Les entreprises adoptent une gestion trimestrielle afin d’évaluer la situation financière actuelle et de préparer la fin de l’année. La gestion trimestrielle se divise en trois grands volets. 

À la fin du trimestre, les gestionnaires ont le devoir d’analyser les données financières obtenues afin de connaître leurs résultats et de déterminer si les objectifs pour la période ont été atteints.  

En procédant ainsi, les entreprises parviennent à mieux comprendre l’impact de leurs décisions sur leurs objectifs. En fonction des résultats obtenus, de nouveaux objectifs peuvent être établis. 

Les retours trimestriels des résultats, du budget et des objectifs financiers de l’entreprise permettent aux gestionnaires d’établir des tendances. En analysant ces tendances, ils sont mieux outillés pour préparer la fin de l’année et anticiper l’état des résultats. 

Selon les résultats trimestriels, les gestionnaires doivent ensuite s’attarder au plan d’action et à son contrôle, ainsi qu’au budget et aux objectifs. Si les résultats trimestriels correspondent au budget qui avait été établi, les objectifs pourront être déployés. Au contraire, si le budget n’est pas respecté, il faudra ajuster les dépenses en conséquence. 

La dernière étape d’une gestion des trimestres est la prise d’inventaire. Si des stocks sont perdus ou périmés, la valeur de l’inventaire sera affectée. Il est obligatoire pour les entreprises de compléter une prise d’inventaire sur une base annuelle. Nous recommandons toutefois une prise d’inventaire ciblée pour chaque trimestre.  

À titre d’exemple, imaginons que les gestionnaires de l’entreprise ABC meubles, un distributeur fictif de meubles, cherchent à analyser les résultats du premier trimestre de l’année.  

En date du 1er avril, les dirigeants se réunissent afin d’évaluer les résultats du premier trimestre, la situation financière globale de l’entreprise et les stratégies à adopter pour le prochain trimestre. 

1 ) Ils débutent en faisant un retour sur les résultats, le budget et les objectifs qu’ils se sont donnés. Le rapport des ventes généré par le logiciel PHPReaction leur donne les résultats suivants : 

Revenus des ventes : 50 000 $  

Pour tout savoir du rapport des ventes de PHPReaction, appuyez ici ! 

Ensuite, ils décident de comparer les résultats du 1er trimestre de cette année (2020) avec ceux du 1er trimestre de l’année dernière (2019). Ils constatent une augmentation de 10 % des revenus comparativement à l’année dernière. 

Ils procèdent donc au retour des objectifs qu’ils s’étaient fixés. L’un de leurs objectifs SMART pour la période était d’améliorer les délais de livraison de 2 jours. Malheureusement, cet objectif n’a pas été atteint. 

Pour tout savoir des objectifs SMART, appuyez ici ! 

1 ) Une fois le retour sur les résultats complété, l’équipe de gestion va développer un plan d’action, ajuster le budget et mettre à jour ses objectifs. 

Ils commencent par établir trois objectifs pour préparer leur prochain trimestre : 

#1 Objectif financier 

Générer 52 000 $ en ventes. Il s’agit d’une augmentation de 2 000 $ comparativement au précédent trimestre. 

#2 Objectif de performance 

Réduire les délais de livraison de 4 à 2 jours ouvrables. 

 #3 Objectif de développement des affaires 

Trouver 3 nouveaux clients. Cet objectif représente l’acquisition d’un nouveau client tous les mois.  

Ensuite, les gestionnaires pourront établir un plan d’action afin d’atteindre leurs nouveaux objectifs. Ils planifient un plan d’action en 7 étapes : 

Étape 1 

Organiser une rencontre avec les employés afin de présenter les nouveaux objectifs. 

Étape 2 

Créer deux équipes de travail pour l’atteinte de ces objectifs. 

Équipe 1 : Employés du département des ventes 

Équipe 2 : Employés du département de la production 

Étape 3 

Crée des pistes de solutions pour atteindre les objectifs. Solliciter l’aide des équipes afin de trouver des solutions aux problématiques complexes qui surviennent dans le département des ventes et sur la chaine de production.  

Étape 4 

Choisir les pistes de solutions les plus susceptibles de générer les résultats escomptés. Prioriser les solutions jugées efficaces. 

Étape 5 

Mettre en action les solutions prioritaires.  

Étape 6 

Une fois les solutions en action, effectuer un suivi. Ajuster les approches au besoin. 

Étape 7 

Déléguer la supervision de l’atteinte des objectifs à un membre de chaque équipe. (Lorsque les solutions seront maitrisées par les équipes.) 

Ensuite, les gestionnaires pourront établir un budget afin d’atteindre leurs nouveaux objectifs. Pour ce faire, ils devront prendre en considération les moyennes trimestrielles des revenus et des dépenses de l’entreprise. À l’aide de ces données, ils pourront connaître les bénéfices moyens de l’entreprise et la limite budgétaire qu’ils devront établir. 

Moyenne trimestrielle des revenus pour les 5 dernières années 

44 000 $ 

Objectif 

Passer d’une moyenne trimestrielle de 44 000 $ à 48 400 $. Il s’agit d’un objectif d’augmentation de 10 %. 

Les gestionnaires sont convaincus qu’ils augmenteraient les revenus si l’entreprise fabriquait plus de chaises. Ils décident donc de déplacer 1 employé de la chaine de production des accessoires pour l’affecter à la fabrication des chaises. Pour refléter ce changement, ils décident d’établir 3 objectifs relatifs aux revenus générés pour chaque produit. 

Objectif 

Produire plus de chaises et augmenter les profits des chaises de 25 000 $ à 31 000 $. Il s’agit d’un objectif de 6 000 $. 

Objectif 

Maintenir les revenus générés par les tables. 

Objectif 

Puisqu’un employé passera de la fabrication des accessoires à celle des chaises, les gestionnaires anticipent une baisse des revenus des accessoires. Malgré ce changement, ils pensent pouvoir limiter les pertes de profits des accessoires à 4 000 $ ou moins. 

Voici le tableau des dépenses de l’entreprise selon les charges

Moyenne trimestrielle des dépenses pour les 5 dernières années 

32 000 $ 

Objectif 

Passer d’une moyenne trimestrielle de 32 000 $ à 30 000 $. Il s’agit d’un objectif de réduction des dépenses de 6,25 %. 

Pour se faire, les gestionnaires décident de réduire les frais de publicité de 10 000 $ à 6 000 $. Ils réinvestiront 2 000 $ dans l’achat de matériaux bruts pour la fabrication des chaises. 

 2 ) Une fois le plan d’action complété, les gestionnaires de ABC meubles procèderont à l’ajustement des stocks à l’aide d’une prise d’inventaire (auxiliaires des stocks). 

Tous les trimestres, ABC meubles procède à une prise d’inventaire. De la sorte, les gestionnaires s’assurent d’être à jour sur l’état des stocks en inventaire et de passer toutes les commandes nécessaires. 

Pour tout savoir au sujet de la prise d’inventaire, appuyez ici ! 

Une fois la prise d’inventaire complétée, les dirigeants de l’entreprise génèrent et consultent le rapport d’inventaire financier de PHPReaction. Le rapport indique que la valeur de leurs stocks s’élève à 65 000 $. 

Voici le tableau des stocks. 

En consultant le tableau des stocks, les gestionnaires de ABC meubles constatent une augmentation de la valeur des stocks comparativement à l’année précédente. Cette fluctuation est le résultat d’une hausse des commandes en raison des prix plus avantageux obtenus à  l’achat de volumes plus importants. 

Pour tout savoir au sujet du rapport d’inventaire financier, appuyez ici !