Il est parfois difficile de suivre et retrouver les erreurs du système de comptabilité automatique PHP Réaction. Mais le régénérateur de transactions comptables par différentiel est l’outil parfait pour remédier à ces situations.

Les transactions attendues sont celles que génère le système automatiquement en fonction de vos données existantes (voir générateur de transactions comptables).

La génération des transactions différentielles se base sur les transactions attendues de la ressource ainsi que l’impact actuel sur les comptes de comptabilité (par la ressource) pour déterminer les transactions à générer.

Comment connaitre les transactions attendues d’une ressource?

Pour commencer, vous devez accéder à la page de détails d’une ressource (pour l’exemple, nous allons utiliser une vente). Pour accéder aux ventes, nous devons aller dans la liste de ventes.

À partir de la liste de ventes, sélectionnez la vente dont vous voulez voir les transactions attendues.

À partir de la page de détails d’une ressource comptabilisable (par exemple, Vente), aller au bas de la page dans la section « Système » et cliquer sur le bouton « Transactions attendues de la ressource ». Il peut aussi être possible d’utiliser l’action « Transactions attendues de la ressource avec relation » pour voir aussi les transactions attendues des ressources en relation (par exemple, dans le cas d’une vente, pour voir les transactions attendues de la vente et des ses paiements).

Vous devriez maintenant être dans le rapport de transactions attendues. Les transactions attendues vous sont présentées sous forme de liste et il est important de noter que vous pouvez consulter les entrées des transactions en plaçant votre curseur sur les transactions attendues.

Vidéo de démonstration des rapports de transactions de la ressource (existantes) et des rapports de transactions attendues de la ressource.

Les impacts sont les transactions qui existent déjà dans le système et l’influence que ceux-ci ont sur les comptes.

Maintenant que l’on sait comment voir les transactions atttendues, nous sommes en mesure de déterminer si les transactions différentielles qui seront générées sont bonnes.

Pour faire le différentiel et en générer une transaction, le système fait la somme des montants des entrés des transactions attendues et des impacts, par ressource et par compte.

(somme des montants des entrés des transaction attendues d’une ressource X à un compte Y) – (somme des montants des entrés des transaction d’impact d’une ressource X à un compte Y) = montant de l’entrée générée.

Dans le cas où le système ne verrait pas de transactions attendues, mais un impact, ou vice-versa, l’initialisation de celui-ci se fait à 0.

Voici comment utiliser le générateur:

À partir de la page de détails d’une ressource comptabilisable (par exemple, Vente), allez au bas de la page dans la section « Système » et cliquez sur le bouton « Générer les transactions avec la différence manquante ».

Vous arrivez ensuite dans un formulaire de génération où vous devez sélectionner les transactions différentielles que vous voulez générer (s’il y en a, dans le cas où il n’y a pas de différences à générer, le générateur ne vous fournira pas de transactions à sélectionner). Comme dans les transactions attendues, vous pouvez consulter les entrées des transactions en plaçant votre curseur sur les transactions différentielles qui vous sont présentées.

Après avoir cliqué sur « Suivant », un aperçu de ce que vous avez sélectionné vous sera présenté.

Pour confirmer, cliquez sur « Soumettre ».

Après avoir confirmé la soumission du formulaire de génération, vous serez redirigé dans le rapport d’affichage des transactions de la ressource avec relations (donc par exemple une vente avec ses lignes et ses paiements). Vous pouvez donc voir que les transactions sélectionnées ont été générées.

En haut de la page, il y a un sommaire qui présente le total des entrées des transactions, par comptes.

Il y a donc le total débit (Dt), le total crédit (Ct) et la somme des deux (Montant).

Vidéo de démonstration de la génération de transactions différentielles par ressource.

Il est possible de générer des transactions différentielles massivement pour faire des corrections massives.

Cela consiste à faire une génération de date à date sur le type de ressource sélectionné (ex: lignes de ventes).

ATTENTION:  Puisque c’est une action massive, il est fortement recommandé de contre vérifier les dates et le type de ressource sélectionné avant la génération et de valider plusieurs transactions différentielles générées pour s’assurer de la validité des résultats.

Voici où trouver l’outil de génération de transactions différentielles massive.

À partir de la page de n’importe quelle page, cliquez sur « Paramètres » qui se trouve dans l’en-tête de la page.

Une fenêtre apparait pour mettre en garde sur la modification de paramètres.

Cliquez sur « Je ferai attention, promis! ».

Dans la page de paramètres, cliquez sur la section « Comptabilité ».

Ouvrez la section fermée de « Comptabilité » puis cliquez sur « Regénération massive des transactions du système ERP ».

Vous voici donc dans l’outil de génération massive de transactions différentielles.

Vous devez simplement sélectionner une date de début et une date de fin, puis sélectionner le type de ressource sur lequel appliquer la génération de transactions différentielles, puis cliquez sur « Soumettre ».

Vidéo de démonstration de la génération de transactions différentielles massive.