AC202 – Formation sur la Cartographie des processus en entreprise

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La cartographie des processus de votre entreprise est un outil important de visualisation qui vous permettra de mieux comprendre les interactions au sein de votre entreprise. Ce processus peut être implémenté dans le cadre de votre planification et sert à concentrer vos efforts sur la création d’un « processus de valeurs ajoutées ». Finalement, la cartographie des processus permet de comprendre tout le étapes que parcourt votre produit.

Au terme de cette formation, les participants seront en mesure de faire l’examen complet des étapes, d’améliorer les procédures en place ou de se débarrasser des doublons. En devenant plus performant et concis, vous apporterez à votre entreprise de la valeur ajoutée.

Il est toutefois important de souligner que la cartographie des processus en entreprise requiert beaucoup de temps, d’échange entre les employés et de la collaboration entre les départements. Pour qu’il en vaille la peine, ce processus doit globalement couvrir l’ensemble des aspects de votre entreprise ; même s’ils semblent moins importants à première vue.

Cette formation est une suite indirecte à la formation «Chaîne logistique».

Êtes-vous curieux d’apprendre ce que la cartographie de vos processus peut apporter à votre entreprise? Avez-vous déjà décidé de passer à l’action?

Grâce à cette formation et aux concepts mis à l’étude, les gestionnaires de projet et leurs équipes seront en mesure de réaliser une cartographie des processus d’une entreprise.

La présente formation sera offerte par le biais d’un webinaire en direct. Alternativement et à votre demande, elle pourra aussi être offerte dans vos locaux lorsque possible.

Le contenu de la formation « Cartographie des processus en entreprise » est divisé en six grands thèmes. Ici-bas, vous trouverez les détails :

1 – Définition d’un processus
Au cours du premier thème de cette formation, nous tâcherons de définir ce qu’est un processus. Pour ce faire, nous mettrons à l’étude les diverses étapes d’un processus en entreprise. Nous aborderons également la séquence de transformation du processus : des entrants aux sortants. Afin de concrétiser les acquis de ce thème, nous conclurons en illustrant le processus par un exemple.

2 – Gestion des processus
Une fois les bases établies, nous pourrons passer à la gestion des processus en entreprise. Nous étudierons le niveau d’un processus, les processus macros et les processus détaillés. Afin de simplifier la gestion de leurs processus, les entreprises préconisent parfois le regroupement de ceux-ci en catégories. Nous mettrons donc à l’étude les types de processus et donnerons des exemples afin d’illustrer chacun d’entre eux. Finalement, nous conclurons le second thème en étudiant les processus les plus difficiles et complexes.

3 – Mise en situation réelle
À cette étape de la formation, nous appliquerons les acquis à des situations réelles en entreprise. Nous commencerons en conduisant une brève révision des notions de base en les comparant à la réalité des entreprises d’aujourd’hui. Ensuite, les participants seront appelés à faire la sélection d’un nombre de processus qui seront utilisés dans les thèmes suivants : un processus simple, un processus de production, un processus administratif et un processus alternatif.

4 – Étude et représentation d’un processus de «modélisation»
Le présent thème vise à démystifier le processus de modélisation en entreprise. Nous débuterons par l’étude de la technique de réversion qui vise à effectuer les étapes à partir de la fin ; ce qui requiert un niveau de réflexion accru. Nous concrétiserons ce concept avec un exemple en entreprise.

Nous aborderons également la question des intervenants impliqués dans le processus de modélisation et étudierons les étapes du processus décisionnel. Aussi à l’étude : la création de valeur et le diagramme structuré UML.

5 – Objectifs/Why
Au cours du cinquième thème, nous étudierons les situations actuelles et désirées des entreprises. De pair, nous aborderons la possibilité d’implémenter des étapes « transitoires », nous nous questionnerons quant à la nécessité des étapes actuellement en place dans le processus et évaluerons des options alternatives.

6 – Documentation des processus
La documentation des processus est une étape primordiale au bon fonctionnement de la plupart des entreprises. C’est pourquoi au cours de ce thème, nous tenterons de savoir si les processus des entreprises sont actuellement documentés, si celle-ci est facilement accessible et si elle est utilisée. Nous aborderons également la question des mises à jour de la documentation des processus et le rôle que jouent les employés dans cette tâche. Finalement, nous discuterons avec les participants de l’importance qu’a la documentation des processus en entreprise.

Formation et exercices pratiques : 32h 

Définition d’un processus

• La série d’étapes d’un processus
• Étude détaillée des étapes du processus
• Transformation des « entrants » pour produire un résultat « sortant »
  • Par exemple, pour couper du cuir, il faut un gabarit et du cuir.
    • Le résultat : des morceaux de cuir taillés.

Gestion des processus

• Étude du niveau d’un processus
• Survol simplifié :
  •  Processus macros (niveau de l’entreprise)
  • Processus détaillés
• Regroupement des types de processus 
  • Exemple des différents types de processus (Affaires, Production …) 
• Savoir où intervenir dans le processus
  • Quels sont les processus les plus « difficiles » ?
  • La complexité des processus
    • La taille
    • La durée

Mise en situation réelle

• Révision des notions de base et comparaison avec la réalité des entreprises
  • Sélection d’un processus simple dans l’entreprise
  • Sélection d’un processus de production dans l’entreprise
  • Sélection d’un processus administratif dans l’entreprise
  • Sélection d’un processus alternatif dans l’entreprise (une problématique)
• Les processus sélectionnés seront utiles au cours des prochains thèmes de la formation.

Étude et représentation d’un processus de «modélisation» 

• • Technique de réversion
  • Effectuer les étapes « à rebours » ; à partir de la fin
  • Puisqu’il est habituel d’effectuer les étapes du début à la fin, les effectuer à partir de la fin requiert un niveau de réflexion accru.
  •  Prenons l’exemple de la vente d’un produit :
    • Quelles étapes viennent après ?
    • Quelles étapes viennent avant ?
• Intervenants impliqués 
  • Parties prenantes (Stakeholders)
  • Diagramme de l’acteur
• Outils pour les diagrammes
  •  Par exemple : Visio et Gliffy
• Processus conditionnel / décisionnel
  • Déroulement étape par étape – diagramme décisionnel / Arborescences logiques
• Création de valeur / Value stream
• Diagramme structuré UML
  •  Informations par processus
  • Meilleurs diagrammes pour la modélisation

Objectifs/Why

• Situation actuelle – Situation A
• Situation désirée – Situation B
  • Possibilité d’étapes « transitoires »
• Est-ce que toutes les étapes actuelles sont nécessaires ?
  • Est-il possible de simplifier ?
• Évaluation des autres options
  • Cas alternatifs 

Documentation des processus

• Les processus sont-ils actuellement documentés ?
  • La documentation est-elle facilement accessible ?
  • Est-elle utilisée ? 
    • Utilisation dans la formation des employés
    • Utilisation dans au quotidien dans l’entreprise
  •  La documentation peut-elle facilement être mise à jour ? 
  • À quand remonte la dernière mise à jour ? 
  • Les employés participent-ils ?
• Importance de la documentation des processus 

Questions et réponses

Conclusion