Table des matières

• Pourquoi utiliser l’import massif de données?
• Comment utiliser l’import dans PHPReaction?
• Explication sur les fichiers CSV
  • Standards des grilles CSV pour l’importation
  • Format et structure des grilles
  • Les types de données
• Création de grilles personnalisées pour PHPReaction
  • Métadonnées de PHPReaction
  • Les relations entre les données
• Vérifier ses données avant de faire l’import
  • Pourquoi vérifier ses données?
  • Comment vérifier ses données?
• Exemples de fichiers

Un outil d’import de données massif tel que fourni par votre ERP PHPReaction signifie qu’en quelques clics seulement, vous pouvez ajouter ou modifier d’un seul coup des centaines de produits, ventes, entrées en inventaire, etc. ! C’est un outil nécessaire lorsque vous voulez faire une migration de données, ou tout simplement lorsque vous manipulez beaucoup de données.

Pour une explication générale de l’utilité de telles importations et de leurs étapes préalables, référez-vous à la page suivante : https://phpreaction.com/fonctionnalites/assistance-importation/

L’importation des données se fait à l’aide d’un fichier de type CSV. Afin d’importer les bonnes valeurs et que le tout se fasse sans erreurs, il est important de structurer son fichier CSV de la bonne façon, c’est à dire en suivant les standards de fichiers d’importations PHPReaction CSV qui seront définis ci-dessous.

Pour ce qui est du format, il était précédemment mentionné que le type de fichier pour l’import serait CSV. En gros, un fichier CSV est une façon de structurer des données en les séparant toutes par des virgules. Heureusement, pour rendre la tâche plus facile, certains logiciels (notamment Microsoft Excel, LibreOffice Calc, MacOS Numbers, etc.) permettent de structurer ces données sous forme de grille. Ci-dessous se trouvent un exemple de CSV sous forme brute, et un exemple de CSV sous forme de grille.

Vous aurez pu remarquer qu’il est préférable de travailler sous forme de grille. En gros, le fichier CSV sous forme de grille est composé de deux parties principales : 

Les entêtes qui définissent les propriétés auxquels on veut attribuer une donnée

et

Les entrées qui représentent chacune un « objet » (par exemple un produit) que nous voulons importer. Chaque cellule de la ligne d’entrée représente la donnée indiquée par son entête respective.

Notez aussi qu’il ne faut laisser aucune cellule vide, car sinon cela créera une erreur d’import !

Tel que mentionné précédemment, chaque cellule de l’entrée indique la donnée respective à son entête. Cependant, tout dépendant de la propriété que représente cette entête, différents types de données devront être employés.

En gros, un type de donnée est une façon de représenter la donnée. Ce peut être sous forme de mots, sous forme d’identifiant unique (ID) d’une autre resource, sous forme de nombre décimal, etc. Ci-dessous se trouvent une liste détaillée de chaque type de donnée possible, ainsi que leur explication et un exemple l’utilisant.

Dans votre ERP, lorsque vous vous dirigez dans les Paramètres > Importer > Metadonnées > Metadonnées, vous pourrez voir une liste complète de tous les types de resources de votre ERP, et si vous cliquez sur l’une d’elle, vous pourrez voir toutes les propriétés de cette resource, ainsi que les types de données de ces propriétés. Cette de votre ERP est très utile à la construction de vos grilles CSV.

Ci-dessous se trouve donc un exemple de la procédure afin d’accéder aux propriétés et à leur type de données pour la création d’un produit.

Dans l’exemple ci-dessus, vous avez peut-être remarqué que lorsqu’une relation avec une autre resource était indiqué, il y avait un terme à côté. Dans le cas de l’exemple, le terme était « One to many« , pour indiquer qu’un produit (One) peut être lié à plusieurs traductions (Many). Ce terme indique donc le type de relation entre deux resources. On vous explique ici brièvement les relations possibles entre les resources, puisque tout dépendant du type de relation, l’approche pour la création de la grille CSV peut différer légèrement … :

• Si le type de relation est « One to many« , vous devrez créer la resource lors de l’import. Pour se faire, dans l’entête de la propriété dans votre grille, vous devrez faire référence à la resource à créer à l’aide d’une barre oblique « / », puis créer ses propriétés comme si vous étiez aussi en train de faire un fichier d’import de cette resource (voir l’exemple ci-dessous).
• Si le type de relation est « Many to one« , vous devez faire référence à la resource déjà existante. Pour se faire, vous pouvez laisser l’entête comme telle, mais comme valeur, vous devez fournir l’identifiant unique de la resource à laquelle vous faites référence.

Il est important de vérifier les données que nous entrons dans les grilles, afin d’éviter plusieurs types d’erreurs d’import. Ce genre d’erreur est souvent difficile à identifier, et est la plupart du temps lié à une mauvaise création du fichier d’import (mauvais en-têtes) ou à des références menant nul part.

Des références menant nul part / inexistantes sont la plupart du temps intégrées dans un fichier d’import de mise à jour (par exemple, mise à jour d’un produit selon son code client) ou lors de relations « Many to one » vers d’autres ressources (voir plus haut pour plus de détails).

Il y a plusieurs façons de vérifier ses données avant de les importer, mais la meilleure façon si vous avez beaucoup de données est de faire une comparaison brute avec les références utilisées.

Une comparaison brute serait donc de retirer une liste des données référées dans l’ERP (par exemple, tous les codes clients de produits présentement sur PHPReaction), prendre les codes clients qui sont dans le fichier d’import, et utiliser un outil de grilles (comme Microsoft Office Excel) afin d’identifier les valeurs « uniques » (donc les valeurs à SOUSTRAIRE du fichier d’import).

Voir l’exemple ci-dessous pour ce qui concerne cette opérations avec l’outil Excel.

Vous devez préalablement avoir exporté une liste des données référées dans votre fichier d’import (ex. tous les codes clients des produits présents sur PHPReaction).

Dans Excel : 

• Dans une colonne, copier / coller la liste des données référées (ex. les codes clients des produits) qui sont actuellement présentes dans PHPReaction.
• Dans une autre colonne, copier / coller la liste de ces données qui se trouvent dans votre fichier d’import.

Votre grille excel devrait donc ressembler à quelque chose comme cela : 

• Ensuite, sélectionnez ces deux colonnes (il faut que toutes les deux colonnes soient en bleu) et, dans votre barre d’outil (juste en haut de votre grille), sélectionnez l’option « Conditional formating« .
  
  
• Sélectionnez ensuite « Highlight Cells Rules » puis « Duplicate Values« .
  
• Dans le nouveau menu qui apparaît, cliquez sur la liste déroulante où il est présentement sélectionné « duplicate« , puis choisissez plutôt « unique« . Vous pouvez ensuite cliquer sur « OK« .
  
  
• Toutes les cellules qui sont « uniques » seront donc en rouge. Vous pouvez donc ignorer les cellules en rouge de la colonne de gauche, et vous concentrer sur celles de la colonne de droite. Ces cellules en rouge de la colonne de droite indiquent les références qui menent nul part et qui peuvent donc causer des erreurs. Il serait donc important de soustraire ces données de votre grille d’import.

Vous trouverez ci-dessous une liste des fichiers CSV d’imports tout de même populaires que vous pourrez télécharger et donc vous pourrez vous inspirer pour créer vos propres grilles CSV.