DES TRANSACTIONS COMPTABLES AUTOMATISÉES AU PROFIT DE L’EFFICACITÉ

Mise en situation

Les erreurs comptables surviennent fréquemment lors de la saisie manuelle des données. C’est pourquoi les entreprises se tournent vers l’automatisation de certaines transactions comptables. Si vous aussi en avez assez des casse-têtes que crée la comptabilité manuelle, il est peut-être temps pour votre entreprise de considérer la tenue de livres automatisée.

 

Notre formation aide les entreprises à se départir des erreurs comptables courantes, en automatisant certaines transactions comptables. Vous apprendrez à gérer les comptes auxiliaires, à configurer les types et les états comptables, à opérer les automatisations et à tracer vos informations.

Contexte

Il est fréquent – et parfois coûteux – de commettre des erreurs lors de l’entrée manuelle de données comptables. C’est une des raisons qui a motivé la conception du système de transactions comptables automatisées et la façon dont il a été pensé. Celui-ci fournit aux utilisateurs un moyen simple et sécuritaire d’effectuer en grande partie de la tenue de livres automatisée. 

 

Les logiciels Ventes, Achats, Salaires et Inventaire permettent une écriture mensuelle uniforme et rigoureuse. Le système comptable PHPReaction, lorsqu’il est mis en relation avec cette opération, élimine les erreurs de transfert et permet de consigner l’ensemble des données au même endroit. L’obtention de rapports (taxes, déductions à la source, production de T4/R1) se veut également plus facile.

 

Cette formation intéressera particulièrement les responsables de la tenue de livres de l’entreprise.

Les objectifs de la formation

Cette formation permet l’intégration de la tenue de livres à l’interne, de sorte que l’entreprise devienne autonome en matière de gestion de ses finances. De cette façon, le ou les responsables pourront consulter les chiffres clés à tout moment et, ainsi, apporter les modifications appropriées à leurs activités et obtenir un meilleur rendement général. Ceux-ci seront également en mesure de configurer et de vérifier les transactions comptables automatisées.

Durée

Formation et exercices pratiques : 28h

Approche de formation

La formation sur la comptabilité avec auxiliaires sera donnée sur demande via un webinaire en direct ou dans vos locaux, lorsqu’il sera possible de le faire. Cette formation s’adresse aux responsables de la comptabilité interne ainsi qu’aux gestionnaires d’entreprises. Pour suivre cette formation, il est nécessaire d’avoir suivi la formation Utilisateur 101 et Utilisateur Avancé 201, Module: Vente, Module: Achat, Module: Paie et Connaissances comptables de base. Cette formation sera présentée en 4 volets spécifiques visant à guider l’usager à travers le processus de lecture de comptabilité du système ERP : 

 

1- Gestion des auxiliaires

Avant toute chose, il est essentiel de savoir où trouver les comptes auxiliaires. Nous verrons donc, en premier lieu, comment naviguer à travers la plateforme et trouver rapidement l’information pertinente. 

 

2- Configuration des types et des états comptables

Une bonne compréhension de l’importance et de l’impact de la configuration des paramètres utilisés lors des transactions automatiques, comme les « types » et les états « statuts », est cruciale. Nous verrons comment configurer les types et états « statuts » afin de maximiser l’efficacité du système de comptabilité automatisé, et pourquoi il est essentiel de le faire.

 

3- Opérations automatisées

Nous décortiquons, à travers divers exemples et simulations de cas de ventes, d’achats et de paies, les transactions automatiques résultantes afin de nous assurer que l’usager comprend parfaitement les écritures produites une fois le système de comptabilité automatisé PHPReaction activé. Nous apprendrons à effectuer des entrées manuelles, et dans quel type de situation il est préférable d’employer cette méthode. Nous aborderons également les dangers liés à cette pratique, de même que les bonnes méthodes à appliquer.

 

4- Traçabilité des données

Pour terminer, l’usager apprendra à retracer une transaction et à vérifier les entrées produites. À l’aide d’exemples, ce dernier sera introduit aux diverses méthodes mises en place pour trouver, retracer et contre-vérifier les données réelles.

Plan de cours

Retour sur la tenue de livres

  • Quel type de transactions doit-on transférer à la comptabilité ?
  • Type de lignes et sous-comptes
  • Exemple : un type de ligne de vente devient un nouveau sous-compte du compte « Revenu »
  • Autocréation des comptes manquants

 

Présentation du Grand Livre

  • Présentation de la navigation du Grand Livre
  • Retour sur la numérotation des comptes
  • Présentation de la référence unique

 

Formation sur la gestion des auxiliaires 

  • Intégration aux grands livres
  • Vues arborescentes

 

Configuration des types et états « statuts » comptables

  • L’importance d’une bonne configuration
  • Comment le faire
  • Mise en place de cas réels

 

Opérations automatisées 

  • Qu’est-ce qu’une transaction automatisée ?
  • Détection et prise en charge
  • Également fonctionnel avec les intégrations externes via « API », pont « middleware »
  • Ventes avec éléments connexes; ligne de ventes incluant les taxes et paiements
  • Achats avec éléments connexes; ligne d’achats incluant les taxes et paiements
  • Paiements avec éléments connexes; détails de la paie incluant les DAS et paiements
  • Impacts d’une erreur de transaction 

 

Traçabilité des opérations

  • Possibilité de consulter la provenance d’une transaction automatique et de cliquer directement sur le lien pour obtenir l’emplacement d’origine en référence
  • Suivi par étapes d’une transaction grâce aux notes de système détaillées
  • Reproduction de transactions à partir du système ERP
  • Consultation des transactions comptables à partir d’une origine de gestion ERP et de l’ensemble des transactions comptables en référence
  • Exemple : aperçu des transactions comptables à partir du paiement d’une vente
  • Exemple : aperçu de l’ensemble des transactions comptables connexes à partir d’une vente, y compris les lignes relatives à la vente et aux paiements

 

Génération massive de transactions

  • Effacer et réimporter une section 

 

Contre vérification

  • Comparer les résultats du Grand Livre avec les sommes des rapports vus dans la formation « Tenue de livres externe »
  • Exemple : un rapport de revenus par type de lignes devrait être semblable à l’auxiliaire de revenus

 

Exercices de mise place d’une transaction automatisée

  • Configuration des demandes de « type » et « d’état »
  • Transfert massif des transactions 
  • Confirmation des montants à partir de rapports
  • Modification des transactions de ventes
  • Modification de dates
  • Modification de montants
  • Changement de type
  • Changement d’état
  • Suppression d’une vente
  • Utilisation de l’historique afin de voir la traçabilité de chacun des changements

 

Questions et réponses

 

Conclusion

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