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La prise d’inventaire sur papier

Les étapes de la prise d'inventaire papier

Cette manière de fonctionner s’opère en 4 étapes : 

 

 1) Le dénombrement 

Pour compléter la première étape, vous aurez besoin de votre liste d’inventaire et d’un crayon. Idéalement, le document comprenant la liste d’inventaire vous permet d’inscrire la quantité de chaque stock ainsi que l’heure et la date du dénombrement.  

Pour chaque élément sur la liste d’inventaire, procédez au calcul du nombre de stocks et inscrivez-le à la liste en incluant l’heure et la date du dénombrement. 

 

2) La vérification 

Lorsque le dénombrement de tous les stocks est terminé, la liste fera l’objet d’une vérification. Pour ce faire, vous aurez besoin de la liste, d’un surligneur et d’un crayon. 

À l’aide du surligneur, identifiez tous les stocks qui ne semblent pas balancer avec les données d’inventaire à votre disposition. Ensuite, procédez à un recalcule des stocks ayant été identifiés. 

 

 

3) La validation

Une fois toutes les vérifications terminées, il faudra procéder à une validation. Pour ce faire, assurez-vous d’avoir en votre possession la liste des stocks vérifiée et un crayon. 

Si vous avez identifié des stocks qui ne balancent pas au cours de l’étape précédente, c’est à cette étape qu’il faudra identifier la cause de ce débalancement. Certaines entreprises recensent les problématiques récurrentes. Si vous avez accès aux problématiques récurrentes, tâchez de voir si les débalancements en question peuvent être attribués à l’un de ces problèmes. Vous pouvez également vous référer aux données du mouvement de votre inventaire disponibles dans votre système de gestion d’inventaire. 

Une fois le problème identifié, ajoutez l’explication du débalancement à même la liste des stocks en votre possession.  

 

4) La correction

Une fois toutes les étapes ultérieures complétées, vous pourrez passer à la correction. À l’aide de la liste des stocks vérifiée et validée, vous pourrez alors procéder aux corrections nécessaires dans votre système de gestion d’inventaire. Commencez tout d’abord par trouver le stock à corriger dans votre système. Ensuite, apportez les correctifs appropriés et confirmez les changements. 

Lorsque vous aurez procédé à toutes les corrections requises, transférez les données de votre inventaire à jour à la comptabilité afin que la valeur des stocks soit ajustée en conséquence.  

 

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