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Assistance à la tenue de livres avec PHPReaction

Perdu dans le papier ?

Réflexion stratégique

Ils est nécessaire de faire la tenue de livres afin d’être en mesure de mettre en relation les entrants et les sortants du compte bancaire.

De plus, la tenue de livres est la première étape pour l’obtention d’une comptabilité saine.

Par la suite, elle sera nécessaires pour la fin d’année fiscale afin de produire le rapport d’impôt (c’est une loi de produire votre rapport d’impôt).

Il est possible de gérer votre entreprise au niveau des opérations avec PHPReaction.

Grâce à ces rapports de gestion, vous pourrez transférer seulement vos chiffres des sommaires dans votre comptabilité.

Ceux-ci vous demanderont seulement quelques minutes par mois.

Bien sûr, il est préférable de conserver votre rapport comme pièce justificative.

C’est pourquoi nous vous encourageons de l’imprimer sous format PDF.

Effectivement, la comptabilité peut-être déléguée à l’interne comme à l’externe de l’entreprise.

Il vous faut simplement lui donner les accès aux rapports adéquats sur lesquels se trouveront les chiffres pertinents ainsi que leur justification.

Défis

Il est possible de faire la révision des ventes et achats avec vos relevé à chaque semaine.

La fréquence est un élément important. Moins nombreuses sont les transactions, plus c’est facile d’y voir clair.

Surtout ne pas attendre plus d’un mois! Un mois, c’est déjà très long pour retracer et corriger une erreur !

Dans les grandes entreprises, ils font même une révision des transactions journalières, et ce, dès le lendemain.

Dans le feu de l’action, il n’est pas toujours simple de savoir où nous sommes rendus.

De plus, il arrive de recevoir une facture en double.

Le système fait plusieurs vérifications directement à la saisie de l’information pour éviter les doubles informations.

Effectivement, c’est un  défi d’effectuer les tâches comptables d’une manière à ce qu’elle soit simple et reproductible par quelqu’un d’autre.

C’est pourquoi nous vous avons préparé ce guide, afin de vous assister à votre tenue de livres.

La tenue de livres est relativement lente, puisqu’elle est généralement effectuée 15 à 30 jours après vos opérations.

Puisque vous utilisez un système de gestion ERP, l’ensemble de vos données est facilement accessible.

Pourquoi attendre, faite vos rapprochements dès que vous en avez la chance.

Puisque le système est centralisé sur des serveurs, vous y avez accès via l’internet.

Donc, il est simple de travailler à distance.

La suite PHPReaction ne demande aucune installation ou configuration spécifique sur l’ordinateur.

Besoin d’une information rapidement? Utiliser votre cellulaire ou tablette.

Objectifs

Transférer l’information monétaire dans la tenue de livres efficacement.

Compléter les rapports officiels facilement.

Accéder à l’information au besoin

Avantages du logiciel

Grâce aux rapports du système, vous pouvez obtenir les chiffres pour payer vos taxes ou/ et DAS.

Puisque le système est centralisé sur des serveurs, vous y avez accès par l’internet.

Donc, il est simple et faire du travail à distance.

Surtout que la suite PHPReaction ne demande aucune installation ou configurations spécifiques sur l’ordinateur.

Grâce à l’exportation des sommaires de salaires, il est possible de sortir l’information pertinente d’un rapport.

De plus, il est possible d’imprimer votre rapport en PDF ou de le redemander au besoin.

Puisqu’il s’agit d’un système ERP, les données des rapports sont reliées directement avec leur source.

Quoi de plus simple pour trouver une réponse à vos questions et la justifier au besoin.

Le système produira un numéro unique pour chacune de vos informations.

De cette manière, il sera simple d’inscrire cette référence sur vos documents.

De plus, cela facilitera le retour sur vos informations.

Besoin d’une information rapidement, pourquoi ne pas utiliser votre cellulaire ou votre tablette ?

Mois Courant

Le mois courant consiste a entrer les données dans la plate forme afin d’être en mesure de fermer convenablement le mois tout en gardant une traçabilité respectable.

Entrer des données en quelques étapes (Ci-dessous).

Celle-ci va vous permettre de :

Vous trouverez ci-dessous les 4 étapes permettant la vérification de vos transactions

#1 SALAIRES : Auxiliaires des paies

Afin d’être en mesure d’effectuer la tenue de livre, vous devez commencer par confirmer que vos paiements de paie se retrouvent bien sur votre relevé bancaire.

Pour confirmer vos paiements de paiement, vous devez suivre les étapes suivantes:

  1. Allez sous onglet “Salaires” puis sélectionnez l’onglet “Paiements”
  2. Sélectionnez les dates désirés afin de vous permet de vérifier l’activité
  3. Sous onglet “confirmé”, vous pouvez sélectionnez “non” afin de voir seulement les paiements qui ne sont toujours pas confirmez
  4. Par la suite, confirmez que la paie a bien passée dans votre compte bancaire Confirmer un paiement pour identifer ceux qui sont encore en circulation – Paie

Ensuite, insérez les dates du mois ou du jour que vous désirer confirmer.

Pour confirmer, il suffit de sélectionner le cadenas.

#2 VENTES : Auxiliaires des ventes

Après avoir confirmez les paiements de paie, vous devez confirmer que vos dépôts reliés aux ventes qui se retrouvent sur votre relevé bancaire.

Pour confirmer vos dépôts de ventes, vous devez suivre les étapes suivantes:

  1. Allez sous onglet “Ventes” puis sélectionnez l’onglet ” Revenus”
  2. Sélectionnez les dates désirés afin de vous permet de vérifier l’activité
  3. Sous onglet “confirmé”, vous pouvez sélectionnez “non” afin de voir seulement les paiements qui ne sont toujours pas confirmez
  4. Par la suite, confirmez que la vente a bien passée dans votre compte bancaire Confirmer un paiement pour identifer ceux qui sont encore en circulation – Revenu

 

 

#3 Achats : Auxiliaires des Achats

Après avoir confirmez les dépôts de ventes, vous devez confirmer que vos dépenses reliés aux achats qui se retrouvent sur votre relevé bancaire.

Pour confirmer vos dépenses, vous devez suivre les étapes suivantes:

  1. Allez sous onglet “Achats” puis sélectionnez l’onglet ” Dépenses”
  2. Sélectionnez les dates désirés afin de vous permet de vérifier l’activité
  3. Sous onglet “confirmé”, vous pouvez sélectionnez “non” afin de voir seulement les paiements qui ne sont toujours pas confirmez
  4. Par la suite, confirmez que l’achat a bien passée dans votre compte bancaire Confirmer un paiement pour identifer ceux qui sont encore en circulation – Dépense

#4 Inventaire : Auxiliaires des “stocks”

Puisque nous utilisons un principe d’inventaire permanent, il n’est pas nécessaire de le prendre tous les mois. Par contre, il est recommandé de faire la prise d’inventaire à chaque trimestre.

 

Une fois la tenue de livre mensuelles est terminé, vous devriez avoir tout les données nécessaire pour vous référer à la plate forme comptable.

Assistance à la comptabilité avec PHPReaction

Objectifs du trimestre

Il s’agit d’une bonne pratique d’avoir une démarche qui se précise au fil du temps.

Puisqu’il est impossible de tout prévoir à l’avance, il est important de faire une rétroaction et de raffiner la planification.

Rétroaction

  • Faire le suivi sur vos états financiers
  • Mise à jour et révision de vos budgets planifiés

Planification

  • Suivi de votre planification
  • Planifier les prochains trois (3) mois en détails
  • Prise d’inventaire

La prise d’inventaire : Auxiliaires des “stocks”

Il y a plusieurs méthodes de faire la prise d’inventaire.

Nous suggérons d’avoir des mécanismes de vérification d’inventaire évènementielle ou des prises d’inventaire partielles.

La prise d’inventaire événementielle vs. classique
  1. Réviser l’inventaire : Rapport de stocks
  2. Rapport d’inventaire financier pour connaître la valeur de votre inventaire

Complémentaire : Comment faire la gestion de votre inventaire physique jumelé à votre boutique en ligne?

La fin d’année civile

Il s’agit de la même date pour tous, soit le 31 décembre de chaque année.s

Donc l’année civile est toujours du 1 janvier au 31 décembre.

Vous pouvez vous y préparer!

  • Mise à jour des taux spécifiques à l’entreprise (CSST …)
    • Les taux généraux ex : Les taxes canadiennes et DAS du Québec seront mis à jours par nos services centralisés.

 

Production des relevés des salaires

Avant de vous lancer, vous devez d’abord terminer le mois de décembre et fermer celui-ci.

  1. Sommaire des salaires permet de générer vos rapports de T4 et R1
  2. Rapport d’achats et de sous-traitants

 

Production du relevé de CSST

Effectivement un relevé de CSST pour la période civile doit être émis avant le 15 mars.

Cette déclaration doit être effectuée que vous ayez versé ou pas de salaires au cours de l’année.

Avant de vous lancer, vous devez d’abord avoir transmis le T4 et R1.

Comment produire le relevé annuel de CSST

 

On recommence

Une fois terminée la fin d’année civile pour votre entreprise, ce n’est pas fini !

La date limite pour les Fiducies est le 31 mars

Au tour du rapport d’impôt personnel pour le 30 avril.

  • Vous devriez déjà avoir votre T4 en main
  • À la recherche des autres pièces justificatives (T5 pour investissement, Frais de santé, …)

 

Questions

Est-ce que vous aimeriez une liste à cocher ?

La fin d’année fiscale

Si vous êtes incorporé, il s’agit de la fin de votre période d’exercice. Ex : 30 avril ou 30 septembre.

Sinon, le 31 décembre de chaque année avec une date limite au 15 juin.

 

Avant de vous lancer, vous devez d’abord terminer le mois de la période “mois de clôture” et fermer celui-ci.

 

Liste des éléments à effectuer :

La prise d’inventaire permettra la mise à jour de la valeur d’inventaire

Plusieurs méthodes permettent la prise d’inventaire (LIEN)

 

Regroupement des documents

  • État de comptes mensuels
  • Rapports gouvernementaux
    • Rapport de taxes : Preuve de paiement
    • DAS : Preuve de paiement
    • Acomptes Provisionnels : Preuve de paiement
    • Avis de cotisations de l’année précédente
  • Achat d’actif (+500$) : Preuves
  • Assurances

 

Envoyer l’information pour la fin d’année au comptable.

 

Pour finir, assurez-vous que la révision et changement au Registre des entreprises REQ à bien été fait afin de ne pas recevoir de pénalité.

 

Révision de l’année

  • Retour sur les états financiers
  • Budgets annuels
  • Réception des avis de cotisations

Annuel

on pense tout de suite à la fin d’année fiscale et civile.

Par contre, il y a plusieurs éléments qui devraient être révisés occasionnellement. Pour ne pas les oublier, nous vous suggérons de le faire annuellement.

 

Voici quelques exemples :

Révision des fournisseurs

Révision des prix d’achats

 

Révision des clients

 

Révision des produits

  • Nouveautés
  • Compétition
  • Obsolescence et désuétude

Coût de revient des produits

Révision des prix de ventes

 

Planification annuelle de haut niveau

Celle-ci pourra être détaillée lors de vos trimestres.

  • Révision de l’année antérieure
  • Définir les priorités et les objectifs