La dernière étape consiste à consolider l’organisation du projet en déterminant les échéanciers. 

 a) Estimer le nombre de jours nécessaires pour chaque tâche 

Aux étapes ultérieures, nous avons défini un nombre d’heures pour chaque tâche. À cette étape, il faudra convertir ces heures en jours afin de pouvoir créer un calendrier des échéances. 

La plupart des individus travaillent 8h. Alors, il faudra diviser le nombre d’heures totales (heures minimums) par 8h pour obtenir le nombre de jours nécessaires. Finalement, il faudra prendre en considération la marge (heures maximums) préalablement définie aux étapes ultérieures. 

Note : Il est probable que le résultat du calcul se termine par des décimales. Tâchez d’arrondir le résultat de chaque tâche à la hausse. Par exemple : Si le résultat est 3,12 jours, arrondissez-le à 4 jours plutôt qu’à 3. 

b) Tenir compte des projets en cours  

La plupart des individus en entreprise travaillent sur plusieurs projets à la fois. Lorsque vous déterminez vos échéanciers, il faudra tenir compte des autres projets sur lesquels chaque individu devra travailler. Il est rare qu’un employé puisse consacrer 100% de son temps à un seul projet. 

 c) Anticiper les imprévus 

Afin d’éviter les délais, il faudra tenir compte des imprévus qui puissent survenir au cours du projet. Voici 3 imprévus courants en entreprise :  

  i ) Les achalandages saisonniers 

Chaque secteur d’activité connait des saisons fortes. Par exemple, le temps des fêtes est une période achalandée pour les détaillants de jouets. Lors de la planification d’un projet, il est important de prendre en considération la période. Si le projet s’organise dans une période d’achalandage, il faudra allouer plus de temps afin que les employés puissent répondre à la demande saisonnière. Parfois, il est préférable de retarder le projet afin qu’il puisse débuter en dehors d’une saison forte. 

 

 ii) Les vacances  

Les vacances peuvent aussi jouer un rôle important dans le calendrier d’un projet. Il est donc important de prendre en considération la période des vacances et les jours fériés dans la planification des échéanciers. Idéalement, les projets d’envergure doivent s’opérer en dehors de la période des vacances afin de ne pas affecter la productivité des équipes de travail. 

 

 

 iii) Les aléas humains 

Ces imprévus sont difficiles à estimer. Or, il est important d’allouer des heures supplémentaires afin de contrer les retards causés par les aléas humains : perte de motivation, congés de maladie, roulement de la main-d’œuvre, problèmes de gestion du temps, imprévus familiaux, etc. Tâchez de prendre tous les facteurs humains en considération lorsque vous faites la planification de votre projet. De la sorte, vous éviterez les retards. Dans le même ordre d’idée, tâchez d’allouer les heures de travail consacré au projet de manière réaliste afin d’éviter que les employés craquent sous la pression.  

Par exemple,

imaginons que l’entreprise Bateaux inc. souhaite participer au salon des bateaux à Montréal. Le gestionnaire attribue la tâche d’organiser leur présence au salon à une équipe de travail de 2 employés à temps plein (40h par semaine, par employé. 80h au total.)  

 

Le gestionnaire estime que 100h seront requises pour compléter ce projet. Si les employés consacrent tout leur temps à ce projet, ils auront besoin de 1,25 semaine (100h / 80h).  

 

Cependant, le gestionnaire estime que les deux employés devront consacrer 20h par semaine (pour un total de 40h) à d’autres projets. Alors, il décide d’ajuster l’échéancier (100h / 40h). En prenant compte des autres projets, ils auront plutôt besoin de 2,5 semaines pour organiser leur participation au salon des bateaux de Montréal. 

 

Finalement, le gestionnaire décide d’allouer 3 semaines plutôt que 2,5 afin de tenir compte des aléas et des problèmes qui puissent survenir au cours de la planification.  

Jacques, le gestionnaire de 123 Sports est maintenant à l’étape d’établir les échéanciers pour l’ouverture de la nouvelle succursale en Abitibi.  

 

Il débute en convertissant les heures en journées de travail. Il divise donc le nombre d’heures par 8h. Il arrondira à la hausse les résultats qui ne sont pas des chiffres ronds. 

Finalement, Jacques vérifie la disponibilité de ses employés au cours de cette période. Il constate que personne ne sera en vacances. De plus, il s’agit de la période creuse pour 123 Sports ; ce qui permettra aux employés de consacrer tout leur temps à ce projet. Il n’y a donc pas besoin d’ajuster le calendrier.