Projet201 – La gestion du changement : Un art qui s’apprend

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Les changements de direction et d’informatisation sont communs au sein d’une entreprise, ce qui peut parfois intimider les employés, qui se retrouvent alors face au changement.

Il s’agit d’une réaction tout à fait naturelle. Par contre, il faut minimiser et vaincre cette peur grâce à une bonne préparation, notamment en étant attentif aux besoins et attentes des employés. 

La formation « Implanter la dimension du changement dans vos projets » constitue une suite logique à la formation « Gestion de projet ».

Cette formation vise à habiliter le gestionnaire de projet et son équipe à avoir un impact durable sur l’entreprise en intégrant la dimension du changement aux projets, le tout en poursuivant les opérations de façon normale.

Formation et exercices pratiques : 24h

La formation sera donnée sur demande via un webinaire en direct ou dans vos locaux, lorsqu’il sera possible de le faire. La formation portera sur la gestion du changement et sera regroupée sous sept grands thèmes détaillés :

1- Communication au sein de l’équipe

2- Évaluation des risques 

3- Formation et implication des employés

4- Planification de la transition

5- Planification de l’échéancier et des délais 

6- Saisir les opportunités

7- Utilisation des outils de travail et de suivi

1- Communication au sein de l’équipe : 

Nous verrons pourquoi il est important d’assurer une bonne communication, à l’interne comme à l’externe. Afin de prendre les bonnes décisions, chaque département doit s’assurer d’avoir en main tous les renseignements disponibles et que ces derniers soient divulgués efficacement, à l’aide des moyens mis en place et selon les objectifs communs de l’organisation. 

2- Évaluation des risques :

Nous verrons pourquoi chaque projet ou changement nécessite une évaluation minutieuse des risques. Il est important d’évaluer le projet dans son ensemble et avec le maximum de données afin d’éviter les mauvaises surprises, qui risqueraient de compromettre sa réalisation. Il faut toujours assurer la viabilité du projet. 

3- Formation et implication des employés :

Une formation doit être offerte aux employés avant tout processus de changement. Cela permet d’assurer que toutes les personnes impliquées ont les connaissances et les compétences nécessaires à la réussite de l’implantation du changement. Évitez les mauvaises surprises, les pertes de temps et les frustrations causées par une mauvaise utilisation des outils mis à votre disposition. 

La résistance au changement représente un frein majeur à l’implantation de

nouveaux projets. L’implication et la collaboration des employés sont primordiales dans ce processus. Pour ce faire, il est important d’avoir des objectifs communs.

4- Planification de la transition :

Afin que la transition soit faite de manière efficace, il faut prendre en compte la situation initiale de l’entreprise et des individus, c’est-à-dire leur point de départ. Il est toutefois possible que le chemin emprunté ne vous mène pas en ligne droite et requiert le suivi de plusieurs sous-étapes. 

5- Planification de l’échéancier et des délais :

Il est important de s’accorder du temps, de préparer, de former et de mettre en place les changements à venir. Établir des objectifs temporels quant à la mise en place de ces changements constitue une étape clé qui vous permettra

d’éviter la procrastination et le découragement. Fractionner le projet en plusieurs étapes permet de vérifier et de mesurer son avancement, en plus de permettre la répartition de ces étapes entre les employés.

6- Saisir les opportunités :

Saisir les opportunités qui s’offrent à elle est essentiel au développement d’une entreprise. Il s’agit souvent d’éléments moindres et problématiques, délaissés puisqu’ils ne sont pas considérés comme majeurs, bien qu’ils pourraient facilement être résolus. Par exemple, l’introduction et l’utilisation d’un lecteur de codes à barres dans le cadre des activités de gestion d’inventaire pourraient faciliter l’entrée des données et permettre d’éviter les erreurs.

Vous pouvez également choisir de coopérer davantage, dans la meilleure des situations, afin d’éviter la duplication des tâches. L’optimisation des informations au sujet d’une vente peut aussi s’avérer bénéfique pour le service à la clientèle, par exemple.

Elle ouvrira bien souvent la porte sur de nombreuses opportunités. Il s’agit de rester ouvert et attentif aux opérations, puis de prendre la peine de les prioriser.

7- Utilisation des outils de travail et de suivi : 

Travailler avec les bons outils permet de réaliser les tâches plus efficacement et d’économiser du temps, en rassemblant tous les renseignements nécessaires au projet. Ces outils doivent être faciles à utiliser et à maîtriser pour un suivi efficace fait par l’ensemble des intervenants. Souvent, l’outil de présentation temporaire le plus simple s’avère être le plus performant (comme une affiche informative placée au bon endroit, par exemple).

Qu’est-ce que le changement ?

• Définition
• Comment le changement est-il vécu au sein de l’entreprise ?
• Exemple en entreprise
• Exemple en projet d’entreprise
• Pourquoi viser le changement

Communication au sein de l’équipe

• L’importance d’assurer une bonne communication, à l’interne comme à l’externe
• Cibler les personnes concernées
• Cibler les bonnes méthodes de communication
• Éviter de surcharger la communication : abordez seulement les sujets nécessaires, aux bons moments
• Conserver une fréquence de communication constante
• Se rendre disponible pour les communications directes et pour l’écoute

Évaluations des risques

• Pourquoi chaque projet ou changement nécessite une évaluation minutieuse des risques; pourquoi la viabilité du projet doit être assurée ?
• Bien que la recette de vos projets reste la « même », les défis que provoquent les changements sont différents et ne touchent pas chaque individu de la même manière. C’est pourquoi ce genre de situation demande une attention particulière, notamment dans le but d’éviter les surprises et de rester en contrôle du projet lors de tels changements.
• Certains éléments présentent de plus grands risques, c’est pourquoi il est préférable de les mettre à l’épreuve d’abord.

Formation et implication des employés

• Toute personne impliquée doit avoir les connaissances et les compétences nécessaires à la réussite de l’implantation du changement.
• Exemple : comment trouver les renseignements relatifs au projet et utiliser efficacement les outils de communication mis en place au sein de l’entreprise ? 
• Informer les employés impliqués des changements à venir et des impacts sur leur quotidien tout en favorisant une approche coopérative. 
• Former les employés sur les nouvelles méthodes de travail et les nouveaux outils mis à leur disposition. Fournir des références destinées à une consultation ultérieure permet également de mettre vos employés en confiance.
• Exercices de mise en contexte similaire à celui de l’entreprise.

Planification de la transition 

• Afin que la transition soit faite de manière efficace, il faut prendre en compte la situation initiale de l’entreprise, c’est-à-dire son point de départ. Pour ce faire, diverses pistes peuvent être empruntées.
• Débuter simplement
  • MVP : « Minimal Viable Product » ou Version
  • KISS « Keep It Simple and Stupid » → « Keep Simpler better faster »
• Développer une démarche en sous-objectifs

• • Fractionner les étapes/segmenter davantage en privilégiant les « petits pas »
• Prévoir la transition de la situation actuelle (A) vers la situation désirée (B)
  • Étape d’escale (lorsque les deux situations cohabitent) A→A’B→B
• Éviter le piège « transitoire »

Planification de l’échéancier et des délais

• Pourquoi importe-t-il d’établir des objectifs temporels lors de la mise en place de changements ?
• Application de mesures de contrôle de la qualité : tous les éléments prévus pour le changement doivent être « solidement » en place.
• Prévoir du temps de contingence puisque les imprévus sont toujours possibles et qu’il est préférable d’éviter la replanification fréquente du projet.
• Établir un échéancier avec un calendrier de livrables (deadline) afin de faciliter le suivi.
• Rendre l’information accessible.

Saisir les opportunités 

• Nous verrons qu’il est crucial pour le développement d’une entreprise de saisir les opportunités.
• Il s’agit souvent d’éléments moindres et problématiques, délaissés puisqu’ils ne sont pas considérés comme majeurs, bien qu’ils pourraient facilement être résolus. 
  • Mise en place d’un recueil de suggestions
    • Établir une méthode de rétroaction « feedback » et offrir des incitatifs. 
  • Recherche et dénombrement des irritants
  • Observation et suggestion de solutions déjà existantes au sein de l’entreprise.
• Travail d’équipe
  • Éviter le travail individuel ou en silo. Prioriser le travail à la chaîne en s’appuyant sur les opérations déjà en œuvre.
  • Favoriser l’initiative
  • Éviter la duplication des tâches/la retranscription
  • …
• En effet, plusieurs axes d’opportunités sont semblables sans toutefois être considérés comme assez importants pour en faire un projet à part entière.
  • Uniformisation
  • Simplification
  • Identification
  • …

Utilisation des outils de travail et de suivi 

• Nous verrons comment les bons outils permettent de travailler plus efficacement.

• Souvent, l’outil de présentation temporaire le plus simple s’avère être le plus performant :

• une affiche informative placée au bon endroit

• une image/un document PDF projeté sur un écran d’information 

• l’utilisation d’un système de gestion de projet

• l’utilisation du « punch » pour le calcul des heures travaillées

• Rappel par courriels des échéanciers pour les tâches internes comme pour les interventions externes.

• Suivi téléphonique avec les intervenants pour l’obtention de mises à jour.

• Suite à une bonne préparation, les étapes seront claires et les suivis plus rapides, puisqu’ils seront principalement mesurables.

Question

Conclusion

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