L’utilisation des indicateurs est relative à l’action posée en entreprise. Voici les 3 principales raisons pour utiliser les indicateurs :  

1- Surveiller les activités de l’entreprise  

Sur une base régulière, les gestionnaires doivent surveiller la performance globale de l’entreprise. Les indicateurs permettent de faire ce suivi et donnent aux gestionnaires l’opportunité de voir la performance de l’entreprise en temps réel selon des données fiables.  

Exemple 

Le gérant d’un commerce d’articles de sport vérifie le taux de satisfaction des clients chaque semaine afin de savoir si le service à la clientèle répond aux critères définis.   

Indicateur :  Le taux de satisfaction des clients 

Donnée mesurée:  Le niveau de satisfaction des clients  

Action :  Suivi de la performance du service à la clientèle  

2- Prendre des décisions éclairées  

Les indicateurs aident à prendre des décisions éclairées puisqu’ils découlent de données réelles. Les données sont des informations internes, précises et basées sur l’historique de performance de l’entreprise.  

Exemple 

Le gérant d’un commerce d’articles de sport vérifie le taux de satisfaction des clients chaque semaine afin de savoir si le service à la clientèle répond aux critères définis.   

Imaginons que la note de passage (l’indicateur) définie par le siège social est de 4/5. Depuis 2 mois, le gérant du commerce constate que le niveau de satisfaction de ses clients s’élève à 3/5. Ce résultat est sous la note de passage définie par le siège social. Il prend donc la décision d’organiser un avant-midi de formation portant sur le service à la clientèle. Tous les employés de la succursale sont conviés. Le gérant espère pouvoir améliorer le taux de satisfaction de la clientèle d’ici 2 mois.  

3 – Faire des investissements stratégiques 

Les gestionnaires d’entreprises sont appelés à constamment faire des investissements. Ces investissements peuvent prendre plusieurs formes : immobilier, équipements lourds, etc. Les investissements jouent un rôle important pour plusieurs entreprises. Il est donc important d’adopter une approche stratégique. Les indicateurs peuvent contribuer à établir des stratégies d’investissements efficaces puisqu’ils offrent les outils d’analyse nécessaires pour évaluer la performance actuelle de l’entreprise.   

Exemple 

Le gérant d’un commerce d’articles de sport a pour objectif d’augmenter les revenus des ventes en succursale. Afin de bâtir une stratégie cohérente, il se basera sur les indicateurs de performance. Selon les indicateurs, le panier moyen d’achats s’élève à 24,50$ ; ce qui n’est pas suffisamment élevé. Il prend donc la décision d’investir dans l’approvisionnement d’articles complémentaires à ses produits vedettes afin d’augmenter la valeur moyenne du panier d’achats. 

Les indicateurs sont basés sur les données d’entreprise et sont majoritairement présentés sous forme de graphiques.  

L’affichage en pourcentage est le plus couramment utilisé en entreprise puisqu’il est simple à lire et à comprendre. L’affichage par moyennes est aussi préconisé ; par exemple, la moyenne du panier d’achats. 

Pour qu’un indicateur soit utile, il doit être affiché en montrant son évolution dans le temps. Par exemple, un indicateur de conversion obtenu au mois de juin 2021 pourrait être comparé avec celui obtenu en juin 2020. 

 Conversion en juin 2021 :  3,56% 

Conversion en juin 2020 : 3,20% 

Différentiel : 10% 

Les indicateurs visent à informer les acteurs du processus en fonction des données recueillies. La fréquence à laquelle les indicateurs sont utilisés joue donc un rôle important dans la gestion du processus de décisions basée sur des données.  

Dans la plupart des cas, les indicateurs utilisés en entreprise n’ont pas besoin d’être analysés chaque jour ; même si l’indicateur est calculé sur une base journalière.  

Prenons l’exemple suivant des ventes par jour pour une entreprise : 

Ventes du lundi : 10 000 $ 

Ventes du mardi : 11 000 $ 

Ventes du mercredi : 5 000 $ 

Ventes du jeudi : 10 000 $ 

Ventes du vendredi : 11 000 $ 

Bien que l’indicateur soit calculé tous les jours, dans ce cas précis, il est probablement préférable de le calculer à la semaine. Les ventes du mercredi ont été plus faibles que les ventes des autres jours. Or, en regardant l’ensemble de la semaine, il semble s’agir d’un cas isolé plutôt que d’une tendance à la baisse. La fréquence d’analyse de cet indicateur joue donc un rôle important à la compréhension du portrait global de la situation.  

Création et mise à jour des indicateurs : optimiser la performance 

Créer des indicateurs et les mettre à jour fréquemment peut s’avérer être une tâche complexe pour le système. Si vous comptez mettre à jour vos KPI chaque minute, votre système pourrait ralentir puisqu’il s’agit d’une tâche lourde à traiter.  

C’est pourquoi il faut optimiser la performance de la création et de la mise à jour des indicateurs. Afin de conserver l’efficacité du système, il est idéal de limiter la fréquence de mise à jour des indicateurs. Il est donc préférable de mettre à jour les indicateurs dont vous avez besoin, plutôt que de mettre à jour tous les indicateurs à la fois.  

Par exemple, une entreprise souhaite entrer un indicateur de revenus dans leur système. Est-il vraiment nécessaire de mettre à jour les revenus de l’entreprise chaque minute ? Il serait plutôt conseillé de mettre à jour l’indicateur toutes les 5 heures afin d’améliorer la performance du logiciel.