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Assistance à la comptabilité avec PHPReaction

La gestion de qualité apporte des chiffres précis

Il y a plusieurs éléments à réfléchir dans la gestion des opérations quotidienne.

C’est pourquoi nous vous avons préparé une page de rappel des actions de gestion à effectuer pour résulter une saine gestion de votre comptabilité : http://phpreaction.com/communication/assistance-la-tenue-de-livres-avec-phpreaction/

Il est possible de gérer votre entreprise au niveau des opérations avec PHPReaction.

Afin d’avoir vos données dans un format comptable (Grand livre GL), il est préférable que les opérations impactent automatiquement la comptabilité en reproduisant des transaction de nature comptable.

Grâce à ces rapports de gestion, vous pourrez transférer seulement vos chiffres des sommaires dans votre comptabilité.

Ceux-ci vous demanderont seulement quelques minutes par mois.

Bien entendu, vos données doivent débuter avec votre années fiscal (du moins normalement).

Donc, votre ouverture d’années est très importante.

Par la suite, vous pourrez rattraper l’année.

Effectivement, nous avons des fonctionnalités qui permettre de reproduire vos données du système de gestion en transaction comptable.

Par la suite, il vous sera possible d’être « live » avec chacune des transactions du système.

Réflexion stratégique

Ils sont nécessaires pour la fin d’année fiscale afin de produire le rapport d’impôt (c’est une loi de produire votre rapport d’impôt).

Pour l’année fiscale, on parle aussi d’ouverture et de fermeture de période comptable ( ce qui normalement représente 1 mois)

Les 3 rapports financiers importants sont :

États des résultats
Bilan
Avoir des actionnaires ou Capitaux propres

Ils regroupent toutes les transactions financières, même les corrections et les ajustements.

Par exemple, les écritures de régulations et les immobilisations sont des valeurs comptables.

Ce qui permet une vue d’ensemble complète sur les finances de l’entreprise.

Effectivement, la comptabilité peut-être déléguée à l’interne comme à l’externe de l’entreprise.

Il vous faut simplement lui donner les accès aux rapports adéquats sur lesquels se trouveront les chiffres pertinents ainsi que leur justification.

Défis

Il est possible de faire la révision des ventes et achats avec une conciliation à chaque semaine.

La fréquence est un élément important. Moins nombreuses sont les transactions, plus c’est facile d’y voir clair.

Surtout ne pas attendre plus d’un mois! Un mois, c’est déjà très long pour retracer et corriger une erreur !

Dans les grandes entreprises, ils font même une révision des transactions journalières, et ce, dès le lendemain.

Enfin, il arrive de recevoir une facture en double.

Par contre, le fait de faire le rapprochement de vos données avant votre conciliation minimise le risque.

Effectivement, c’est un défi d’effectuer les tâches comptables d’une manière à ce qu’elle soit simple et reproductible par quelqu’un d’autre.

C’est pourquoi nous vous avons préparé ce guide, afin de vous assister dans votre fermeture de mois ou pourrais-je dire conciliation bancaire.

La comptabilité est une tâche relativement lente, puisqu’elle est généralement effectuée 15 à 30 jours après vos opérations ainsi que votre tenue de livres.

Puisque vous utilisez un système de gestion ERP, l’ensemble de vos données est facilement accessible.

Pourquoi attendre, générez les rapports dès la fin de la période.

Puisque le système est centralisé sur des serveurs, vous y avez accès via l’internet.

Donc, il est simple de travailler à distance.

La suite PHPReaction ne demande aucune installation ou configuration spécifique sur l’ordinateur.

Besoin d’une information rapidement? Utiliser votre cellulaire ou votre tablette.

Objectifs

Réunir les informations et opérations aux même endroit.

Compléter les rapports officiels facilement.

Accéder à l’information au besoin

Retourner dans l’historique des transactions comptables.

Transférer l’information monétaire / comptable vers une autre système comptable efficacement.

Avantages du logiciel

Grâce aux rapports du système, les calculs se font pour vous.

Puisque le système est centralisé sur des serveurs, vous y avez accès par l’internet.

Donc, il est simple et faire du travail à distance.

Surtout que la suite PHPReaction ne demande aucune installation ou configurations spécifiques sur l’ordinateur.

Grâce à la balance de vérification, il est possible de sortir l’information pertinente pour un suivi strict.

De plus, il est possible d’imprimer votre rapport en PDF ou de le redemander au besoin.

Puisqu’il s’agit d’un système comptable, les données des rapports sont reliées directement avec leurs transactions qui eux sont reliés à l’entrée de l’achat dans ERP.

Quoi de plus simple pour trouver une réponse à vos questions et la justifier au besoin.

Le système produira un numéro unique pour chacune de vos informations.

De cette manière, il sera simple d’inscrire cette référence sur vos documents.

De plus, cela facilitera le retour sur vos informations.

Besoin d’une information rapidement, pourquoi ne pas utiliser votre cellulaire ou votre tablette ?

Démarrage

Avant de commencer a travaillé dans votre comptabilité, il vous suffit de créer vos périodes comptables.

Période

Lors de votre première année, vous devriez faire une période de clôture afin d’y inscrire votre transaction d’ouverture. Celle-ci comportera toutes les soldes initiaux de votre système.

Pour ce faire, vous devez aller sur onglet « comptabilité » puis sélectionner l’onglet  « périodes ». Afin de maximiser votre temps, nous vous conseillons de créer toutes les périodes pour une année complète soit 12 périodes à périodicité mensuelle.

onglet période

une fois dans onglet période

Prendre note que la première période aura la case « Parent » vide, car c’est la période #1. Par contre, la suivante devra avoir comme « Parent » la période précédante afin qu’elle possède le #2 et ainsi de suite.

ajout d'une périodeajout d'une deuxième période

visuel lorsque les périodes sont crééDe plus, la dernière période doit avoir la mention « date de fin d’année ».

Dernière période de l'anCharte de compte

Afin que votre comptabilité s’affiche de la même manière qu’un grand livre, vous devez associé un numéro comptable à vos types de lignes.

Vous devez donc avoir accès à vos paramètres afin de gérer les types de lignes d’achats qui se trouve dans onglet achat du haut, vente et salaire. Ensuite, sélectionnez chaque type de ligne puis leur ajouter un numéro selon votre charte de compte comptable. Le numéro dans être ajouter dans la section numéro et en sauvegardant va affecté le titre de la ligne.

Paramètre type de ligne

édit d'une type de ligneajout d'un numéro comptable a un type de ligne

visuel d'un ajout de numéro comptable à un type de ligne

https://XXX.phpreaction.com/invoice/line/type/

https://XXX.phpreaction.com/bill/line/type/

https://XXX.phpreaction.com/payroll/line_type/

Rattrapage des données antérieurs

Si vous désirer rattraper votre comptabilité sur plusieurs mois, il est préalable d’avoir votre tenue de livres est bien effectuer jusqu’à la date désiré.

Par la suite, vous pouvez vous rendre sur onglet comptabilité puis sélectionner l’onglet transactions.

Ensuite, il suffit de sélectionner dans la marge de gauche  » Transférer des transactions du système ERP » et d’y inscrire les dates et modules a rattraper.

Faite attention : vous ne devez pas transférer plus d’une fois un module avec les mêmes dates, si vous ne désirez pas avoir vos transactions en double.

Balancement des rapports

Avant de concilier votre relevé bancaire, vous devez vous assurer que vos soldes de comptes sont tous au bon montant et qu’il ne vous manque pas une transaction.

Vérification sommaire

Pour ce faire, validez les chiffres inscrits dans votre « balance de vérification » ce trouvant sous comptabilité dans onglet « comptes ».

Commencez par afficher l’intervalle de dates désirées (début du mois jusqu’à la fin mois). Vous verrez donc des soldes de grand-livre pour la période donnée.

Chacun des soldes seront comparable avec votre rapport par type de ligne disponible dans ERP sous onglet vente / achat/ salaire.

Puis si les chiffres d’une catégorie de compte ne vous semble pas possible, sélectionnez ce compte puis sortez « le rapport d’entrée pour le compte » cela va vous permettre de voir les transactions qui sont reliée à ce compte et de faire des changements si nécessaires à l’aide de la transaction.

Vérification détaillée (conciliation bancaire)

Par la suite, vous sélectionnez « comptes » sous onglet comptabilité pour vous dirigez vers la « conciliation bancaire ».

Une fois sur la conciliation bancaire, assuré vous d’y inscrire l’intervalle de dates pour le mois à concilier.

Afin de vous faciliter la tâche, vous pouvez vous baser rapidement sur le solde ouverture et le solde de fermeture de ce rapport.

Celui-ci devrait coordonner avec votre relevé bancaire.

Si un écart est observé, vérifiez que tous vos transactions sont bien inscrite dans votre conciliation et qu’il n’en manque pas une.

Période

Vous devez penser aller fermer votre période et y déposer les documents nécessaires à la traçabilité.

Pour fermer la période, vous n’avez qu’a ouvrir le cadenas en cliquant dessus.

De plus, n’oubliez pas de vérifier qu’il y a bien la période suivante de créer. Si vous approchez de votre fin d’année, nous vous conseillons de créer les périodes de l’année suivante ainsi qu’une de plus pour minimiser les risques d’erreurs.

La fin d’année civile

Il s’agit de la même date pour tous, soit le 31 décembre de chaque année.

Donc l’année civile est toujours du 1 janvier au 31 décembre.

Vous pouvez vous y préparer!

Mise à jour des taux spécifiques à l’entreprise (CSST …)
Les taux généraux ex : Les taxes canadiennes et DAS du Québec seront mis à jours par nos services centralisés.

Production des relevés des salaires
Avant de vous lancer, vous devez d’abord terminer le mois de décembre et fermer celui-ci.

Sommaire des salaires permet de générer vos rapports de T4 et R1
Rapport d’achats et de sous-traitants

Production du relevé de CSST
Effectivement un relevé de CSST pour la période civile doit être émis avant le 15 mars.

Cette déclaration doit être effectuée que vous ayez versé ou pas de salaires au cours de l’année.

Avant de vous lancer, vous devez d’abord avoir transmis le T4 et R1.

Comment produire le relevé annuel de CSST

On recommence
Une fois terminée la fin d’année civile pour votre entreprise, ce n’est pas fini !

La date limite pour les Fiducies est le 31 mars

Au tour du rapport d’impôt personnel pour le 30 avril.

Vous devriez déjà avoir votre T4 en main
À la recherche des autres pièces justificatives (T5 pour investissement, Frais de santé, …)

Questions
Est-ce que vous aimeriez une liste à cocher ?

La fin d’année fiscale

Si vous êtes incorporé, il s’agit de la fin de votre période d’exercice. Ex : 30 avril ou 30 septembre.

Sinon, le 31 décembre de chaque année avec une date limite au 15 juin.

Avant de vous lancer, vous devez d’abord terminer le mois de la période « mois de clôture » et fermer celui-ci.

Liste des éléments à effectuer :

La prise d’inventaire permettra la mise à jour de la valeur d’inventaire

Plusieurs méthodes permettent la prise d’inventaire (LIEN)

Regroupement des documents

État de comptes mensuels
Rapports gouvernementaux
Rapport de taxes : Preuve de paiement
DAS : Preuve de paiement
Acomptes Provisionnels : Preuve de paiement
Avis de cotisations de l’année précédente
Achat d’actif (+500$) : Preuves
Assurances

Envoyer l’information pour la fin d’année au comptable.

Pour finir, assurez-vous que la révision et changement au Registre des entreprises REQ à bien été fait afin de ne pas recevoir de pénalité.

Révision de l’année

Retour sur les états financiers
Budgets annuels
Réception des avis de cotisations

Annuel

On pense tout de suite à la fin d’année fiscale et civile…

Par contre, il y a plusieurs éléments qui devraient être révisés occasionnellement. Pour ne pas les oublier, nous vous suggérons de le faire annuellement.

Voici quelques exemples :

Révision des fournisseurs

Révision des prix d’achats

Révision des clients

Révision des produits

Nouveautés
Compétition
Obsolescence et désuétude
Coût de revient des produits

Révision des prix de ventes

Planification annuelle de haut niveau

Celle-ci pourra être détaillée lors de vos trimestres.

Révision de l’année antérieure
Définir les priorités et les objectifs