Qu’est-ce qu’une investigation des entrées ?
Une investigation des entrées est l’action de regarder les entrées inscrites au compte du grand livre sélectionné.
Plus précisément, d’observer les différences de solde entre l’ouverture et la fermeture de solde pour une période spécifique.
L’objectif est de vérifier les soldes « montants » ou de questionner les entrées. Bien entendu, toutes les entrées sont rattachées à leur transaction complète, laquelle permet de mieux comprendre l’écriture comptable.
Qu’est-ce qu’une investigation des entrées ?
Une investigation des entrées est l’action de regarder les entrées inscrites au compte du grand livre sélectionné.
Plus précisément, d’observer les différences de solde entre l’ouverture et la fermeture de solde pour une période spécifique.
L’objectif est de vérifier les soldes « montants » ou de questionner les entrées. Bien entendu, toutes les entrées sont rattachées à leur transaction complète, laquelle permet de mieux comprendre l’écriture comptable.
Pourquoi faire une investigation ?
Afin de comprendre la raison principale de l’investigation des entrées, faisons un survol du processus comptable mensuel.
L’objectif de la tenue de livres est de produire des états financiers à jour.
Dans les états financiers, les rapports les plus utilisés sont l’état des résultats et le bilan.
Ceux-ci proviennent tous les deux d’un rapport appelé : balance de vérification
Ce rapport représente les soldes des comptes à la date demandés (généralement la date de fin de la période en cours).
Comme le nom l’indique la balance de vérification permet de confirmer que tous les soldes «balances» dans le grand livre comptable.
Pour être plus concis, l’état des résultats est un reclassement des comptes utilisés au courant de l’année en cours et le bilan est un reclassement des comptes utilisés tout au long de l’entreprise.
L’investigation rentre en jeu lorsque l’on veut comprendre la provenance des soldes de valeurs des comptes de la balance de vérification.
Â
Pour ce faire, on y fait une investigation, laquelle nous permettra d’analyser chaque entrée des transactions sur un compte basée sur une période définie à votre choix.
Pourquoi faire une investigation ?
Afin de comprendre la raison principale de l’investigation des entrées, faisons un survol du processus comptable mensuel.
L’objectif de la tenue de livres est de produire des états financiers à jour.
Dans les états financiers, les rapports les plus utilisés sont l’état des résultats et le bilan.
Ceux-ci proviennent tous les deux d’un rapport appelé : balance de vérification
Ce rapport représente les soldes des comptes à la date demandés (généralement la date de fin de la période en cours).
Comme le nom l’indique la balance de vérification permet de confirmer que tous les soldes «balances» dans le grand livre comptable.
Pour être plus concis, l’état des résultats est un reclassement des comptes utilisés au courant de l’année en cours et le bilan est un reclassement des comptes utilisés tout au long de l’entreprise.
L’investigation rentre en jeu lorsque l’on veut comprendre la provenance des soldes de valeurs des comptes de la balance de vérification.
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Pour ce faire, on y fait une investigation, laquelle nous permettra d’analyser chaque entrée des transactions sur un compte basée sur une période définie à votre choix.
Exemple
En faisant l’analyse de ses états financiers, la propriétaire de l’entreprise Techno-A doute de la valeur de son compte « client à recevoir ». Selon l’entrepreneur, elle anticipait une valeur de plus de 10 000$, mais elle ne voit que 1 000$ en solde.
Bien entendu, le compte « client à recevoir » est présent dans la charte comptable de l’entreprise.
Le solde « montant » de 1 000$ comme tous les soldes des comptes provient du rapport de balance de vérification.
Puisqu’elle se questionne sur le solde du compte, elle va chercher à avoir plus d’information ce qui constitue la valeur de 1 000$ et même ce qui serait manquant.
Pour ce faire, la propriétaire effectue une investigation pour observer que toutes les écritures présentes ont leur raison d’être inscrites dans ce compte.
Il peut arriver qu’une transaction provoque des écritures négatives (par exemple, l’annulation d’une vente va réduire le compte « client à recevoir »)
Par la suite, il est possible de regarder pour les écritures de transactions que nous nous attendons de voir.
Pour donner suite à cette enquête, elle constate qu’il s’agit bel et bien d’une transaction manquante.
Comment savoir la raison de l’erreur d’une transaction manquante?
Consultez notre formation sur la validation des transactions automatiques
Comment savoir la raison de l’erreur d’une transaction manquante?
Il faut premièrement se poser la question : Est-ce une transaction manuelle ou automatique ?
Pour les transactions automatiques, nous avons une formation complète à ce sujet.
Consultez notre formation sur la validation des transactions automatiques
Les pistes les plus fréquentes sont :
- La transaction n’est pas générée puisqu’elle n’est pas comptabilisable
- La transaction se retrouve sur une autre période « date »
La façon la plus simple de confirmer les transactions automatisées est d’aller voir directement les « transactions comptables » associés à celle-ci.
Voir les « transactions comptables en relation » : https://phpreaction.com/fonctionnalites/voir-transactions-avec-relations/
Voir les « transactions comptables directement relier à une ressource ». Par exemple un paiement : https://phpreaction.com/fonctionnalites/confirmer-un-paiement/
Complémentaire :
Comme vous pourrez voir dans une transaction, il y a plusieurs entrées.
Exemple d’une transaction de vente : https://phpreaction.com/formation/transaction-de-vente/
De plus l’ensemble des fonctionnalités de comptabilités :
Comment faire l’investigation ?
Pour effectuer l’investigation, on doit y suivre 4 étapes :
- Ouvrir le logiciel « Comptabilité »
- Ouvrir la section « Compte »
- Sélectionner un compte
- Ouvrir la fonctionnalité « Rapport d’entrées pour le compte »
Comment faire l’investigation ?
Pour effectuer l’investigation, on doit y suivre 4 étapes :
- Ouvrir le logiciel « Comptabilité »
- Ouvrir la section « Compte »
- Sélectionner un compte
- Ouvrir la fonctionnalité « Rapport d’entrées pour le compte »
Cliquez sur « Comptabilité »
À partir de la page d’accueil, cliquez sur « Comptabilité ». Ce logiciel est en votre disposition par la barre de menu à votre gauche.
Cliquez sur « Comptabilité »
À partir de la page d’accueil, cliquez sur « Comptabilité ». Ce logiciel est en votre disposition par la barre de menu à votre gauche.
Cliquez sur « Comptes »
Lorsque vous aurez cliqué sur « Comptabilité », vous allez y ouvrir l’ensemble de ses sections. Cliquez sur la section « Comptes ».
Cliquez sur « Comptes »
Lorsque vous aurez cliqué sur « Comptabilité », vous allez y ouvrir l’ensemble de ses sections. Cliquez sur la section « Comptes ».
Sélectionnez un compte à consulter
Lorsque vous serez sur la section « Comptes », vous y trouverez l’ensemble des comptes à votre disposition.
Astuce #1 (Fonctionnalité : Recherche dans la liste des comptes )
Il est possible de rechercher le nom du compte directement à partir de sa boîte de recherche.
Astuce #2 (Fonctionnalité : Naviguer les comptes en arborescence du grand livre)
Vous pouvez simplifier votre lecture en cliquant sur « Vue arborescente ». Cette fonctionnalité vous permet d’avoir une vision plus claire de tous les comptes du grand livre.
Lorsque vous aurez trouvé le compte à consulter, cliquez sur ce dernier.
Sélectionnez un compte à consulter
Lorsque vous serez sur la section « Comptes », vous y trouverez l’ensemble des comptes à votre disposition.
Astuce #1 (Fonctionnalité : Recherche dans la liste des comptes )
Il est possible de rechercher le nom du compte directement à partir de sa boîte de recherche.
Astuce #2 (Fonctionnalité : Naviguer les comptes en arborescence du grand livre)
Vous pouvez simplifier votre lecture en cliquant sur « Vue arborescente ». Cette fonctionnalité vous permet d’avoir une vision plus claire de tous les comptes du grand livre.
Lorsque vous aurez trouvé le compte à consulter, cliquez sur ce dernier.
Cliquez sur « Rapport d’entrées pour le compte »
Lorsque vous serez sur la page du compte à consulter, cliquez sur « Rapport d’entrées pour le compte ».
Cliquez sur « Rapport d’entrées pour le compte »
Lorsque vous serez sur la page du compte à consulter, cliquez sur « Rapport d’entrées pour le compte ».
Résultats
Lorsque vous aurez suivi les étapes, vous serez sur le rapport des entrées spécifiques du compte sélectionné.
Vous pourrez modifier les filtres pour changer votre période observée.
Tout d’abord, vous y trouverez le sommaire des soldes totaux de l’ouverture, le solde courant ainsi que le solde à la fermeture.
Par la suite, vous y verrez les entrées détaillées de leur solde débits/crédit.
Vous y trouverez une liste de toutes les transactions spécifiques en lien avec les entrées du compte consulté. (Cela pourra vous aider à comprendre pourquoi l’entrée existe et les impacts sur les autres comptes du grand livre)
Au bas de la page, une pagination peut-être présente si le nombre de transactions est important.
Résultats
Lorsque vous aurez suivi les étapes, vous serez sur le rapport des entrées spécifiques du compte sélectionné.
Vous pourrez modifier les filtres pour changer votre période observée.
Tout d’abord, vous y trouverez le sommaire des soldes totaux de l’ouverture, le solde courant ainsi que le solde à la fermeture.
Par la suite, vous y verrez les entrées détaillées de leur solde débits/crédit.
Vous y trouverez une liste de toutes les transactions spécifiques en lien avec les entrées du compte consulté. (Cela pourra vous aider à comprendre pourquoi l’entrée existe et les impacts sur les autres comptes du grand livre)
Au bas de la page, une pagination peut-être présente si le nombre de transactions est important.
Les éléments du rapport
Les filtres
Les filtres permettent de préciser la période que vous désirez analyser.
Le filtre le plus important est le filtre intitulé «Date»
Par exemple, vous pourrez sélectionner du 1er mai 20X2 (20X2-05-01) au 31 mai 20X2 (20X2-05-31) pour avoir tout le mois de mai 20X2
Pour un autre exemple, du 3 mai 20X2 (20X2-05-03) au 5 mai 20X2 (20X2-05-05) pour quelques jours donc plus précis
Pour les autres filtres, ils vous permettront de faire des recherches plus détaillées. (À voir dans la formation sur la fermeture de mois)
N’hésitez pas à les essayer, vous verrez votre efficacité de recherche s’accroître
Tableau « Sommaire »
Le tableau sommaire sert à montrer le solde du compte consulté. Vous pourrez y voir le solde à l’ouverture, le solde courant ainsi que le solde à sa fermeture. Le solde est considéré par rapport à la période définie par vos filtres de recherche, il peut donc varier en fonction de votre sélection temporelle.
Définition des trois soldes :
Solde d’ouverture : Montants des entrées préalables à la date demandée
Solde courant : Montants des entrées sélectionnées entre la date de début et la date de fin demandée dans les filtres
Solde de fermeture : L’addition entre le solde d’ouverture et le solde courant
Le solde de fermeture est le montant qui apparaîtra dans la balance de vérification sur une même date de fin.
Liste des transactions
La liste des transactions vous permet de consulter toutes les transactions effectuées lors de la période définie.
Vous y verrez les montants débits/crédits en ordre de la date de transaction ainsi que la description de celle-ci « Commentaire ».
Liste de détail :
ID : Numéro de l’écriture
Transactions : Numéro de la transaction (Cliquable pour en savoir plus)
Compte : Compte de l’écriture (la liste des transactions devrait toujours être le même compte, puisque le rapport est filtré sur le compte spécifique)
Dt : Montant des entrées Débit
Ct : Montant des entrées Crédit
Commentaire : Description de la transaction. (Permets souvent de mieux comprendre pourquoi la transaction existe)