Les auxiliaires automatisés sont tirés des transactions enregistrées dans le logiciel PHPReaction. Lorsque le logiciel détecte un auxiliaire, il déclenche automatiquement le processus d’écriture comptable approprié. 

Si le logiciel détecte une entrée qui n’est pas comptabilisée (qui n’est pas un auxiliaire), il archivera la transaction au bon endroit sans toutefois l’inscrire dans la comptabilité. Par exemple, le logiciel archivera une soumission au module des ventes, mais n’ira pas l’inscrire dans la comptabilité puisqu’il s’agit d’un élément qui n’est pas comptabilisable.  

À titre d’exemple, imaginons que l’entreprise ABC meubles, un distributeur fictif de meubles, vient de compléter la vente d’un lot de chaises à son principal client : les distributeurs North Way 123. Le montant de la vente s’élève à 5 000 $. 

Une fois la vente complétée, un employé l’enregistre dans le logiciel PHPReaction. Automatiquement, le logiciel calculera les taxes, ajoutera ce revenu à la catégorie « Chaises » et attribuera cette vente au compte client « North Way 123 ».  

Le mois suivant, North Way 123 demande à ABC meubles de leur fournir une soumission pour l’achat d’un second lot de chaises. Un employé prépare la soumission, l’envoie à North Way 123 et l’inscrit immédiatement au logiciel PHPReaction.  

Puisque la soumission n’est pas une transaction, le logiciel ne l’inscrira pas dans le livre comptable.