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La configuration des catégories

Les catégories

Avant de configurer vos ventes assurez-vous connaitre le processus en place en entreprise. Assurez-vous également de connaitre l’étendue des employés à la vente et des représentants. 

Chaque catégorie est enregistrée à un endroit différent en fonction de son usage. Par exemple, une soumission ne sera pas enregistrée aux mêmes endroits qu’une vente. Il faut donc s’assurer de bien configurer les catégories en conséquence. 

Les catégories de la section des ventes représentent, en quelque sorte, les étapes du processus de vente. Il y a 3 catégories distinctes : les bons de travail, les soumissions ainsi que les ventes.  

Il est impossible d’enregistrer des transactions sans d’abord avoir configuré les catégories. Donc, avant de procéder à l’entrée de vos opérations, assurez-vous de créer toutes les catégories nécessaires. 

Comment ajouter une catégories de ventes

 A ) Rendez-vous dans la section « Ajout d’une catégorie ». 

  1. À partir de la page d’accueil, appuyez sur le bouton « paramètres » situé au haut de la page. 

 

 B ) Lorsque la page des paramètres s’affichera, appuyez sur « ventes ». Ensuite, appuyez sur la boîte des « ventes ».  

 

 C ) Une fois la boîte ouverte, appuyez sur « catégories ». 

 

 D ) Ensuite, appuyez sur « ajouter une catégorie » situé à gauche, au haut de votre écran. 

Comment configurer une catégorie

Étape 1 : Termes de paiement 

La boîte de texte intitulée « termes de paiement » vous permet d’ajouter des informations qui apparaitront au bas des factures. Par exemple, vous pourriez spécifier des conditions spéciales en lien avec le paiement de la facture. 

 

Étape 2 : Titre 

À cette étape, vous pourrez ajouter le titre de la catégorie. Par exemple : soumission, vente, bon de commande. 

 

Étape 3 : Icône 

Ensuite, vous pourrez choisir une icône afin de représenter visuellement la catégorie que vous êtes en train de créer.  

 

Étape 4 : Couleur 

Tout comme l’icône, le choix de la couleur sert à visuellement identifier la catégorie et permet de mieux organiser les catégories. 

 

Étape 5 : « Slug » 

Les « slugs » sont des références uniques qui permettent d’identifier chaque catégorie, un peu à la manière d’un mot-clic sur les réseaux sociaux. Tous les « slugs » ne comprennent ni accent ni espace. C’est ce qui permettra au logiciel de classer la bonne catégorie au bon endroit. 

 

Étape 6 : Précédent 

Il vous est possible de choisir un « précédent » pour chaque catégorie. Il s’agit d’une action qui précède la catégorie en question. Par exemple, la catégorie « soumission » précède la catégorie « facture ». 

La configuration d’un « précédent » permet aux utilisateurs de faire des changements rapides d’options. 

 

Étape 7 : Suivant 

Il vous est possible de choisir un « suivant » pour chaque catégorie. Il s’agit d’une action qui succède à la catégorie en question. Par exemple, la catégorie « facture » succède à la catégorie « soumission ». 

La configuration d’un « précédent » permet aux utilisateurs de faire des changements rapides d’options. 

 

Étape 8 : Est-ce comptabilisable ? 

Cette étape est l’une des plus importantes lorsqu’il est question d’auxiliaires automatisés. Si la catégorie est comptabilisable, il faudra sélectionner l’option « comptabilisable ». 

Puisque cette option est primordiale au bon fonctionnement de la catégorie, n’hésitez pas à demander l’aide de la personne qui s’occupe de votre comptabilité. Elle pourra vous aider à déterminer si cette catégorie est comptabilisable ou pas. Une erreur à cette étape aura des répercussions sur toutes les opérations connexes à cette catégorie.   

 

Saut de page 

Étape 9 : Numéro de comptabilité 

Les numéros de comptabilité sont utilisés à titre de référence dans le grand livre. Il s’agit d’un code unique octroyé à chaque compte : les encaissements, revenus, charges, salaires, etc. Ces numéros servent à organiser les comptes en respectant les normes comptables.  

 

Pour savoir comment définir les numéros de comptabilité, appuyez ici 

 

 

Étape 10 : Est-ce qu’il y a un impact sur l’inventaire ? 

Certaines catégories ont des impacts sur l’inventaire : les achats, les ventes, etc. En somme, si une catégorie fait bouger l’inventaire, il faudra préciser au logiciel que celle-ci a un impact sur l’inventaire. Lors d’une opération, le logiciel effectuera automatiquement les changements et les écritures nécessaires concernant l’inventaire. 

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