Passez au numérique, une vie sans papier !

Pourquoi un « Bureau sans papier » ?

L’objectif est d’éliminer le papier dans la gestion quotidienne.

Les avantages du « sans-papier » :

• Efficacité
• Rapidité
• Possibilité de mettre des références (liens) entre vos documents
• Travail collaboratif (Il est possible de travailler à plusieurs utilisateurs sur un même document qui est classé une seule fois.)
• Envoi par courriel facile

Traçabilité

L’idée est de conserver les traces de vos envois et réceptions par courriel. Par exemple, il est facile de sauvegarder votre « accusé de réception » dans votre boîte de courriels. Il est même possible de connaître l’auteur de chacun des changements effectués et ce qu’il a modifié.

Historique

Puisque l’historique ne prend pas d’espace, vous pouvez tout conserver, éviter les déplacements et y accéder de partout et en tout temps. Nul besoin de les traîner à la maison, ayez vos documents au bout des doigts.

Revenu Québec pousse les citoyens éliminer du papier en utilisant sa plateforme  » Mon dossier entreprise  ». Revenu Canada offre aussi sa version.

Soucis d’espace et réduction des coûts

Conserver l’essentiel dans votre bureau : une imprimante, une cartouche d’encre et quelques paquets de feuilles. Utilisez-les pour les cas exceptionnels.   Vous gagnerez en espace, en argent et en temps relié aux configurations à effectuer.

Sécurité

Il est facile d’avoir plusieurs copies et synchronisations de vos ordinateurs afin de ne jamais rien perdre. C’est aussi possible de mettre des groupes ou droits d’accès selon chacun des utilisateurs. Chaque personne a accès aux documents nécessaires seulement.

Il est possible d’avoir du « versionnage » c’est-à-dire que chacune des modifications est enregistrée pour être capable de revenir en arrière. Cela permet de connaître chacun des changements qui ont été effectués quand et par qui.

Pour les plus avancés, nous pouvons utiliser des mécanismes d’encryption (nous n’entrerons pas sur ce sujet)!

Bureau sans papier comment y arriver?

La clé pour réussir; patience et rigueur, Il s’agit d’un virage qui ne s’effectue pas en une journée. Allez-y une étape à la fois.

#1 Utilisation des documents électroniques

Sachez ouvrir et lire les différents documents numériques.

• Le PDF est le plus standard et suggéré pour l’échange d’informations entre compagnies. C’est un format simple et compatible.

Utilisez des documents de travail numériques/supports électroniques

• Le .DOC. DOCX et le. ODT pour le traitement de texte (Word)
• Le .XLS. XLSX. ODS pour les grilles de calcul (Excel)

#1,1 Classement de vos documents électroniques pour les retrouver facilement.

Souvent, il s’agit du même que vos papiers, mais sur votre « disque dur » ou support électronique. Le classement de documents numériques peut être effectué sur  le serveur local, GDrive, DropBox, Office365 ou autres.

#1,2 Collaboration de tous

Tous pour un et un pour tous : l’intelligence collective est que tous accèdent aux mêmes documents, les classent et les maintiennent ensemble !

Effectivement, puisqu’ils peuvent être partagés, nul besoin de conserve une copie.

# 2 Éviter de générer du papier

Impression PDF

Arrêtez les chèques papier !

• Faites des virements électroniques avec votre institution bancaire
• Payez électroniquement (Paypal, Stripe)
• Envoyez des courriels plutôt que des lettres ou des fax

En plus d’être écologique, c’est vraiment plus efficace.

• Plus rapide puisque la réception se fait normalement dans les 4 h suivant l’envoi
• Réduis le temps nécessaire à un envoi puisqu’il y a beaucoup moins de manipulation (impression, préparation de l’enveloppe, déplacement à la boite aux lettres)
• Réduit vos coûts (1 $ timbre postal + papier + enveloppe…) à presque gratuit.
• Évite de recevoir du papier en retour

Produisez vos documents/déclarations électroniquement

• DAS
• Taxes
• Impôts
• Relevés d’emploi T4/R1
• …

# 3 Éliminer le papier

Manipuler une seule fois le papier.

Demander une révision des processus d’affaires

Il est possible de rendre des documents papier en documents virtuels. Il s’agit de les numériser avec un numériseur ou un cellulaire.

# 4 Prévenir la réception de papier

Pour être plus efficace, demandez des factures par courriel. La plupart de vos fournisseurs devraient offrir ce service.

Vous serez surpris parfois, vous éviterez même des coûts !

Avisez vos partenaires de votre virage électronique :

1. Inscrivez-vous sur les plateformes
2. Demandez des documents électroniques
3. Sélectionnez des fournisseurs sans papier

Avisez vos clients de votre virage électronique pour :

1. Permettre les paiements électroniques
2. Inciter les clients aux paiements électroniques
3. Instaurer un frais modérateur pour couvrir vos frais si le client voulait une version papier

#5 Choisissez des fournisseurs sans papiers

Vos fournisseurs devraient :

• Produire des documents électroniques
• Recevoir des paiements électroniques

Voir les alternatives avec vos clients qui ne peuvent pas vous suivre dans le sans-papier :

• Avoir des frais de gestions pour compenser
• Refuser les paiements papier

#6 Sécurité/backup !

Bien que les papiers ont plusieurs faiblesses :

• Perte
• Eau
• Feu
• …

Les données informatiques ne sont pas à toute épreuve, c’est pourquoi avoir des copies de sauvegarde est nécessaire.