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Prévenir les erreurs dans la gestion d’un inventaire

Tout au long du processus de gestion d’inventaire, des erreurs peuvent survenir. Il est donc essentiel de savoir détecter et corriger les erreurs. Avant tout, assurez-vous de faire une gestion efficiente de votre inventaire. 

Qu’arrive-t-il lorsqu’un inventaire est mal géré ?

Pour qu’un inventaire soit performant, il doit refléter la réalité. Assurez-vous donc que votre inventaire soit à jour. Au contraire, si la gestion de votre inventaire est inadéquate, votre entreprise engendra une série de problématiques qu’il faudra régler. Parmi les problèmes les plus fréquents découlant d’une mauvaise gestion, on trouve :  

  1. Des pertes de ventes causées par des ruptures de stocks trop fréquents. 
  2. Une insatisfaction croissante des clients causée par les délais ou la qualité du service. 
  3. Démobilisation du personnel causé par leur incapacité à répondre aux demandes des clients. 
  4. Des pertes de temps et de productivité des employés. 
  5. Une baisse critique des communications entre le département des achats et celui des ventes. 
  6. Une gestion inefficace des commandes auprès des fournisseurs. 

Prévenir les erreurs avec le modèle Poka Yoke

En japonais, Poka Yoke signifie « prévention des erreurs ». Le modèle Poka Yoke est utilisé pour prévenir et résoudre les défauts de fabrication afin de réduire le temps consacré au contrôle de la qualité.   

 

Le modèle Poka Yoke vise à clarifier les actions à exécuter afin de ne laisser aucune place aux malentendus. Les solutions qui découlent de ce modèle sont souvent simples, faciles à implémenter, peu couteuses et efficaces.  

 

L’exemple le plus connu pour illustrer le principe de Poka Yoke est celui de la carte SIM pour les téléphones intelligents. Il n’y a qu’une seule façon d’insérer une carte SIM dans un téléphone. Voilà une idée qui simplifie les choses ! 

 

Il y a 3 types de Poka Yoke pour répondre aux problèmes de production : 

Aides visuelles Les aides visuelles sont claires. Elles montrent de manière visuelle les instructions de travail. Il peut s’agir de pictogrammes dans un manuel d’utilisation ou d’un panneau de signalisation indiquant une restriction ou un avertissement. 
Contrôles visuels Les contrôles visuels aident à guider le travail lorsqu’une tâche a pris un virage inhabituel. Par exemple, un panneau de signalisation s’allume en rouge lorsque le machiniste n’a pas configuré son équipement de la bonne manière et en vert lorsque les configurations sont conformes. 
Éliminer la possibilité de commettre une erreur Le troisième type de Poka Yoke force l’utilisateur à faire ou à ne pas faire quelque chose. Par exemple, lorsqu’une route est fermée, une barrière et un panneau « détour » forcent les usagers de la route à prendre un chemin alternatif. 

L’implémentation d’un modèle Poka Yoke est relativement simple. Les gestionnaires devront : 

  1. Identifier l’opération ou le processus à améliorer 
  2. Identifier le problème et mesurer sa fréquence  
  3. Trouver les causes du problème  
  4. Améliorer le problème en mettant sur pied des solutions 
  5. Mesurer le succès des améliorations 

Exemple

À titre d’exemple, imaginons que l’entreprise ABC meubles, un distributeur fictif de meubles, cherche à éviter les erreurs d’inscription qui surviennent à toutes les semaines au cours du processus de réception des marchandises en entrepôt. 

 

  Maintenant qu’ils ont identifié le processus à améliorer et mesuré sa fréquence, ils se penchent sur les causes du problème. Après analyse, ils concluent que les causes du problème relèvent de la saisie manuelle des inscriptions. 

 

Ils mettent donc sur pied une solution qui élimine quasi entièrement les saisies manuelles : apposer un code-barres sur les produits dès leur réception.  

 

Après quelques semaines, ils concluent que leur solution fonctionne. Les erreurs d’inscription ont pratiquement disparu. De plus, les employés de l’entrepôt affirment que les code-barres aident aussi à accélérer le processus de livraison. 

 

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