Les rapports rassemblent des documents et des données connexes recueillies au cours d’une période donnée. Les rapports ont des fréquences variables ; certains sont mensuels, d’autres annuels, etc. L’étendue des rapports pouvant être créés en entreprise est vaste. Vous pouvez décider de travailler avec des rapports de ventes, des rapports d’inventaire, des rapports généraux, etc.  

La plupart des rapports sont composés d’une combinaison des éléments suivants : 

• Des listes 
• Des sommaires 
• Des résumés écrits 
• Des graphiques 
• Des tableaux 

Les listes 

Les entreprises sont appelées à gérer plusieurs documents à la fois. C’est pourquoi plusieurs entreprises adoptent des listes de référence afin de recenser les rapports qu’elles produisent.  

Ces listes sont généralement organisées en fonction de l’année de production des rapports. Ensuite, les rapports sont triés en fonction de chaque secteur de l’entreprise et selon les fréquences de production.  

Les sommaires 

Les sommaires servent à afficher les sections comprises dans un rapport. Il s’agit d’une table des matières faisant état des thèmes abordés, des numéros de pages et des sous-sections du rapport.  

Les résumés écrits 

Certains rapports comprennent des résumés écrits afin de synthétiser les conclusions de certaines sections. Les résumés écrits permettent aux individus concernés de comprendre l’essentiel du rapport sans avoir besoin de le lire dans son entièreté. 

Les graphiques 

Les graphiques servent à organiser les données des rapports de manière visuelle, simple et précise. Grâce aux graphiques, il est possible d’observer les tendances, les quantités, les valeurs, et toutes autres données pertinentes. Parmi les graphiques les plus couramment utilisés par les entreprises, on trouve : 

 1) Les histogrammes 

Fonction principale : Illustrer une tendance 

Les histogrammes illustrent des valeurs en fonction d’une fréquence donnée. Ils peuvent illustrer plusieurs données au cours de la même période. Par exemple, la croissance du chiffre d’affaires, la valeur du budget annuel, etc. Les histogrammes sont les rapports les plus couramment utilisés en entreprise.   

 2) Les diagrammes circulaires 

Fonction principale : Illustrer des répartitions 

Les diagrammes circulaires servent à illustrer la répartition d’un groupe de données rapporté en pourcentage.  Par exemple, les diagrammes circulaires sont fréquemment utilisés afin d’illustrer la répartition d’un budget annuel.  

 3) Les graphiques à cadrans  

Fonction principale : Effectuer des suivis 

Les graphiques à cadrans sont excellents afin de surveiller le progrès des données. Les graphiques à cadrans utilisent souvent des indicateurs simples. Le système des feux de circulation est souvent employé :  

Le vert : Positif 

Le jaune : À surveiller 

Le rouge : Négatif 

Par exemple, les graphiques à cadrans peuvent servir à surveiller la quantité d’un inventaire : 

Indicateur vert : le niveau de l’inventaire est satisfaisant. 

Indicateur jaune : le niveau de l’inventaire est satisfaisant, mais il est temps de commander des stocks. 

Indicateur rouge : le niveau de l’inventaire n’est pas satisfaisant et nuit au bon fonctionnement de l’entreprise. 

 Les tableaux pour les données générales  

Les tableaux de données générales regroupent des données connexes afin qu’elles puissent être analysées d’un seul coup d’œil. Par exemple, un tableau des revenus détaillera la somme des différentes sources de revenus et les comparera aux données de l’année précédente. D’un seul coup d’œil, les individus concernés parviendront à identifier les sources de revenus qui ont augmenté et celles qui ont diminué comparativement à l’année précédente.