Mise en contexte
Les ventes sont au cœur de chaque entreprise. Sans elles, les entreprises ne parviendraient pas à opérer longtemps. La section du logiciel dédiée aux ventes permet d’effectuer un suivi pour un nombre de volets connexes : suivi des clients actuels ou potentiels, suivi des ventes à venir ou confirmées et suivi des paiements à recevoir.
En effectuant un suivi sur une base régulière, les entreprises qui utilisent la plateforme PHPReaction peuvent voir l’état des dossiers en cours, des dossiers terminés, des paiements reçus et des paiements à recevoir. Cette formule permet donc aux entreprises de garder un contrôle sur les avancements de divers dossiers et de relancer les clients en défaut de paiement au besoin.
Outre les suivis réguliers, le logiciel PHPReaction permet d’analyser le rendement de l’entreprise à plus long terme en fonction des catégories ou des périodes établies (semaine, mois et année). Également, il permet de se fixer des objectifs et de valider si ceux-ci ont été atteints ou pas.
Finalement, à court terme, le logiciel permet également de déterminer si l’entreprise a suffisamment de liquidité anticipée. Ceci permet de planifier adéquatement les achats ou les dépenses à couvrir.
Comment entrer des factures de ventes et des paiements ?
Pour créer une facture destinée à un client, vous devez :
A) Créez l’entête de votre facture
L’entête est la structure de votre facture. Procédez comme suit :
- Appuyez sur « Ajouter une facture »
- Ajoutez une date d’envoi
- Ajoutez une date d’échéance
- Au besoin, ajoutez le nom de l’employé responsable
- Ajustez le statut de la facture (facture envoyée ou pas)
- Au besoin, ajoutez une note à l’interne. Le client ne verra jamais cette note.
B) Créez les lignes de votre facture
Le contenu de la facture est divisé en lignes. On y indique ce que l’entreprise a vendu, à quel prix et à quelle quantité. C’est à cette étape que les taxes de vente seront comptabilisées.
- Ajoutez la nature de vos lignes : honoraires, matériel, ou autre selon le service ou le produit que vous avez vendu à votre client.
Comment entrer des ventes et des paiements ?
Une fois votre facture créée et envoyée au client, elle sera (en toute logique) payée par celui-ci. Ensuite, procédez comme suit :
- Changez le statut de votre facture de « envoyée » à « payée ».
- Entrez le montant du paiement, sa date et le mode de paiement utilisé (chèque, transfert bancaire, etc.).
- Au besoin, utilisez l’espace « Notes » pour inscrire des détails tels que le numéro du chèque ou la carte de crédit utilisée.
Si vous n’avez pas reçu de paiement pour une facture envoyée, vous pouvez aussi laisser une note de suivi dans le logiciel.
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