Les salaires des employés sont soumis à un nombre de prélèvements variant d’un individu à l’autre. Le risque de commettre des erreurs est donc élevé. Les erreurs liées au traitement des paies (erreurs de calcul, sélection des mauvais taux, etc.) peuvent se traduire par d’importants impacts financiers puisque les montants n’ayant pas été traités adéquatement devront être remboursés au terme de l’année civile. À l’aide des relevés T4 et des relevés 1, un calcul sera effectué en fin d’année afin d’identifier le manque à gagner et le montant à rembourser. C’est pourquoi la saisie automatique des paies évite de commettre des erreurs de tout genre. 

À titre d’exemple, imaginons que la comptable de l’entreprise ABC meubles, un distributeur fictif de meubles, révise les paies pour l’année 2020. 

En révisant le dossier, la comptable se rend compte que l’entreprise a fait une erreur avec le taux de cotisation au Fonds des services de santé du Québec (le FSS). Plutôt que d’utiliser le taux de 1,65% pour l’année 2020, ils ont utilisé le taux de 1,7% de 2019.  

Résultat : ABC meubles a envoyé trop d’argent au FSS.  

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En révisant le dossier de ABC meubles en fin d’année civile, la comptable constate que l’entreprise n’a jamais procédé à l’ajouté du taux de CNESST qui lui a été fourni au cours de l’année. 

Résultat : ABC meubles doit rembourser un imposant montant à la CNESST. 

Les entreprises qui utilisent la plateforme PHPReaction n’ont pas besoin de se soucier de mettre à jour les taux pour les salaires. Le logiciel s’assure que les taux soient automatiquement mis à jour !  

D’autre part, les entreprises qui utilisent le logiciel PHPReaction pour préparer les paies peuvent aussi faire un suivi des feuilles de temps de leurs employés et accéder aux heures travaillées par chacun d’entre eux. Grâce au logiciel, à ses étapes méticuleusement pensées et à son approche automatisée, les entreprises évitent les oublis et les erreurs de calcul.  

Le logiciel PHPReaction peut aussi faciliter la gestion des relevés d’emploi à la fin du travail d’un employé. Le sommaire des salaires permet aux entreprises de compléter les relevés d’emploi.  

Notons toutefois que les entreprises doivent suivre une série d’étapes importantes lorsqu’elles commencent à embaucher des employés et à verser des salaires. Par exemple, il faut s’inscrire avant de pouvoir verser la première paie. Nous approfondirons toutes les étapes à suivre au cours d’un autre module.