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Stratégie pour informatiser les processus

Mise en contexte

Informatiser une portion de ses processus n’est pas toujours une tâche facile pour les entreprises. La stratégie suivante vous permettra d’entamer le processus d’informatisation sans tracasElle se décline en 4 étapes : 

Les 8 étapes

 1) Identifier des objectifs atteignables et définir l’ampleur de l’informatisation  

Avant d’entamer le processus d’informatisation, tâchez de définir des objectifs atteignables. Posez-vous les questions suivantes : 

 

  • Quelles portions de vos processus souhaitez-vous informatiser ? 
  • Quelles sont les motivations qui vous poussent à informatiser vos processus ? 
  • Quels sont les problèmes que vous souhaitez régler grâce à l’informatisation ? 

 

2) Déterminez vos besoins informatiques 

Vos besoins détermineront les outils dont vous aurez besoin pour procéder à votre informatisation. Par exemple, si vous avez pour objectif d’informatiser votre processus de comptabilité, vous aurez besoin d’un logiciel comptable.  

 

Cette étape peut être difficile si vous ne connaissez pas les outils disponibles. Nous pouvons vous aider à déterminer vos besoins et à adopter les bons outils informatiques. Contactez-nous dès aujourd’hui.  

 

3) Quantifiez les ressources à votre disposition et créez un échéancier 

Lorsque vous aurez déterminé vos besoins ainsi que vos objectifs, il faudra déterminer les ressources à la disposition de votre entreprise pour procéder à l’informatisation. C’est à cette étape que vous déterminerez l’ampleur que peut prendre le projet en fonction de vos ressources. Demandez-vous :  

 

  • Quel est le budget alloué à l’informatisation ? 
  • Avons-nous les infrastructures nécessaires pour y arriver ?  
  • Capacité électrique du bâtiment 
  • Réseau internet / Wi-Fi 
  • Etc.  

Lorsque vous aurez quantifié vos ressources, vous serez en mesure de mieux comprendre les investissements préliminaires que vous aurez besoin de faire et les limites de votre projet d’informatisation. Vous pourrez donc procéder à établir un calendrier avec des échéanciers atteignables. 

 

  4) Mobilisez votre équipe 

En apportant des changements à vos procédures, vous devrez compter sur la collaboration de tous les membres de votre équipe. Assurez-vous donc de leur expliquer les bénéfices de l’informatisation et les impacts potentiels que ce processus pourrait avoir sur leur travail à court et moyen terme.   

 

 

  5) Rassemblez les données à informatiser 

Il est maintenant temps de procéder à la phase la plus cruciale du projet. À cette étape, il faudra rassembler l’ensemble des documents physiques qui devront être informatisés. Tâchez de les organiser de manière logique. Par exemple, si votre entreprise vise à informatiser ses processus comptables, rassemblez tous les documents comptables pertinents et regroupez-les en fonction de la nature de chaque document. 

  

  6) Préparez le système informatique et procédez à des tests 

À cette étape, il faudra procéder à l’installation du ou des logiciels dont vous aurez besoin. La plupart des logiciels modernes ne requièrent pas d’être un expert en informatique pour en faire l’installation. Toutefois, si vous souhaitez avoir de l’aide, n’hésitez pas à nous contacter. À cette étape, vous aurez également l’occasion de vous familiariser avec votre nouveau logiciel. Pourquoi ne pas procéder à quelques tests pour vous familiariser ? 

 

  7) Entrez vos données 

Le grand jour est arrivé ! Il est maintenant temps d’informatiser vos données physiques. Pour vous faciliter la tâche, mobilisez votre équipe et procédez une catégorie à la fois. Cette tâche peut prendre plusieurs heures. C’est pourquoi la planification ultérieure vous sera utile !  

 

  8) Formez les employés 

Finalement, la dernière étape consiste à former les employés de l’entreprise afin que la transition d’un processus physique à un processus entièrement informatisé se fasse aussi simplement que possible. Il est possible que certains individus fassent preuve de réticence à adopter de nouvelles méthodes de travail. C’est pourquoi il est important de vous rendre disponible pour répondre à toutes leurs questions, plus particulièrement au cours des premiers mois suivant l’informatisation.  

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