La prise d’inventaire est un processus comprenant un nombre d’étapes. Chacune des étapes à suivre joue un rôle important dans le succès de la prise d’inventaire. Voici les étapes que PHPReaction vous conseille de suivre afin de réussir votre prise d’inventaire. 

Avant de procéder à une prise d’inventaire, il faut d’abord la planifier ! C’est grâce à cette planification que votre prise d’inventaire sera efficace, précise et ordonnée.  

Commencez votre période de planification en choisissant la méthode qui saura répondre à vos besoins. Souhaitez-vous procéder à une prise d’inventaire complète, partielle, périodique ou autre ?  

PHPReaction a publié une liste de méthodes de prise d’inventaire. Appuyez ici pour la consulter ! 

Ensuite, il faudra décider de la date à laquelle votre entreprise procèdera à la prise d’inventaire ainsi que les échéances pour la complétion de celle-ci. Assurez-vous de choisir une date susceptible de permettre à tous les individus nécessaires de se libérer de leurs tâches quotidiennes. 

Lorsque vous aurez déterminé la méthode et la date pour votre prise d’inventaire, vous pourrez solliciter l’aide des individus de l’entreprise. Assurez-vous de choisir des individus qualifiés ou encore, d’offrir la formation nécessaire aux nouveaux participants. Afin de faire de votre prise d’inventaire un succès, assurez-vous que tous les individus sélectionnés comprennent le processus et les méthodes à adopter. 

Chaque individu devra être affecté à une responsabilité précise. Parmi celles-ci :  

Dénombrement 

Le ou les individus responsables du dénombrement s’occupent de compter les stocks présents dans l’inventaire physique. Ils doivent prendre ces quantités en note afin de pouvoir rapporter les résultats au terme de la prise d’inventaire. 

Dénombrement « prise d’inventaire » avec PHPReaction

Vérification 

Le ou les individus responsables de la vérification doivent s’assurer de l’exactitude du dénombrement. Si des écarts entre le dénombrement et la vérification sont recensés, il faudra procéder à un recomptage de la section en question. 

Produits  

Le ou les individus responsables des produits sont ceux ayant une excellente connaissance des stocks et de leurs emplacements. Ils jouent le rôle de guides lorsque les autres individus ont des questions au sujet de l’inventaire, des stocks ou de leurs emplacements. 

Système de gestion  

Le ou les individus responsables du système de gestion sont ceux ayant une excellente connaissance des procédures à suivre pour la prise d’inventaire. Ils jouent le rôle de guides lorsque les autres individus ont des questions quant aux procédures ou à la manière dont les stocks sont gérés. 

Une fois la planification complétée, vous pourrez passer à la préparation en vue de votre prise d’inventaire. Cette période de préparation se divise en 3 tâches principales : 

La mise à jour des mouvements 

Avant de procéder à la prise d’inventaire, assurez-vous de mettre à jour les mouvements qui pourraient modifier les résultats : les retours, consignes, bris, réceptions, mises de côté, etc. Il faut s’assurer de prendre ces mouvements en considération avant de procéder au décompte, sans quoi plusieurs erreurs peuvent survenir.  

La révision des stocks 

Ensuite, assurez-vous de faire une révision de tous les emplacements de vos stocks. En procédant à cette révision avant la prise d’inventaire, vous éviterez les complications liées à la localisation des stocks. Nous vous recommandons de procéder une section à la fois afin de ne rien oublier.  

La formation 

Il se peut que les individus participant à la prise d’inventaire en soient à leur toute première expérience. Si tel est le cas, il faudra s’assurer de fournir une formation adéquate afin de les outiller dans ce nouveau défi. Cette formation doit couvrir le processus de la prise d’inventaire, les supports matériels utilisés, les résultats escomptés et tout autre élément pertinent. Nous vous invitons à utiliser des exemples concrets afin d’illustrer les tâches à compléter.  

Une fois les étapes ultérieures complétées, il est maintenant temps de procéder à la prise d’inventaire . Voici les deux prises d’inventaire abordées : 

La prise d’inventaire sur papier 

 Dans ce chapitre, nous définirons comment procéder à une prise d’inventaire à l’aide de supports physiques (carnets de notes, documents en papier, etc.).

Prise d’inventaire ERP

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