automatiquement mis à jour pour tous les employés. Cette façon de faire simplifie grandement la communication entre ces derniers, en réduisant notamment l’intervention d’intermédiaires et les délais d’envoi. Au cours de cette formation, nous présenterons des méthodes de gestion appropriées pour les horaires atypiques, la comparaison des horaires employés et la production des rapports appropriés.  

 

3- Éléments relatifs à la gestion des horaires

Grâce à une meilleure planification du temps, il est possible de mettre certains renseignements en relation avec le système de réservation et/ou de feuilles de temps et de budgéter les coûts prévisionnels. Selon les besoins de l’utilisateur, d’autres aspects pourront être traités, considérant les vastes possibilités offertes par le logiciel de gestion intégrée ERP.

Plan de cours

Gestion des plages de temps des employés

 

Réponse à la question : « Pourquoi gérer l’horaire? »

  • Gestion de multiples employés œuvrant à temps partiel
  • Changements rapides à l’horaire (situationnel)
  • Exemple : en fonction de la température

 

Gestion de l’horaire

  • Voir plusieurs employés dans un « calendrier de ressources »
  • Approbation des plages horaires
  • Affichage de l’horaire
  • Envoi de messages contextuels concernant les plages horaires
  • Multiplication d’une plage horaire sur plusieurs semaines

 

Mise en relation des renseignements avec d’autres systèmes

  • Système de réservation (réservation des plages horaires disponibles)
  • Système de feuille de temps : rapport heures réelles > horaire prévu

 

Envoi et réception des horaires 

Transmission des plages horaires disponibles

  • Interface de vision du calendrier individuel « Mon Calendrier »
  • Courriels automatisés

 

Utilisation des rapports sur l’horaire

  • Rapport du nombre d’heures prévues
  • Budgéter les coûts prévisionnels en fonction des heures prévues
  • Rapport du nombre d’heures travaillées par rapport aux disponibilités

Comparer les horaires des employés

 

Découvrir les avantages d’un tel système de gestion des horaires

 

Accéder à l’horaire en temps réel

 

Questions et réponses

 

Conclusion

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